SEI/UFCSPA - 1460550 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Objeto do contrato: contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de manutenção predial, preventiva e corretiva, com dedicação exclusiva de mão de obra e sob demanda, além do fornecimento de peças, equipamentos, ferramentas, instrumentos de medição, máquinas e veículo automotor necessários e adequados à execução dos serviços.

Camila Bittencourt da Silva (Prefeitura do Campus): coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativa;

Carlos Henrique Velho Vivian (Coordenação de Engenharia): engenheiro eletricista e fiscal técnico;

Cristiane Bolina da Cunha (Coordenação de Engenharia): engenheira civil, coordenadora da Coordenação de Engenharia e fiscal técnica até 07/07/2022;

Evandro de Assunção dos Santos (Prefeitura do Campus): substituto da coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativo até 07/07/2022.

Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção predial preventiva e corretiva em todos os Campi da UFCSPA (Central, Arquivo, Santa Teresa, Prédio Conceição, Prédio Sete de Setembro e instalações da Santa Casa onde ocorram atividades da universidade).

No Sistema de Pedidos Internos da universidade, há um suporte específico para este tipo de solicitação denominado PREFEITURA - MANUTENÇÃO PREDIAL (http://pi.ufcspa.edu.br). Portanto, diariamente, a fiscalização administrativa recebe os chamados da comunidade interna (e, em alguns casos, os gera), avalia a gravidade/criticidade/urgência da demanda, classifica o caráter e o prazo para o atendimento da solicitação e encaminha à contratada para primeira verificação. A fiscalização técnica supervisiona todos os chamados e intervém com o detalhamento de especificações técnicas para a execução correta do serviço (se for o caso), encaminha soluções especializadas para serem atendidas por serviço demandado e ainda, quando necessário, analisa a viabilidade de algumas demandas. Neste processo, conforme demonstra o fluxograma presente na base de conhecimento do PI, a fiscalização acompanha cada etapa da execução até a finalização do atendimento, incluindo a aprovação de orçamentos, agendamentos com o requerente e empresas externas, inserção de custos e notas fiscais e vistoria final do serviço.

Com a implementação do Sistema de Pedidos Internos, a fiscalização criou uma planilha de controle para o gerenciamento dos chamados. Este documento está compartilhado com a equipe técnica responsável pela execução dos serviços da contratada (encarregados e engenheiros, apenas para acompanhamento) e é atualizado diariamente com as informações de etapa da execução, data de encaminhamento, caráter (prazo), local, descrição da solicitação, tipo de serviço, custos do chamado (com aquisição de material, estoque mínimo, contratação de serviço demandado e realização de adequações ou melhorias), data de conclusão, atraso (a ser pontuado no IMR mensal - Instrumento de Medição de Resultado) e competência mensal para pagamento. Este banco de dados gera, posteriormente, um painel inteligente para avaliação da fiscalização e acompanhamento mensal por toda a comunidade interna.

Ademais, para monitoramento diário de ocorrências, atendimentos emergenciais e outros esclarecimentos pertinentes, a fiscalização mantém dois grupos de WhatsApp: um com o preposto, os engenheiros e encarregados da contratada; e outro, especificamente para deliberar, entre os fiscais, questões relacionadas ao escopo de trabalho, prazos, orçamentos e aprovação final dos serviços. Durante a pandemia de COVID-19 e o estabelecimento do trabalho presencial reduzido e por escala, esta ferramenta se tornou imprescindível para a comunicação de todo o grupo e supervisão dos trabalhos.

I - De acordo com a escala presencial de cada servidor, definida no plano de retorno das atividades institucionais (ou conforme a necessidade), cada fiscal supervisiona, no seu plantão, algumas demandas pontuais que requerem acompanhamento ou diretrizes técnicas para execução do serviço. Por exemplo, durante o período de chuvas, semanalmente, são realizadas vistorias em todos os pavimentos das edificações por representantes da contratada juntamente com um (ou mais) membro(s) da fiscalização. Após cada ocorrência, o plano para o atendimento de manutenção é revisado e ajustado segundo a gravidade da situação. Além disso, mudanças climáticas (previstas ou repentinas) demandam esforço redobrado na discussão das soluções mais rápidas e eficientes, a fim de que as atividades fins sejam mantidas nos ambientes críticos da UFCSPA como Anatomia, Biotério, Central de Processamento de Dados do Núcleo de Tecnologia da Informação, Sala de Biofreezers, dentre outros. Por fim, alguns serviços de engenharia elétrica e civil são vistoriados in loco para a aprovação final dos serviço, conforme com as especificidades técnicas acordadas.

II - A ﬁscalização técnica e administrava se reúne presencialmente, a ﬁm de alinhar as demandas prioritárias de manutenção predial de acordo com o interesse institucional, discutir as mais céleres e eﬁcientes soluções para os problemas constatados e programar o acompanhamento contínuo da execução do contrato. Neste momento, também é avaliada a prestação mensal do serviço e, se for necessário algum apontamento à empresa, já são feitas as considerações no IMR. Destas reuniões periódicas, ainda surgem as pautas para discussão periódica com a contratada sobre diﬁculdades de planejamento e/ou execução de alguns serviços.

