SEI/UFCSPA - 1043330 - 116 - Estudos preliminares

Contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de manutenção predial, preventiva e corretiva, com dedicação exclusiva de mão de obra, bem como serviços comuns e eventuais sob demanda, para a realização de serviços diversos nos sistemas, equipamentos e instalações das unidades compreendendo o fornecimento de postos de serviços, peças e materiais de reposição (por estoque mínimo e por demanda) e equipamentos, ferramentas, instrumentos de medição, máquinas, e veículos automotores necessários e adequados à execução dos serviços, conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste instrumento e seus anexos, necessários, a serem executados em todas as unidades que integram a UFCSPA e outros espaços que a universidade venha a utilizar por aluguel, empréstimo, cedência ou doação.

f) ABNT NBR 5674:2012 - Manutenção de Edificações - Requisitos para o sistema de gestão de manutenção;

g) ABNT NBR 14037:2011 versão corrigida 2014 - Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações — Requisitos para elaboração e apresentação dos conteúdos;

i) ABNT NBR 16401:2008 - Partes 1, 2 e 3 - Instalações de ar-condicionado - Sistemas centrais e unitários;

j) ABNT NBR 14024:2018 - Central de gás liquefeito de petróleo (GLP) - Sistema de abastecimento a granel - Requisitos e procedimento operacional;

A contratação dos serviços de natureza idêntica ao objeto deste estudo foi licitada em 2015 através da modalidade pregão eletrônico. À época, a Universidade contava com um contrato bastante enxuto o qual além de não prever o fornecimento de materiais, contava com tão somente 08 funcionários residentes nas funções de Oficial de manutenção predial, Mecânico de refrigeração, Oficial eletricista, Engenheiros civil e auxiliar de manutenção predial previstas em Edital licitado no ano de 2009, época anterior a grande expansão física do Campus Central da Universidade.

Importante destacar que este contrato com postos efetivos bastante reduzidos já não supria a quantidade demandada de serviço no campus central, em especial após a efetiva ocupação do Prédio 2 ocorrida por volta de 2011, a expansão do prédio principal com a ampliação da ala sul do prédio 1, bem como a perspectiva de edificação de novo prédio no mesmo local.

Diante de tal cenário de expansão e crescimento vertiginoso da demanda por serviços de manutenção predial de origens diversas, a Administração se viu forçada a redimensionar totalmente o serviço a ser contratado, passando de 08 postos residentes para 25 postos de trabalho com dedicação exclusiva de mão-de-obra: (1) engenheiro civil, (1) engenheiro mecânico, (1) engenheiro eletricista, (1) encarregado, (1) almoxarife, (4) eletricistas, (3) ajudantes de eletricistas, (2) mecânicos de refrigeração, (2) bombeiros hidráulicos, (1) ajudante de bombeiro hidráulico, (1) marceneiro, (1) ajudante de marceneiro, (1) pedreiro, (1) servente de pedreiro, (1) pintor, (1) servente de pintor, (1) gesseiro, (1) ajudante de gesseiro. Ademais, foi adicionada a previsão de fornecimento de materiais com implementação de um estoque mínimo de material para uso imediato e a possibilidade de solicitação de outros de acordo com o surgimento da demanda.

Além disso, houve mudança no escopo do objeto a ser contratado com a inclusão de postos de trabalho a serem demandados de acordo com a necessidade institucional permitindo à Universidade a realização de pequenas adequações em seus espaços físicos além dos já previstas manutenções preventivas e corretivas.

O certame que originou a contratação atual foi homologado em 19 de junho de 2015, tendo se sagrado vencedora com a melhor proposta a empresa DSD Engenharia LTDA, após o atendimento de todos os requisitos de habilitação previstos no instrumento convocatório.

Em que pese a contratada ter atendido aos critérios bem elaborados de qualificação econômico-financeira e técnica, já nos primeiros meses de execução contratual se constatou que a empresa atravessava sérias dificuldades econômicas, haja vista o frequente atraso no salário de seus colaboradores, bem como a não implantação do estoque mínimo de materiais previsto no instrumento convocatório.

