INTRODUÇÃO

O gerenciamento de riscos permite ações contínuas de planejamento, organização e controle dos recursos relacionados aos riscos que possam comprometer o sucesso da contratação, da execução do objeto e da gestão contratual.

O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos com a solução de TIC.

Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.

Os riscos identificados no projeto devem ser registrados, avaliados e tratados:

Durante a fase de planejamento, a equipe de Planejamento da Contratação deve proceder às ações de gerenciamento de riscos e produzir o Mapa de Gerenciamento de Riscos;

Durante a fase de Seleção do Fornecedor, o Integrante Administrativo com apoio dos Integrantes Técnico e Requisitante deve proceder às ações de gerenciamento dos riscos e atualizar o Mapa de Gerenciamento de Riscos;

Durante a fase de Gestão do Contrato, a Equipe de Fiscalização do Contrato, sob coordenação do Gestor do Contrato, deverá proceder à atualização contínua do Mapa de Gerenciamento de Riscos, procedendo à reavaliação dos riscos identificados nas fases anteriores com a atualização de suas respectivas ações de tratamento, e à identificação, análise, avaliação e tratamento de novos riscos.

Como exemplo, parâmetros escalares podem ser utilizados para representar os níveis de probabilidade e impacto que, após a multiplicação, resultarão nos níveis de risco, que direcionarão as ações relacionadas aos riscos durante as fases de contratação (planejamento, seleção de fornecedor e gestão do contrato).

Tabela 1: Escala de classificação de probabilidade e impacto.

A tabela a seguir apresenta a Matriz Probabilidade x Impacto, instrumento de apoio para a definição dos critérios de classificação do nível de risco. Exemplo de diretrizes de tratamento de riscos:

O produto da probabilidade pelo impacto de cada risco deve se enquadrar em uma região da matriz probabilidade x impacto. Caso o risco enquadre-se na região verde, seu nível de risco é entendido como baixo, logo admite-se a aceitação ou adoção das medidas preventivas. Se estiver na região amarela, entende-se como médio; e se estiver na região vermelha, entende-se como nível de risco alto. Nos casos de riscos classificados como médio e alto, deve-se adotar obrigatoriamente as medidas preventivas previstas.

O gerenciamento de riscos deve ser realizado em harmonia com a Política de Gestão de Riscos do órgão prevista na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016.

2 – IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS PRINCIPAIS RISCOS

Id

Risco

Relacionado ao(à):  ¹

P  ²

I  ³

Nível de Risco

(P x I)  ⁴

R01

Falta de clareza pelo requisitante quanto aos objetivos a serem alcançados.

Planejamento da Contratação

5

10

50

R02

Especificação do objeto acima da real necessidade

Planejamento da Contratação

10

10

100

R03

Especificação do objeto abaixo da real necessidade

Planejamento da Contratação

5

15

75

R04

Atraso no processo administrativo de contratação.

Planejamento da Contratação

15

15

225

R05

Desclassificação da empresa vencedora no processo licitatório ou da compra direta por dispensa ou inexigibilidade, de acordo com previsão legal

Área Administrativa

10

10

100

R06

Baixa qualificação técnica dos profissionais da empresa para execução do contrato.

Gestão Contratual e Solução Tecnológica

10

15

150

R07

Indisponibilidade da solução por erro ou falha.

Gestão Contratual e Solução Tecnológica

10

15

150

R08

Vazamento de dados e informações pelos funcionários da contratada.

Gestão Contratual

10

15

150

R09

Comprometimento da configuração do equipamento por ausência de conhecimento da equipe da UFCSPA que trabalhará no equipamento

Gestão Contratual

5

15

75

R10

Perda de funcionalidades após o fim da garantia ou suporte

Gestão Contratual

10

15

150

R11

Qualificação técnica e operacional insuficiente dos Fiscais Técnicos do contrato.

