GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE FISCALIZAÇÃO
1. IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATO FISCALIZADO
Processo nº 23103.203812/2020-12
Objeto do contrato: Prestação de serviços continuados de apoio administrativo e técnico em atividades auxiliares nas dependências da UFCSPA
Nome da empresa contratada: ADSERVI - ADMINISTRADORA DE SERVIÇOS LTDA
CNPJ: 02.531.343/0001-08
Número do contrato: 22/2021
Valor mensal do contrato: R$ 175.148,10 (para o total de 51 postos do contrato)
Data da assinatura do contrato: 11/06/2021
Data de vencimento do contrato: 20/06/2023
2. PERÍODO DE FISCALIAÇÃO E FISCAIS RESPONSÁVEIS
O período de fiscalização compreende o início das prestação dos serviços em 21/06/2021 até o presente momento.
A fiscalização é realizada pelos servidores Sibele Schneider de Lima – Siape n° 2211222 (Fiscal técnica e administrativa) e Marcio Roberto Machado Danni – Siape n° 18485278 (Fiscal substituto).
Os serviços foram prestados a contento, de forma regular e atendendo o quanto avençado entre as partes. A continuação deste contrato é imprescindível por tratar-se de um serviço destinado à realização de atividades auxiliares administrativas ou complementares aos serviços que constituem a área de competência legal desta Universidade, necessários ao bom funcionamento da mesma e não inerentes às atribuições de cargos do seu quadro de servidores.
O contrato de apoio administrativo previa o total de 51 postos de trabalho, contemplando várias funções distribuídas entre o Prédio Central e Arquivo (26 postos) e postos reservas para qualquer um dos prédios da UFCSPA (25 postos). Porém, em virtude da pandemia por COVID-19, a ativação de posto foi realizada de forma gradual conforme a necessidade e de acordo com a retomada das atividades presenciais da instituição.
O contrato de apoio administrativo iniciou sua vigência em 21/06/2021 com a ativação imediata dos seguintes postos:
- 1 posto de auxiliar administrativo (Setor: Prefeitura do Campus): segunda a sexta, das 8h às 17h;
- 1 posto de telefonista 30h (Setor: Sala Telefonia): segunda a sexta, das 10h às 16h; e
- 1 posto de supervisor administrativo 44h (Setor: Sala Supervisão): segunda a sexta, das 8h às 17h48min.
A partir do dia 21/02/2022 foram ativados 2 postos de Assistente de Operações Audiovisuais para o Núcleo de Apoio às Salas de acordo com a solicitação registrada nos documentos 1309659, 1309675 e 1317578.
Em virtude do retorno gradual das atividades administrativas na UFCSPA, foi realizada consulta às Pró-Reitorias e Reitoria sobre o interesse de ativação de postos terceirizados de apoio administrativo (Processo 23103.004568/2022-61). Assim, foram ativados no mês de abril/2022 08 postos previstos no contrato:
1) Recepcionista 44h - Recepção Prédio 1 (segunda a sábado - diurno) - ATIVADO EM 18/04/2022
2) Recepcionista 44h - Recepção Prédio 1 (segunda a sexta - noturno) - ATIVADO EM 18/04/2022
3) Assistente em Operações Audiovisuais 44h - Apoio às Salas Prédio 1 (segunda a sábado - diurno) - ATIVADO EM 18/04/2022
4) Assistente em Operações Audiovisuais 44h - Apoio às Salas Prédio 1 (segunda a sábado - noturno) - ATIVADO EM 18/04/2022
5) Telefonista 30h - Sala Telefonia Prédio 2 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 19/04/2022
6) Recepcionista 44h - Prefeitura do Campus Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 20/04/2022
7) Auxiliar Administrativo 40h - DAP Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 25/04/2022
8) Auxiliar Administrativo 40h - PROGESP Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 27/04/2022
Em continuidade à ativação de postos solicitados na consulta realizada através do Processo 23103.004568/2022-61, foram ativados mais 02 postos de trabalho no mês de maio e 03 postos no mês de julho:
1) Auxiliar Administrativo 40h - COREME/COREMU Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 02/05/2022
2) Auxiliar Administrativo 40h - Escritório de Projetos/NITE Prédio 3 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 03/05/2022
3) Copeira 40h - Reitoria e Pró-Reitorias Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 01/07/2022
4) Auxiliar Administrativo 40h - PROEXT Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 18/07/2022
5) Auxiliar Administrativo 40h - Gabinete da Reitoria Prédio 1 (segunda a sexta - diurno) - ATIVADO EM 18/07/2022
A supervisão do contrato labora 44 horas semanais de segunda à sexta-feira, isto até que sejam efetivados mais postos aos sábados e haja necessidade de mudança na escala de trabalho para supervisionar os funcionários.
