PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO E SELEÇÃO DO FORNECEDOR

RISCO 01 – Especificações técnicas deficitárias

Probabilidade:

(  ) Baixa

( x ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Aumento do custo de execução e do custo administrativo para processamento de aditivos.

2.

Incompatibilidade de projetos ou omissões de necessidades.

3.

Necessidade de novas contratações ou aditivos para possibilitar a conclusão do objeto.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Empregar no Termo de Referência apenas orçamentos elaborados por servidor qualificado da Coordenação de Engenharia.

CENG

3.

Validar escopo de serviços necessários com os envolvidos antes da elaboração do memorial descritivo.

CENG

4.

Realizar pesquisa de preço de mercado.

CENG

5.

Pesquisar termos de referência similares para comparação dos escopos.

CENG

6.

Consultar legislações e normas relacionadas ao objeto durante a elaboração do memorial descritivo.

CENG

7.

Detalhar no memorial descritivo todas as necessidades, por disciplina, incluindo orientações quanto a sistemas instalados, reaproveitamentos, diretrizes de elaboração de projeto.

CENG

8.

Realizar inspeção prévia na edificação objeto da alteração, de modo a identificar inconsistências não mapeadas no acervo técnico.

CENG

8.

Elaborar planilha de orçamento e cronograma físico-financeiro.

CENG

9.

Estabelecer procedimentos de revisão do produto que será submetido ao processo licitatório.

CENG

10.

Capacitar a equipe de planejamento.

Chefia imediata e PROGESP

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Correção das especificações técnicas

CENG

RISCO 02 – Incompatibilidade de projeto ou omissões de necessidades

Probabilidade:

(   ) Baixa

( x ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Objeto final entregue com qualidade inferior à necessidade.

2.

Inexequibilidade de partes do produto entregue.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Realizar inspeções locais, além da utilização dos projetos as-built, para a produção do Termo de Referência.

Equipe técnica

2.

Estimar quantidades no projeto a partir das plantas as-built e vistoria in loco.

Equipe técnica

3.

Realizar brainstorm com profissionais envolvidos na gestão da infraestrutura objeto de alterações.

Equipe de planejamento

4.

Incluir no termo de referência a necessidade de realizar vistoria durante a execução do objeto para avaliação minuciosa das condições da estrutura existente.

Equipe de planejamento

5.

Capacitar profissionais envolvidos.

Chefia imediata e PROGESP

6.

Estabelecer procedimentos de revisão do produto que será submetido ao processo licitatório.

CENG

Id

Ação de Contingência

Responsável

1..

Corrigir as incompatibilidades ou omissões do projeto

Equipe Técnica

RISCO 03 – Licitação deserta ou frustrada

Probabilidade:

(  ) Baixa

( x ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Repetição do processo licitatório, implicando na perda de eficiência e recursos.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Elaborar parâmetros equilibrados para a seleção do fornecedor.

Setor requisitante e Equipe de Planejamento

2.

Verificar junto à Pró Reitoria competente o momento adequado para abertura do processo, em virtude do COVID-19.

Setor requisitante

3.

Realizar ampla pesquisa de mercado, conforme orientações estabelecidas pela Instrução Normativa MPOG nº 3 de 20/04/2017, de forma a evitar que o preço referencial seja motivador do risco.

Equipe de Planejamento

4.

Exigir somente requisitos necessários à contratação do objeto, a fim de não restringir a competitividade.

Equipe de Planejamento

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Se deserta, repetir certame, mantidos os critérios de habilitação. Estudar forma de ampliar a divulgação do certamente, conforme diretrizes estabelecidas por Lei.

Setor de Licitações e Demandante

2.

Se fracassada, revisar itens que conduziram à inabilitação ou desclassificação das propostas e convocar novo certame.

Setor de Licitações e Demandante

RISCO 04 – Enquadramento inadequado de tipo de serviço, forma de execução e/ou modalidade de licitação

Probabilidade:

( x ) Baixa

(   ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Vício no processo, havendo possibilidade de anulação.

2.

Inexecução contratual.

3.

Impossibilidade de realização de aditivo

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Interlocução entre setor requisitante e DCC sobre o objeto desejado para definição conjunta do enquadramento ideal.

DCC e Requisitante

2.

Indicar a priori no Estudo Preliminar e no Termo de Referência.

Requisitante, redator do Termo de Referência, PROPLAN e PROAD

3.

Considerar, na modalidade a ser escolhida, o acréscimo de 25%.

DCC e Requisitante

4.

Capacitar servidores do Setor de Licitações, da Divisão de Contratos e da Coordenação de Engenharia.

PROGESP

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Correção dos pontos errôneos das documentações

Equipe de planejamento e Requisitante

RISCO 05 – Demora na tramitação do processo entre os setores

Probabilidade:

( x ) Baixa

(   ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

( x ) Médio

(    ) Alto

Id

Dano

1.

Atraso na contratação da empresa.

2.

Atraso na entrega do objeto.

3.

Atraso de contratações interdependentes.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Realizar a tramitação do Documento de Formalização da Demanda com, no mínimo, 90 dias de antecedência da data planejada para envio dos documentos para licitação.

CENG

2.

Nomeação da equipe de planejamento.

PROAD

3.