Gestão Contratual

5

15

75

R12

Atraso no suporte prestado pela contratada

Gestão Contratual

10

10

100

R13

Indisponibilidade da solução por desatualização durante o período de garantia

Gestão Contratual

10

15

150

3 – AVALIAÇÃO E TRATAMENTO DOS RISCOS IDENTIFICADOS

Risco 01

Risco:

Falta de clareza pelo requisitante quanto aos objetivos a serem alcançados

Probabilidade:

Baixa

Impacto:

Médio

Dano 1:

Equipamento não atender alguma das funcionalidades esperadas

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Aprimoramento dos conhecimentos técnicos da equipe em relação às melhores práticas para contratações de TI

Equipe de

Planejamento da Contratação

2

Realizar levantamento de funcionalidades com todas as partes interessadas.

Equipe de

Planejamento da Contratação

3

Análise de todas as funcionalidades necessárias e/ou desejadas.

Equipe de

Planejamento da Contratação

4

Incluir no Estudo Técnico Preliminar às necessidades analisadas.

Equipe de

Planejamento da Contratação

5

Elaboração dos documentos utilizando exemplos de documentos publicados por outros órgãos em contratações semelhantes

Equipe de

Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Revisão da Especificação.

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Aperfeiçoamento do processo de detalhamento da especificação do objeto.

Equipe de Planejamento da Contratação

Risco 02

Risco:

Especificação do objeto acima da real necessidade

Probabilidade:

Média

Impacto:

Média

Dano 1:

Superdimensionamento do equipamento ocasionando ociosidade no serviço.

Dano 2:

Desperdício de recursos financeiros

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Análise de necessidades em relação à disponibilidade e continuidade dos equipamentos dentro do ambiente da Universidade utilizando gráficos que demonstrem o comportamento da rede durante a realização do Estudo Técnico Preliminar.

Integrante técnico

2

Análise e levantamento de todas as funcionalidades necessárias e/ou desejadas levando em conta o ambiente da Universidade.

Integrante Técnico

3

Incluir no Estudo Técnico Preliminar às necessidades analisadas aliadas aos critérios necessários para que elas possam ser cumpridas dentro do ambiente da UFCSPA.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Rever o projeto atual e prospectar alteração de configurações para adequação.

Equipe de Planejamento da Contratação e Equipe Técnica da UFCSPA.

2

Aperfeiçoamento do processo de detalhamento da especificação do objeto.

Equipe de Planejamento da Contratação

Risco 03

Risco:

Especificação do objeto abaixo da real necessidade

Probabilidade:

Baixa

Impacto:

Alta

Dano 1:

Subdimensionamento do equipamento ocasionando degradação no desempenho ou paralisação do serviço.

Dano 2:

Ocorrência de muitos ajustes.

Dano3:

Necessidade de novas contratações.

Dano4:

Prejuízo para atingir os benefícios esperados com a contratação

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Análise de necessidades em relação à disponibilidade e continuidade dos equipamentos dentro do ambiente da Universidade utilizando gráficos que demonstrem o comportamento da rede durante a realização do Estudo Técnico Preliminar.

Integrante técnico

2

Análise e levantamento de todas as funcionalidades necessárias e/ou desejadas levando em conta o ambiente da Universidade.

Integrante técnico

3

Incluir no Estudo Técnico Preliminar às necessidades analisadas aliadas aos critérios necessários para que elas possam ser cumpridas dentro do ambiente da UFCSPA.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Rever o projeto atual e prospectar alteração de configurações para adequação.

Equipe de Planejamento da Contratação e Equipe Técnica da UFCSPA.

2

Aperfeiçoamento do processo de detalhamento da especificação do objeto.

Equipe de Planejamento da Contratação

Risco 04

Risco:

Atraso no processo administrativo de contratação

Probabilidade:

Alta

Impacto:

Alto

Dano 1:

Atraso na contratação

Dano 2:

Prejuízo para atingir os benefícios esperados com a contratação

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Aprimoramento dos conhecimentos técnicos da equipe em relação às melhores práticas para contratações de TI

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Conscientização das áreas interessadas sobre a importância e necessidade da contratação da solução.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Alocação integral da Equipe de Planejamento da Contratação na resposta e mitigação das causas que originaram o atraso do processo administrativo.