No total, há 18 funcionários trabalhando efetivamente no contrato, além de outros colaboradores que eventualmente prestam serviços como substitutos de faltas ("horistas").
4. AVALIAÇÃO DO CONTRATO
Como ferramenta de avaliação do contrato, é utilizado o Instrumento de Medição de Resultados (IMR), conforme o modelo abaixo:
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Nº 01 - Controle de cobertura dos postos de trabalho |
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Item |
Descrição |
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Finalidade |
Manter funcionários dentro dos horários especificados nos postos de trabalho, devendo as substituições serem realizadas tempestivamente, com prévio aviso ao fiscal do contrato, a fim de evitar atrasos e faltas dos colaboradores sem cobertura |
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Meta a cumprir |
100% dos postos cobertos por funcionários nos horários estabelecidos |
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Instrumento de medição |
Cartão-ponto dos funcionários |
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Forma de acompanhamento |
Fiscalização in loco |
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Periodicidade |
Mensal |
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Mecanismo de Cálculo |
Por ocorrência de atraso ou falta sem cobertura |
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Início de Vigência |
Data da assinatura do contrato e início da execução dos serviços |
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Faixas de ajuste no pagamento |
Posto sem cobertura (período inferior a um dia inteiro): Glosa da quantidade de horas sem cobertura sobre o valor de cada posto em que houver ocorrência de atraso ou falta do funcionário, independentemente do número de ocorrências no mês. O valor da glosa, para cada ocorrência, obedecerá ao seguinte cálculo: Glosa = (VP/CH mensal) x HF, em que: VP = Valor do posto CH mensal = Carga Horária mensal HF = Horas faltas |
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Posto sem cobertura (dia inteiro): · 1 ou 2 ocorrências no mês - glosa de 5% do valor mensal do posto em que ocorreu a falta. A glosa será aplicada sobre cada ocorrência no mesmo posto ou em postos diferentes. O valor da glosa obedecerá ao seguinte cálculo: Glosa = (VP1 X 0,05) + (VP2 X 0,05), em que: VP1 = Valor mensal do posto da primeira ocorrência VP2 = Valor mensal do posto da segunda ocorrência
· 3 ou mais ocorrências no mês - glosa de 1% do valor mensal do contrato Glosa = (VMC x 0,01), em que: VMC = Valor mensal do contrato |
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Sanções |
Em caso de 3 ou mais ocorrências de faltas o dia inteiro sem substituição no mês, além da aplicação da respectiva glosa, aplicar-se-á as seguintes sanções: · Na primeira ocorrência – Advertência pela Gestão da Execução do Contrato · Três ou mais ocorrências em 2 meses seguidos ou 3 meses alternados no período de 12 meses - multa prevista no item 23 do Termo de Referência |
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Nº 02 – Qualidade e gerenciamento da prestação dos serviços |
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Item |
Descrição |
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Finalidade |
Garantir a eficiência da prestação dos serviços e materiais fornecidos |
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Meta a cumprir |
100% do atendimento dos itens descritos no presente indicador |
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Instrumento de medição |
Planilhas de registros de ocorrências da fiscalização e feedback do público usuário |
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Forma de acompanhamento |
Fiscalização e verificação do cumprimento dos itens descritos |
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Periodicidade |
Mensal |
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Mecanismo de cálculo |
O número de pontos no mês refletirá inversamente o percentual de atingimento da meta, considerando o somatório de pontos para cada ocorrência. |
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Início da vigência |
Data da assinatura do contrato e início da execução dos serviços |
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Itens de avaliação |
Descrição |
Pontos |
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1 |