Dessa maneira, considerando a baixa qualidade dos serviços prestados e especialmente o alto risco de a Universidade ter de ser solidária em eventual passivo trabalhista, a Administração iniciou a instauração de procedimento administrativo que culminou com a rescisão unilateral do ajuste em 04/04/2016.

De forma paralela e para que não houvesse solução de continuidade a Instituição consultou a segunda colocada do pregão 20/2015 para verificar o interesse em assumir o contrato remanescente de prestação de serviços na forma que estabelece o Inciso XI do artigo 24 da Lei Federal 8.666/93.

Tal ajuste culminou com a assinatura do contrato 07/2016 firmado com a empresa MOA MANUTENÇÃO E OPERAÇÃO LTDA, empresa esta que vem prestando os serviços de forma satisfatória até o presente momento.

Durante os quatro anos de prestação de serviço regular se observou que a inclusão de uma equipe técnica para supervisão dos serviços (postos de engenheiros) foi extremamente importante para o acompanhamento de atendimentos complexos e por demanda. Para a contratação futura, foi prevista a inclusão do posto de técnico de segurança do trabalho para otimizar a prestação dos serviços segundo as normas regulamentadoras e qualificar o amparo técnico de todos os atendimentos.

A equipe residente atualmente é composta por oficiais e seus respectivos ajudantes/auxiliares. Porém, foi constatado pela fiscalização que a produtividade seria mais efetiva se houvesse serventes que pudessem auxiliar em vários tipos de serviços, sendo direcionados conforme a necessidade. Por esta razão, ao invés de ajudantes/auxiliares de pedreiro, pintor, gesseiro e marceneiro, na futura contratação foram previstos auxiliares de produção (serventes).

No dimensionamento de postos do atual contrato, algumas funções mostraram-se ociosas ao longo do tempo, como as de pedreiro e pintor. Sendo assim, para a futura contratação, estas funções estão previstas como serviço por demanda, sem a necessidade de dedicação exclusiva de mão de obra para este fim.

Para atendimento das centrais de ar condicionado dos prédios 2 e 3, foi previsto o acréscimo de um posto residente de mecânico de refrigeração e outro de auxiliar de mecânico de refrigeração, totalizando três equipes de refrigeração para todo o Campus Centro, abrangendo, inclusive, o período noturno. Ademais, há previsão de um oficial de manutenção predial para complementação das equipes residentes. Este posto pode atuar em diversas áreas, exceto, apenas, a elétrica.

Em razão do grande número de ordens de serviço geradas, em média, duas mil por ano, observou-se a necessidade de implantação de um sistema para gerenciamento destes atendimentos, como também, de um acompanhamento mais efetivo relacionado às manutenções preventivas.

O fornecimento de materiais, a disponibilização de um estoque mínimo de peças e a contratação de serviços demandados mostraram-se soluções extremamente efetivas para os atendimentos requisitados na universidade. Por esta razão, foram mantidos para a futura contratação, apenas com alguns ajustes na lista de materiais do estoque mínimo, avaliados e redimensionados pela fiscalização técnica de acordo com o histórico de atendimentos, assim como, nos tipos de serviços sob demanda.

Com base no levantamento de dados dos dois últimos anos (2018 e 2019), conforme tabela a seguir, estima-se que os futuros gastos com materiais sejam em torno de 30% do valor total da mão de obra residente e as despesas da nova contratação com serviços demandados, 20%:

Além disso, pelo histórico da necessidade de realização de serviço aos sábados, em função da menor circulação de pessoas, para intervenções que geram maior ruído, bloqueio e/ou sujeira, foi prevista a extensão da prestação dos serviços dos postos residentes no Campus Centro para 44 (quarenta e quatro) horas semanais ao invés de 40 (quarenta), sendo o atendimento no sábado, das 8h às 12h. Dessa forma, diminui-se o pagamento de horas extras e aumenta-se a produtividade e efetividade da equipe.

Com a recente cessão do prédio Sete de Setembro para a UFCSPA e da iminente licitação para reforma do prédio da Conceição, também foram previstos postos residentes para atendimentos nestes locais, quando estes forem ativados: (1) eletricista, (1) auxiliar de eletricista, (1) mecânico de refrigeração, (1) auxiliar de mecânico de refrigeração, (1) oficial de manutenção predial e (1) auxiliar de produção (servente).