Coordenador do NTI

Risco 05

Risco:

Baixa qualificação técnica dos profissionais da empresa para execução do contrato

Probabilidade:

Média

Impacto:

Alto

Dano 1:

Problemas na instalação dos equipamentos

Dano 2:

Dano aos equipamentos

Dano 3:

Impossibilidade de utilizar todas as funcionalidades da aplicação por falta de treinamento adequado

Dano 4:

Falta de suporte adequado

Dano 5:

Prejuízo para atingir os benefícios esperados com a contratação

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Pesquisar previamente se empresa possui profissionais com qualificação técnica comprovada pela fabricante da solução.

Integrante técnico

2

Verificar a fixação de penalidades e/ou sanções administrativas no Termo de Referência.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar a intimação da contratada para cumprir o que foi solicitado no Termo de Referência ou proceder com demais ações cabíveis.

Equipe de Fiscalização do Contrato.

Risco 06

Risco:

Desclassificação da empresa vencedora no processo licitatório ou da compra direta por dispensa ou inexigibilidade previstas em lei

Probabilidade:

Média

Impacto:

Médio

Dano 1:

Atraso na contratação e consequente não atendimento à demanda, acarretando a

insatisfação e prejuízos aos usuários e gestores.

Tratamento:

Mitigar possibilidades e acelerar o chamamento do segundo colocado, quando houver

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Objetividade e transparência na elaboração do edital para evitar interpretação errônea por parte

do participante.

Área administrativa

2

Estrita observância às recomendações da área jurídica do órgão/entidade.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Informar a respeito dos requisitos contido no edital para evitar desclassificações por não atendimento às regras. cumprimento dos níveis de serviços exigidos.

NTI/Área Administrativa

2

Mitigação e eliminação das causas que obstruem o processo licitatório.

Equipe de

Planejamento da Contratação

Risco 07

Risco:

Indisponibilidade da solução por erro ou falha.

Probabilidade:

Média

Impacto:

Alto

Dano 1:

Travamento da solução

Dano 2:

Inoperância da solução, ou parte dela, e de suas funcionalidades

Dano 3:

Indisponibilidade de serviços essenciais para o funcionamento da rede da UFCSPA

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Prever treinamento para a equipe da UFCSPA no Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referência promovido por representante da contratada com capacidade para tal.

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Configuração correta da solução na estrutura da UFCSPA.

Equipe Técnica da UFCSPA

3

Monitorar o funcionamento do sistema.

Fiscal Técnico e Equipe técnica da UFCSPA

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar suporte ou solução da contratada e monitorar o cumprimento dos níveis de serviços exigidos.

Fiscal Técnico e Equipe técnica da UFCSPA

Risco 08

Risco:

Vazamento de dados e informações pelos funcionários da contratada.

Probabilidade:

Média

Impacto:

Alto

Dano 1:

Comprometimento do sigilo da estrutura da rede da UFCSPA e, por consequência, da sua segurança.

Dano 2:

Comprometimento de dados de usuários da rede da UFCSPA.

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Prever assinatura de Termo de Compromisso por um representante da contratada, contendo declaração de manutenção de sigilo e respeito às normas de segurança vigentes na entidade e solicitando que a contratada observe essas diretrizes junto aos seus funcionários.

Equipe de Planejamento da Contratação

3

Verificar a fixação de penalidades e/ou sanções administrativas Termo de Referência.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar apoio do departamento jurídico da Universidade para verificar ações a serem realizadas.

Equipe de Fiscalização do Contrato

Risco 09

Risco:

Comprometimento da configuração da solução por ausência de conhecimento da equipe

Probabilidade:

Baixa

Impacto:

Alto

Dano 1:

Incapacidade de utilizar todas as funcionalidades esperadas

Dano 2:

Interrupção dos serviços

Dano 3:

Inoperância da solução, ou parte dela, e de suas funcionalidades

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Prever treinamento para a equipe da UFCSPA no Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referência promovido por representante da contratada com capacidade para tal.

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Estabelecer formas de comunicação/suporte com a contratada no Termo de Referência.

Equipe de Planejamento da Contratação

3

Definir procedimentos e rotinas para o uso do equipamento.

Equipe Técnica da UFCSPA

4

Estabelecer documentação e rotinas para compartilhamento de conhecimento.