I - No processo mensal de ﬁscalização do contrato toda a documentação trabalhista e previdenciária dos funcionários é avaliada, conforme consta no checklist do relatório circunstanciado inserido no SEI ao ﬁnal de cada mês da prestação dos serviços. Da mesma forma, são contabilizadas as faltas, eventuais horas extras, total de chamados atendidos no período e o custo com aquisição de materiais, contratação de serviços demandados e utilização do orçamento separado para adequações ou melhorias. Neste momento, também são analisados os relatórios de manutenções preventivas elétricas, civis e de climatização entregues pelos engenheiros responsáveis da empresa.

II - Conforme citado no item a) II, o painel inteligente de dados é formulado no Microsoft Power BI em parceria com a Pró-Reitoria de Administração e atualizado todo último dia útil de cada mês. Este levantamento mensal está compartilhado no site da UFCSPA para acompanhamento de toda a comunidade acadêmica e pode ser visualizado em "Início" > "Sobre a UFCSPA" > "Transparência e prestação de contas" > "Gestão patrimonial e de infraestrutura" > "Contrato de manutenção predial" (hps://www.ufcspa.edu.br/sobre-a-ufcspa/transparencia-e-prestacoes-de-contas/gestao-patrimonial-e-deinfraestrutura/contrato-de-manutencao-predial). O painel de dados é interativo e de fácil manuseio para facilitar o acesso às mais diversas informações detalhadas contando apenas com a seleção das caixas (botões) correspondentes.

III - De acordo com a necessidade, geralmente a cada 30 dias, a ﬁscalização convoca uma reunião com os representantes da contratada e a equipe técnica responsável para alinhamentos pertinentes à execução dos serviços, no atendimento dos chamados pelo PI (atualização das informações de cada etapa) e em projetos de adequações ou pedidos de relatórios técnicos por empresas demandadas que estejam atrasados ou com diﬁculdades de programação.

No período de 02/09/2021 a 02/09/2022, foram geradas 1701 ordens de serviço para a manutenção predial: 168% a mais do que o exercício anual anterior (2020/2021), em razão do retorno gradativo das atividades presenciais na universidade. Destas, 84% já estão concluídas; 7,4% estão em andamento; e 8,6% foram canceladas (por duplicidade, inviabilidade técnica ou fora do escopo de atendimento).

Na classiﬁcação de caráter que avalia a gravidade, criticidade e urgência da demanda para determinação do prazo de atendimento, mais de 60% do total de serviços estão classiﬁcados como normais e programados, ou seja, solicitações com prazo de 15 a 90 dias. Geralmente, enquadram-se nestas categorias as solicitações que podem ser planejadas e executadas conforme a ordem de chegada como serviços de marcenaria, construção civil, pintura, serviços demandados especializados, elaboração de projetos e/ou relatórios técnicos e adequações e/ou melhorias (instalações ou readequações elétricas, lógicas, telefônicas causadas por mudanças de layout e/ou salas, por exemplo). Os outros 40% referem-se a demandas emergenciais e urgentes, com prazo de atendimento de 1 a 7 dias, geralmente, para os casos que envolvam problemas elétricos, hidráulicos e de climatização/exaustão. O tipo de serviço mais executado foi "instalações civis e estruturais", que corresponderam a 34% do total de chamados. Ou seja, atendimentos de alvenaria, gesso, marcenaria, serviços gerais e tudo o que se refere às estruturas prediais (lajes, pilares, vigas e fundações).

Considerando o aumento expressivo de solicitações, principalmente, envolvendo a contratação de mão de obra demandada (subcontratação para serviços especializados não contemplados na equipe residente) para atendimentos de alta complexidade, a fiscalização iniciou o processo 23103.016682/2022-33 para comunicar à gestão sobre o limite orçamentário contratual e solicitar um aditivo de 25% do valor total do contrato para prosseguimento das demandas. Os levantamentos estatísticos e financeiros estão detalhados no Ofício 257/2022/PREF (1449520) e seus anexos (1449533, 1449534, 1449536, 1449537 e 1449538).

Ademais, diante das limitações orçamentárias, dos recorrentes apontamentos no IMR (Instrumento Mensal de Resultado) dos processos de pagamento, da aplicação de sanções administrativas e da necessidade de alguns reajustes contratuais (alteração em postos de trabalho, carga horária, atividades do contrato social etc.), um novo processo de contratação dos serviços de manutenção predial está em andamento (23103.007110/2022-63).

Ressaltamos, por fim, a necessidade de prorrogação contratual (com o aditivo de 25%) até a conclusão de novo processo licitatório, devido à imprescindibilidade da prestação dos serviços para realização das atividades institucionais.

A manutenção predial atuou, ininterruptamente, através de rotinas preventivas para a conservação das estruturas prediais da universidade, como também, em ações corretivas que garantiram o prosseguimento das atividades administrativas, de pesquisa e de ensino nestes últimos doze meses. Portanto, a ﬁscalização conﬁrma que os termos contratuais foram atendidos de forma regular pela contratada e solicita a prorrogação da vigência do contrato para a continuidade da prestação dos serviços imprescindíveis à UFCSPA com a deliberação do aditivo de 25%.

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 03/10/2022, às 00:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1460550 e o código CRC 6BCE3CC2.