SEI/UFCSPA - 1717419 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Objeto do contrato: contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de manutenção predial, preventiva e corretiva, com dedicação exclusiva de mão de obra e sob demanda, além do fornecimento de peças, equipamentos, ferramentas, instrumentos de medição, máquinas e veículo automotor necessários e adequados à execução dos serviços.

Camila Bittencourt da Silva (Prefeitura do Campus): coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativa;

Carlos Henrique Velho Vivian (Coordenação de Engenharia): engenheiro eletricista e fiscal técnico até 15/12/2022. Desde então, o contrato não conta com fiscalização técnica formal, de acordo com os documentos (evs. 1524379, 1524884 e 1537545) registrados neste processo de contratação;

Ianna Pedrazza (Prefeitura do Campus): substituta da coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativa desde 10/01/2022 (ev. 1537917) em pleno processo de treinamento e capacitação pela servidora Camila Bittencourt da Silva.

Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção predial preventiva e corretiva em todos os Campi da UFCSPA (Central, Arquivo, Santa Teresa, Prédio Conceição, Prédio Sete de Setembro e instalações da Santa Casa onde ocorram atividades da universidade).

No Sistema de Pedidos Internos da universidade, há um suporte específico para este tipo de solicitação denominado PREFEITURA - MANUTENÇÃO PREDIAL (http://pi.ufcspa.edu.br). Portanto, diariamente, a fiscalização administrativa recebe os chamados da comunidade interna (e, em alguns casos, os gera), avalia a gravidade/criticidade/urgência da demanda, classifica o caráter e o prazo para o atendimento da solicitação e encaminha à contratada para primeira verificação. A fiscalização técnica supervisiona todos os chamados e intervém com o detalhamento de especificações técnicas para a execução correta do serviço (se for o caso), encaminha soluções especializadas para serem atendidas por serviço demandado e ainda, quando necessário, analisa a viabilidade de algumas demandas. Neste processo, conforme demonstra o fluxograma presente na base de conhecimento do PI, a fiscalização acompanha cada etapa da execução até a finalização do atendimento, incluindo a aprovação de orçamentos, agendamentos com o requerente e empresas externas, inserção de custos e notas fiscais e vistoria final do serviço.

Com a implementação do Sistema de Pedidos Internos, a fiscalização criou uma planilha de controle para o gerenciamento dos chamados. Este documento está compartilhado com a equipe técnica responsável pela execução dos serviços da contratada (encarregados e engenheiros, apenas para acompanhamento) e é atualizado diariamente com as informações de etapa da execução, data de encaminhamento, caráter (prazo), local, descrição da solicitação, tipo de serviço, custos do chamado (com aquisição de material, estoque mínimo, contratação de serviço demandado e realização de adequações ou melhorias), data de conclusão, atraso (a ser pontuado no IMR mensal - Instrumento de Medição de Resultado) e competência mensal para pagamento.

Ademais, para monitoramento diário de ocorrências, atendimentos emergenciais noturnos nos finais de semana e feriados e outros esclarecimentos pertinentes diariamente, a fiscalização mantém três grupos de WhatsApp: um com o preposto, os engenheiros e encarregados da contratada; um com os fiscais e o engenheiro mecânico, somente para as demandas de climatização que são mais complexas e envolvem serviço demandado; e, outro, especificamente para deliberar, entre os fiscais, questões relacionadas ao escopo de trabalho, prazos, orçamentos e aprovação final dos serviços. Durante a pandemia de COVID-19 e o estabelecimento do trabalho presencial reduzido e por escala, esta ferramenta se tornou imprescindível para a comunicação de todo o grupo e supervisão dos trabalhos.

I - De acordo com a escala presencial de cada servidor, definida no plano de retorno das atividades institucionais (geralmente, segundas, quartas e sextas ou conforme a necessidade), cada fiscal supervisiona, no seu plantão, algumas demandas pontuais que requerem acompanhamento ou diretrizes para execução do serviço. Por exemplo, durante o período de chuvas, semanalmente, são realizadas vistorias em todos os pavimentos das edificações por representantes da contratada juntamente com um (ou mais) membro(s) da fiscalização. Após cada ocorrência, o plano para o atendimento de manutenção é revisado e ajustado segundo a gravidade da situação. Além disso, mudanças climáticas (previstas ou repentinas) demandam esforço redobrado na discussão das soluções mais rápidas e eficientes, a fim de que as atividades fins sejam mantidas nos ambientes críticos da UFCSPA como Anatomia, Biotério, Central de Processamento de Dados do Núcleo de Tecnologia da Informação, Sala de Biofreezers, dentre outros.