Equipe Técnica da UFCSPA

5

Definir servidor(es) responsável(is) pelo equipamento.

Coordenação do NTI

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar suporte ou solução da contratada e monitorar o cumprimento dos níveis de serviços exigidos.

Fiscal Técnico e Equipe técnica da UFCSPA.

2

Promover ações de compartilhamento de conhecimento entre a equipe da UFCSPA.

Equipe Técnica da UFCSPA.

Risco 10

Risco:

Perda de funcionalidades após o fim da garantia ou suporte

Probabilidade:

Média

Impacto:

Alto

Dano 1:

Funcionalidades essenciais que já estão implementadas e em uso por um bom tempo pararem de funcionar.

Dano 2:

Indisponibilidade de serviços essenciais para o funcionamento da rede da UFCSPA

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Verificar quais funcionalidades são essenciais durante todo o uso da solução, mesmo após o término da garantia.

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Verificar, no Termo de Referência, que as funcionalidades essenciais deverão operar em caráter permanente, podendo ser utilizadas por tempo indeterminado, mesmo que não subsista o direito de receber atualizações ou que não haja contrato de garantia de software com o fabricante.

Equipe de Planejamento da Contratação

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar a intimação da contratada para cumprir o que foi solicitado no Termo de Referência.

Equipe de Fiscalização do Contrato

Risco 11

Risco:

Qualificação técnica e operacional insuficiente dos Fiscais Técnicos do contrato.

Probabilidade:

Baixa

Impacto:

Alto

Dano 1:

Gestão de contrato ineficiente

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Prever treinamento técnico para a equipe da UFCSPA no Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referência

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Promover a formação de comunidade de prática de planejamento das contratações e de gestão dos contratos de soluções de TI, de forma que os servidores envolvidos nessas atividades possam compartilhar informações e conhecimentos, bem como tirar dúvidas sobre esses temas.

Coordenação do NTI

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Promover ações de compartilhamento de conhecimento entre a equipe da UFCSPA.

Coordenação do NTI

2

Tomar providências para garantir qualificação dos Fiscais Técnicos do contrato.

Coordenação do NTI

Risco 12

Risco:

Atraso no suporte prestado pela contratada

Probabilidade:

Média

Impacto:

Média

Dano 1:

Atraso na solução de problemas relacionados à solução.

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Verificar formas de comunicação/suporte com a contratada no Termo de Referência com prazos.

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Verificar a fixação de penalidades e/ou sanções administrativas Termo de Referência.

Equipe de Planejamento da Contratação

3

Monitorar o cumprimento dos níveis de serviços exigidos.

Fiscal Técnico e Equipe técnica da UFCSPA

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar a intimação da contratada para cumprir o que foi solicitado no Termo de Referência.

Equipe de fiscalização do contrato

Risco 13

Risco:

Indisponibilidade da solução por desatualização durante o período de garantia

Probabilidade:

Média

Impacto:

Alto

Dano 1:

Travamento da solução

Dano 2:

Inoperância da solução, ou parte dela, e de suas funcionalidades

Tratamento:

Mitigar.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1

Manter constante verificação em relação às atualizações necessárias.

Fiscal Técnico e Equipe Técnica da UFCSPA

2

Monitorar o funcionamento do sistema

Fiscal Técnico e Equipe Técnica da UFCSPA

Id

Ação de Contingência

Responsável

1

Solicitar suporte ou solução da contratada e monitorar o cumprimento dos níveis de serviços exigidos.

Fiscal Técnico e Equipe Técnica da UFCSPA

4 – ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES DE TRATAMENTO DE RISCOS

5 – APROVAÇÃO E ASSINATURA

INTEGRANTE TÉCNICO E REQUISITANTE

INTEGRANTE ADMINISTRATIVO

Mauricio Alves Gomes
SIAPE nº. 1833204

Tiago Pitrez Falcão
SIAPE nº. 1771543

INTEGRANTE TÉCNICO

Mauricio Alves Gomes
SIAPE nº. 1833204

GESTOR DO CONTRATO

Roberto Rosa dos Santos
SIAPE nº. 1782219