SEI/UFCSPA - 2206884 - 011

Assunto: Inconsistências na condução do projeto “Congresso UFCSPA” – Contrato nº 69/2023

Cumprimentando-a cordialmente, venho por meio deste relatar a existência de falhas na condução do projeto “Congresso UFCSPA”, executado com base no Contrato nº 69/2023, firmado em 15 de março de 2023 (Processo nº 23103.002442/2023-32). Tais falhas envolvem ambas as partes – UFCSPA e Fundação de Apoio Fundação Médica – e, apesar de esforços para correção, algumas pendências ainda não foram sanadas.

Reconhecemos que a UFCSPA não cumpriu integralmente as obrigações previstas na Cláusula Quinta do referido contrato, especialmente no que se refere à fiscalização contínua da execução do objeto pactuado (Cláusula 5.1, alínea “a”). Em particular, não realizamos de forma sistemática a cobrança das prestações de contas após cada execução do evento, como seria adequado, tendo em vista que a FundMed não encaminhou nenhuma prestação de contas parcial. No entanto, houve tentativa de correção dessa falha por meio da solicitação de prestação de contas encaminhada em 31 de outubro de 2024, pela fiscal do contrato, Sra. Daniela Dalpiaz, a pedido da coordenadora do projeto, Profa. Dinara Moura, por e-mail (evs. 2044059 e 2046421), conforme formalizado no OFÍCIO Nº 9/2024/CAP (ev. 2040481). A referida solicitação, até o momento, não foi atendida.

Destacamos, ainda, que a ausência da prestação de contas por parte da Fundação configura descumprimento das seguintes cláusulas do contrato:

CLÁUSULA QUARTA – DAS OBRIGAÇÕES DA FUNDAÇÃO
4.1.m) realizar prestação de contas ao final de cada ano e, no término da vigência deste Contrato, prestação de contas final, em conformidade com a legislação vigente;
CLÁUSULA SÉTIMA – DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

7.1. No prazo de até 60 (sessenta) dias da finalização de todas as etapas de cada edição do Congresso, a FUNDAÇÃO apresentará à UFCSPA sua prestação de contas, nos termos do Decreto nº 7.423/10 e nas seções I e II da Resolução conjunta Consun-Consepe UFCSPA nº 3, de 31 de março de 2022.
7.2. A prestação de contas deverá abranger os aspectos contábeis, de legalidade, efetividade e economicidade do projeto, devendo ser instruída com os demonstrativos de receitas e despesas, cópia dos documentos fiscais da fundação de apoio, relação de pagamentos discriminando, no caso de pagamentos, as respectivas cargas horárias de seus beneficiários, e cópias de guias de recolhimentos.

Cabe esclarecer que, de forma equivocada da minha parte, havia o entendimento de que, a cada edição do evento, a FundMed incluía no rol de despesas os custos relativos à execução de seus serviços administrativos, como ocorre em outros projetos executados em parceria entre a UFCSPA e a FundMed. Essa compreensão estava amparada no disposto na Cláusula Sexta do contrato, que autoriza o débito anual dos custos operacionais da Fundação:

CLÁUSULA SEXTA – DOS RECURSOS
6.3. O adimplemento dos custos operacionais para a gestão administrativa e financeira do presente Contrato será pago à FUNDAÇÃO DE APOIO conforme a Portaria de Custos Operacionais vigente para a UFCSPA, sendo considerado como parâmetro balizador o valor correspondente à faixa em que se enquadrar o montante arrecadado com patrocínios, a cada edição do Congresso UFCSPA.
6.4. Mediante prestação de contas de que trata a CLÁUSULA SÉTIMA, fica autorizado que a FUNDAÇÃO DE APOIO debite, anualmente, do saldo arrecadado o valor correspondente aos custos operacionais para a gestão administrativa e financeira do presente Acordo.

Embora como coordenadora do projeto, eu acompanhasse a entrada de patrocínios e a saída de recursos por meio do portal do coordenador e de controle próprio via planilha de Excel, por uma falha, não foi observado que, nos dois anos anteriores, as taxas administrativas não foram debitadas do saldo do projeto. Como de costume, a atenção da coordenação se concentrou no saldo final disponível, considerando créditos e despesas. Na última análise feita da planilha de acompanhamento, em dezembro de 2024, identificou-se um saldo positivo de aproximadamente R$ 700,00 em caixa.