II - A ﬁscalização administrava se reúne presencialmente com os encarregados e engenheiros, a ﬁm de alinhar as demandas prioritárias de manutenção predial de acordo com o interesse institucional, discutir as mais céleres e eﬁcientes soluções para os problemas constatados e programar o acompanhamento contínuo da execução do contrato. Neste momento, também é avaliada a prestação mensal do serviço e, se for necessário algum apontamento à empresa, já são feitas as considerações no IMR. Destas reuniões periódicas, ainda surgem as pautas para discussão periódica com a contratada sobre diﬁculdades de planejamento e/ou execução de alguns serviços.

I - No processo mensal de ﬁscalização do contrato toda a documentação trabalhista e previdenciária dos funcionários é avaliada por amostragem, conforme consta no checklist do relatório circunstanciado inserido no SEI ao ﬁnal de cada mês da prestação dos serviços. Da mesma forma, são contabilizadas as faltas, eventuais horas extras, total de chamados atendidos no período e o custo com aquisição de materiais, contratação de serviços demandados e utilização do orçamento separado para adequações ou melhorias.

No período de 05/09/2022 a 31/08/2023, foram geradas 1903 ordens de serviço para a manutenção predial: 12% a mais do que o exercício anual anterior (2021/2022) e uma média de 8 novos chamados por dia útil. De acordo com o gráfico a seguir, a maioria das solicitações se concentram nos períodos de início/retorno das aulas (março e agosto de 2023):

Destas solicitações, 1173 já estão concluídas; 570 estão em andamento (em programação para execução ou aguardando o aceite/vistoria da fiscalização); e 155 foram canceladas (por duplicidade, inviabilidade técnica ou fora do escopo de atendimento), conforme demonstra o gráfico abaixo.

Na classiﬁcação de caráter que avalia a gravidade, criticidade e urgência da demanda para determinação do prazo de atendimento, mais de 45% do total de serviços estão classiﬁcados como urgentes com prazo de atendimento de até 7 dias (acrescidos outros 7, caso haja necessidade de aquisição de material), geralmente, para casos que envolvam problemas elétricos, hidráulicos e de climatização/exaustão. Apenas 29% dos chamados foram classificados como normais, com prazo de até 15 dias (acrescidos outros 7, caso haja necessidade de aquisição de material). Geralmente, enquadram-se nestas categorias as solicitações que podem ser planejadas e executadas conforme a ordem de chegada como serviços de marcenaria, construção civil, pintura, serviços demandados especializados, elaboração de projetos e/ou relatórios técnicos e adequações e/ou melhorias (instalações ou readequações elétricas, lógicas, telefônicas causadas por mudanças de layout e/ou salas, por exemplo). Este importante dado revela que apenas um terço do total de solicitações tem sido planejada e/ou solicitada pela comunidade acadêmica com antecedência - o que sobrecarrega e atrapalha a organização e controle do trabalho da fiscalização administrativa e da equipe técnica da contratada. A grande parte dos atendimentos, somando os emergenciais (com atendimento imediato) aos urgentes representa 62% do todo:

Por fim, quanto à natureza dos serviços solicitados, a categoria mais executada foi a de "instalações civis e estruturais", que corresponderam a 30% do total de chamados. Ou seja, atendimentos de alvenaria, gesso, marcenaria, serviços gerais e tudo o que se refere às estruturas prediais (lajes, pilares, vigas e fundações):

Observação: nos gráficos onde aparece a nomenclatura "vazio", refere-se a quantidade de chamados que ainda não foram encaminhados à contratada pra atendimento. Por esta razão, não foram ainda classificados com status, prazo e tipo de serviço (apenas recebidos no Sistema de Pedidos Internos, registrados na planilha de controle e repassados aos responsáveis técnicos para análise e deliberação). Geralmente, estas são solicitações de adequações e/ou melhorias (pequenas reformas) que precisam de análise prévia da Coordenação de Engenharia, Divisão de Arquitetura e/ou Divisão de Engenharia de Segurança para definições técnicas.

Considerando a responsabilidade envolvida e a complexidade deste contrato, mesmo com a abertura de um novo processo de contratação dos serviços de manutenção predial (23103.007110/2022-63) ainda em 2022, não foi possível dar prosseguimento processual em razão da sobrecarga de demandas da fiscalização administrativa/coordenação da divisão de manutenção, além da ausência de fiscalização técnica.

A manutenção predial atuou, ininterruptamente, através de rotinas preventivas para a conservação das estruturas prediais da universidade, como também, em ações corretivas que garantiram o prosseguimento das atividades administrativas, de pesquisa e de ensino nestes últimos doze meses. Portanto, a ﬁscalização conﬁrma que os termos contratuais foram atendidos de forma regular pela contratada e solicita a prorrogação da vigência do contrato para a continuidade da prestação dos serviços imprescindíveis à UFCSPA com a deliberação do aditivo de 25% solicitado anteriormente.

Documento assinado eletronicamente por Ianna Pedrazza, Assistente em Administração, em 04/09/2023, às 14:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 04/09/2023, às 14:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1717419 e o código CRC 7E7AB9B2.