Finalmente, ressaltamos que os principais ajustes necessários para uma nova contratação mais eficiente serão propriamente detalhados na descrição da solução com um todo, bem como na construção do Termo de referência que irá nortear o processo.

Justifica-se a instauração do presente procedimento licitatório, objetivando a contratação de serviços de manutenção predial preventiva e corretiva, com fornecimento de materiais e equipamentos em razão do iminente encerramento do atual contrato de mesma natureza.

A nova contratação pretendida está calcada no dimensionamento adequado de aspectos quantitativos e qualitativos de postos de trabalho, além da inclusão de outras demandas (manutenção do sistema de ar condicionado central dos prédios 2 e 3) e serviços atualmente não previstos para atendimento em contratações vigentes, de modo a centralizar os diversos tipos de manutenção necessários em apenas um contrato. Portanto, para otimização da utilização dos recursos financeiros, conservação e manutenção contínua dos espaços da universidade, assim como, a melhoria da qualidade da prestação do serviço, justifica-se a necessidade de uma prestação de serviço robusta que compreenda todos os itens supracitados.

A UFCSPA dispõe de instalações críticas como biotério, laboratório de anatomia, central de monitoramento, centro de processamento de dados e sala de biofreezer que demandam manutenções preventivas em seus sistemas de climatização, renovação de ar, alimentação de energia elétrica de circuitos ligados em gerador e outras, a fim de garantir o desempenho adequado das instalações. Ainda sobre estes espaços, há a necessidade de manter equipe de sobreaviso para a execução de manutenções corretivas de caráter emergencial que devem ocorrer com o menor tempo possível, com o intuito de garantir que não haverá perda de amostras, dados e outras informações de valor inestimável para a continuidade das atividades finalísticas da Universidade de ensino, pesquisa e extensão.

No planejamento estratégico da Universidade a contratação destes serviços se relaciona diretamente com os seguintes itens:

19 - Implementar estratégias para otimizar a utilização dos recursos financeiros:

› Analisar todos os contratos continuados da universidade com vistas a possíveis adequações às reais necessidades.

23 - Implantar ações voltadas à otimização, conservação e manutenção contínua dos espaços da Universidade para o pleno desenvolvimento das atividades acadêmicas e administrativas:

A empresa a ser contratada deverá possuir comprovadamente experiência no ramo de prestação de serviços de manutenção predial corretiva e preventiva de forma contínua e com capacidade de atendimento de, no mínimo, 50% da área equivalente à construída no Campus Centro (27.499 m²).

A contratada deverá durante a fase de habilitação do certame comprovar possuir grande capacidade econômico-financeira, considerando o número de postos e cargos, e a necessidade de implantação prévia de um estoque mínimo de materiais.

A futura contratada deverá dispor ainda de sistema eletrônico de gerenciamento de Ordens de serviços a ser compartilhado com a Universidade de forma a possibilitar a gestão eficiente e mensuração correta dos serviços executados.

A contratada deverá disponibilizar meio de comunicação comercial (rádio comunicação ou telefone celular) em período integral e fornecer o Contato para os fiscais e gestor do contrato, objetivando uma comunicação ágil e de fácil localização, com ônus integral para a Contratada.

A contratada deverá disponibilizar, permanentemente (24h), no Campus Central da UFCSPA, 01(um) veículo automotor; com capacidade de, no mínimo, 07 (sete) passageiros, para transporte nos deslocamentos de seus funcionários que possivelmente ocorram nas rotinas diárias, conforme necessidade de remanejo e apoio, entre os locais de prestação de serviço.

A contratada deverá obedecer a todos os critérios e práticas de sustentabilidade, principalmente no que se refere à destinação de resíduos, descritos tecnicamente no Memorial Descritivo.

A empresa deverá possuir capacidade de mobilização imediata de postos de trabalho estando apta a iniciar a execução dos serviços em 21/07/2020.