Substituir funcionários sem comunicação prévia à Contratante. |
2 |
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2 |
Deixar de fornecer, dentro do prazo, informações ou documentos solicitados pela fiscalização do contrato. |
2 |
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3 |
Permitir a presença de empregado sem asseio pessoal. |
3 |
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4 |
Permitir a presença de empregado sem uniforme ou com uniforme incompleto, rasgado e/ou sujo. |
3 |
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5 |
Permitir a execução dos serviços por colaboradores sem identificação (uso de crachás). |
3 |
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6 |
Permitir a falta de cordialidade no atendimento por parte de seus funcionários. |
4 |
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7 |
Permitir a execução dos serviços por colaboradores sem uso de Equipamento de Proteção Individual (EPI). |
5 |
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8 |
Permitir funcionário fora do posto de forma a prejudicar o desempenho de sua função e/ou de outros. |
5 |
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9 |
Destruir ou danificar documentos e/ou equipamentos por culpa ou dolo de seus funcionários. |
7 |
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10 |
Deixar de fornecer os materiais e equipamentos no prazo e/ou nas quantidades e/ou qualidades estabelecidas. |
10 |
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Faixas de ajuste no pagamento |
de 00 a 20 pontos: 100% da meta = recebimento de 100% da nota. de 21 a 30 pontos: 98% da meta = recebimento de 98% da nota. de 31 a 40 pontos: 95% da meta = recebimento de 95% da nota. de 41 a 50 pontos: 90% da meta = recebimento de 90% da nota. Acima de 50 pontos: 85% da meta = recebimento de 85% da nota.
O valor da glosa obedecerá ao seguinte cálculo: Glosa = Valor mensal do contrato x [1-(%meta atingida/100)] |
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Sanções |
A ocorrência do ajuste “acima de 50 pontos” por 3 meses seguidos ou 4 meses intercalados no período de 12 meses, poderá ensejar rescisão contratual. |
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O IMR avalia mensalmente o Controle de cobertura dos postos de trabalho (Quadro Nº 1) e a Qualidade e gerenciamento da prestação dos serviços (Quadro Nº 2).
A utilização deste instrumento levou à aplicação de glosa nas notas fiscais referentes aos períodos em que houve ocorrências e embasou a necessidade da empresa providenciar as coberturas de faltas para a boa execução do contrato, bem como providenciar as solicitações da fiscalização dentro dos prazos estipulados.
A rotatividade e a cobertura de faltas são os principais problemas deste contrato. Em poucos meses de prestação de serviço, houve diversas substituições de funcionários, o que pode comprometer a qualidade dos serviços prestados, visto que afeta a especialização das funções. Em relação às faltas, a Contratada não fazia a reposição de funcionários, deixando os postos descobertos. Após diversas solicitações da fiscalização do contrato e aplicação de descontos pelas faltas, inicialmente foi apresentada cobertura de faltas para o posto de telefonista e após para os postos de auxiliar administrativo, recepcionista e supervisor administrativo, sendo assim sanado parcialmente o problema. Porém, a empresa ainda não conta com "horistas" para a função de Assistente em Operações Audiovisuais, ficando os postos descobertos em casos de faltas dos funcionários, motivo pelo qual foi aplicada a sanção de Advertência em janeiro/2023.
No período de vigência do contrato, a fiscalização observou que os funcionários estavam devidamente uniformizados, identificados com crachá da empresa e usando máscaras de proteção como medida de prevenção ao Covid-19. A Contratada realizou os pagamentos dos salários em dia bem como as verbas indenizatórias (VA e VT). O reajuste dos dissídios, de acordo com a CCT, foram repassados aos colaboradores.
5. CONCLUSÃO
A fiscalização declara que os serviços foram prestados de forma satisfatória e manifesta-se favorável à prorrogação do contrato 22/2021.
Porto Alegre, 21 de março de 2023.
Fiscal do Contrato
 | Documento assinado eletronicamente por Sibele Schneider de Lima, Assessora I da Prefeitura do Campus, em 21/03/2023, às 23:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
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