Realizar planejamento de contratações anuais, considerando outras atividades a serem realizadas concomitantemente e a quantidade de servidores disponíveis.

Administração da UFCSPA

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Criar fluxos bem definidos.

DCC e CENG

2.

Estipular e monitorar os prazos, por meio de sistema informatizado

Equipe de Planejamento, DCC, Licitações, PF-UFCSPA.

RISCO 06 – Dificuldade em estimar preços referenciais

Probabilidade:

(   ) Baixa

( x ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Atraso na contratação.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Definir escopo e quantidades da contratação com antecedência mínima de 60 dias da data prevista para envio da licitação.

Equipe de Planejamento

2.

Encaminhar pesquisa de mercado para quantos fornecedores forem possíveis.

Equipe de Planejamento

3.

Utilizar o site compras governamentais para pesquisa dos preços ofertados nas últimas licitações relacionadas e consulta a planilhas de referência ou publicações especializadas, quando houver.

Equipe de Planejamento

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Ampliar a pesquisa ao demais parâmetros previstos no art. 2° da Instrução Normativa nº 05 de 27 de junho de 2014.  

Equipe de Planejamento

RISCO 07 – Falta de servidores ou de qualificação adequada

Probabilidade:

(   ) Baixa

( x ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Deficiências no planejamento do projeto.

2.

Perda de eficiência, eficácia ou efetividade do objeto.

3.

Atraso na contratação.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Observar no quadro de servidores a disponibilidade de pessoal que atenda à necessidade da contratação.

Requisitante e pró-reitorias relacionadas

2.

Capacitação dos servidores.

Chefia imediata e PROGESP

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Capacitação dos servidores.

Chefia imediata e PROGESP

2.

Agregar mais servidores ao processo, seja por mobilidade interna dos setores ou por realização de concurso público para novos servidores.

UFCSPA

RISCO 08 – Empresa inadequada ou desqualificada

Probabilidade:

( x ) Baixa

(   ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Objeto final entregue com qualidade abaixo do esperado.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Especificar no Termo de Referência adequadamente, a capacidade técnico-profissional, técnico-operacional e econômico-financeira que a empresa a ser contratada deva possuir  para executar o objeto.

Equipe de planejamento

2.

Analisar contratações similares realizadas por outros órgãos.

Equipe de Planejamento

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Readequar os documentos listando as especificações  necessárias para execução do objeto.

DCC - Licitações

2.

Rescisão contratual e abertura de processo de contratação de remanescente.

Fiscais e Gestão de Contratos

RISCO 09 – Falhas na confecção do edital

Probabilidade:

( x ) Baixa

(   ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Problemas no julgamento da licitação e na seleção do fornecedor.

2.

Atraso na contratação.

3.

Revogação da licitação.

4.

Aumento do custo do objeto.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Utilização dos Modelos disponíveis no Sítio Eletrônico da Advocacia Geral da União 

DCC -Licitações

2.

Elaboração e revisão do edital.

DCC-Licitações

3.

Capacitar servidores.

Chefia imediata e PROGESP

4.

Especificar critério de reajuste.

DCC-Licitações

5.

Fixar preços máximos.

DCC-Licitações

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

 Corrigir o edital.

DCC-Licitações

RISCO 10 – Contratação de preços incompatíveis aos praticados no mercado

Probabilidade:

(  ) Baixa

(   ) Média

( x ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Prejuízo financeiro ao erário.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Pesquisa em planilhas oficiais de serviços de custos.

Equipe de Planejamento

2.

Estabelecer fluxo com o setor requisitante para avaliar propostas ofertadas e excluir as com preços desarrazoados.

Div. de  Licitações e CENG

3.

Consulta aos preços contratados pela União nos últimos 180 dias de objeto igual ou correlato.

Equipe de Planejamento

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Rescisão de contrato.

DCC-Licitações

RISCO 11 – Termo de Referência/Projeto Básico deficitário

Probabilidade:

(   ) Baixa

( x ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(   ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Contratação de objeto que não atende à demanda.

2.

Aumento do custo do objeto.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Estudo das normas em vigor.

Equipe de planejamento

2.

Revisão do documento.

Equipe de Planejamento

3.

Descrever de forma clara o objeto e a forma de prestação de serviço.

Equipe de Planejamento

4.

Redigir todas as informações pertinentes.

Equipe de Planejamento

5.

Elaborar documento com antecedência mínima de 60 dias da data prevista para envio ao setor de Licitações

Equipe de Planejamento

6.

Analisar contratações similares realizadas por outros órgãos.

Equipe de Planejamento

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Análise e solicitação de correção dos erros através da Comissão de Avaliação de Termos de Referência da UFCSPA.

DCC

RISCO 12 – Aceitar proposta em desacordo com o edital

Probabilidade:

( x ) Baixa

(   ) Média

(   ) Alta

Impacto:

(    ) Baixo

(   ) Médio

( x ) Alto

Id

Dano

1.

Perda de recursos financeiros.

2.

Retrabalho administrativo.

Id

Ação Preventiva

Responsável

1.

Análise criteriosa da proposta por servidores habilitados.

DCC-Licitações  e CENG

Id

Ação de Contingência

Responsável

1.

Revisão, revogação ou anulação do contrato.

DCC-Licitações