Conforme informado no registro do evento de 2025, a coordenadora, por estar encerrando suas atividades como Pró-Reitora de Pesquisa e Pós-Graduação, e por ter um período de férias próximo à realização do evento, estaria se afastando da coordenação do Congresso UFCSPA 2025, passando essa coordenação para a Profa. Marilene Porawski. Essa informação foi comunicada em reunião realizada no dia 31 de janeiro de 2025 à Gerência de Ensino, Eventos e Comunicação e a sua equipe, e posteriormente oficializada no registro do projeto “4º Congresso UFCSPA” no sistema da FundMed, estando amparada pela Cláusula 8.3 do contrato, que dispõe:

8.3. Sempre que o(a) coordenador(a) indicado(a) estiver impedido de desempenhar suas atribuições, este(a) deverá ser substituído(a), devendo a comunicação ser feita ao outro partícipe, no prazo de até 10 dias da ocorrência do evento, seguida da identificação do(a) substituto(a).

Causou-nos também surpresa a morosidade no retorno da equipe da FundMed quanto à solicitação de informações sobre o saldo disponível no projeto, especialmente considerando as reiteradas tentativas de contato feitas pela Profa. Marilene Porawski a partir do dia 02 de junho de 2025, segunda-feira. A resposta efetiva só foi recebida na sexta-feira, dia 06 de junho, às 17h, após contato com a vossa senhoria e insistência junto a sua equipe. A informação chegou por meio de mensagem de WhatsApp, informando o valor disponível e, entre outras informações, com a seguinte mensagem: “Não tem saldo disponível para novas despesas. O recurso disponível atualmente no projeto será destinado para as taxas da FundMed que ainda não foram cobradas.” Tal posicionamento, além de ter sido comunicado de forma informal e em desacordo com os dispositivos contratuais previstos nas Cláusulas Quarta, item 4.1, alínea "m", e Sétima, item 7.1, gerou perplexidade e preocupação, especialmente porque a coordenação contava com parte dos recursos arrecadados em 2025 — aproximadamente R$ 5.500,00 — para o custeio do coffee break do evento, que tem início nesta data, 08 de junho de 2025.

Cabe ainda mencionar que, em dezembro de 2024, vivenciamos situação de natureza semelhante, quando a totalidade do saldo disponível do projeto foi utilizada para o pagamento da empresa Encontro Digital, sem que houvesse, por parte da Fundação Médica, o devido provisionamento dos custos administrativos previstos no contrato. Tal ausência de registro, à época, poderia ter sinalizado a não cobrança das referidas taxas nos anos anteriores. Considerando que há um termo aditivo ao Contrato nº 69/2023, assinado em março de 2025, que prorrogou sua vigência até março de 2026, causa-nos estranhamento a condução distinta adotada neste momento, apesar de se tratar de circunstâncias comparáveis.

Diante de todos os fatos relatados, solicitamos, respeitosamente, esclarecimentos formais quanto às questões apontadas neste ofício — em especial no que se refere à ausência de prestação de contas, à não cobrança tempestiva das taxas administrativas e à forma como foi comunicada a indisponibilidade de recursos —, com o objetivo de compreendermos melhor os procedimentos adotados e buscarmos, em conjunto, os encaminhamentos necessários à regularização da situação.

Adicionalmente, considerando a importância do evento e os esforços já realizados por toda a equipe envolvida, solicitamos a gentileza de avaliar a possibilidade de liberação do valor de R$ 5.500,00, ainda existente no projeto, para custeio do coffee break do evento que se inicia nesta data, 08 de junho de 2025.

Desde já, enquanto coordenadora do projeto na UFCSPA, manifesto o compromisso de honrar os custos administrativos devidos à Fundação Médica, conforme previsto nas disposições do Contrato nº 69/2023 e seu aditivo, reafirmando o interesse em manter uma relação transparente e colaborativa entre a UFCSPA e a Fundação Médica.

Documento assinado eletronicamente por Dinara Jaqueline Moura, PROFESSOR 3 GRAU, em 09/06/2025, às 07:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2206884 e o código CRC 157276C6.