No cenário atual é por força do Decreto 9.507/18 a solução a ser contratada está caracterizada sob forma de terceirização de forma contínua das funções a serem desenvolvidas no serviço. A Instituição optou ainda por agregar à terceirização dos cargos, o fornecimento de materiais de necessários à execução dos serviços para que não ocorra a interrupção destes.

Este tipo de solução é usualmente empregada em contratações de objetos similares por toda a Administração Pública e vem sendo utilizada pela Universidade há bastante tempo, tendo se demonstrada adequada às necessidades Institucionais.

De forma preliminar a Universidade estima a contratação anual dos serviços no valor de R$ 3.739.473,95 tendo por base o valor gasto com os serviços atualmente prestados no âmbito da Organização acrescidos dos gastos com a manutenção do sistema de ar condicionado central dos prédios 2 e 3 que serão incorporados ao escopo da nova contratação.

Na busca por um preço referencial que reflita o real custo da nova contratação, a equipe de planejamento irá buscar orçamentos com empresas do ramo atuantes no mercado, bem com buscará compor uma cesta de preços aceitáveis com preços praticado em outros Órgãos da Administração Pública.

Adicionalmente, para possibilitar uma análise criteriosa dos gastos a serem despendidos, será criada uma planilha de custos e formação de preços para cada um dos cargos a serem licitados, tendo por base a CBO das funções e os acordos coletivos de trabalhos vigentes.

A prestação do serviço trata-se de manutenção predial preventiva e corretiva abrangendo as seguintes instalações:

d) Instalações hidrossanitárias (água encanada quente e fria, esgoto pluvial e cloacal, fossa séptica, etc.);

f) Instalações centrais e individuais de gás (GLP, GN, Oxigênio, Nitrogênio, vácuo, etc.);

g) Sistemas de climatização e renovação de ar (sistemas de ar condicionado central, multi-split, mini-split, equipamentos de janela);

j) Instalações civis e estruturais (parede, piso, forro, shafts, escada, viga, pilar, laje,marquises, esquadrias, etc);

k) Instalações e equipamentos de refrigeração (freezers, geladeiras, câmaras frias);

As manutenções preventivas deverão ser executadas conforme cronograma estabelecido no Plano de Manutenção e consistirão na execução de procedimentos de verificação dos componentes das instalações prediais e estrutura das edificações, a fim de prevenir a deterioração e ocorrência de falhas, incluindo a substituição de dispositivos ou materiais.

As manutenções corretivas serão realizadas sempre que detectado irregularidades, falhas, quebras ou defeitos, a partir de ordem de serviço emitida pela fiscalização. Estes procedimentos corretivos compreendem a restauração, ajustes, alterações e substituição de peças, componentes e materiais da mesma espécie ou similar.

O contrato compreenderá o fornecimento de materiais, peças, componentes, equipamentos, ferramentas, instrumentos, máquinas e veículos necessários à execução completa dos serviços. Ademais, a disponibilização de um estoque mínimo de materiais para atendimentos cotidianos e recorrentes.

A prestação do serviço se dará por mão de obra residente no Campus Centro e nos prédios Conceição e Sete de Setembro (quando estes forem ativados) e por mão de obra demandada no caso de serviços especializados, os quais, a equipe residente não possua técnica ou recursos necessários para execução.

No Campus Centro, o atendimento será de segunda a sexta, das 8h às 22h e aos sábados, das 8h às 12h, garantindo a prestação de serviços essenciais de elétrica, hidráulica e refrigeração em tempo integral.

Nos prédios da Conceição e Sete de Setembro, o atendimento será de segunda a sexta, das 8h às 17h, conforme escala de revezamento estabelecida pela fiscalização ou por demanda de serviços.

Serão emitidas ordens de serviço pela fiscalização para a execução de serviços de manutenção ou reparos, com ou sem fornecimento de materiais, originadas de solicitações de usuários ou da própria fiscalização.

A execução do serviço consiste na verificação inicial do problema pela contratada e dimensionamento de material, caso seja necessário.

Sempre que houver emprego de materiais ou a necessidade de contratação de mão de obra demandada, a contratada deverá apresentar três orçamentos, para aprovação da fiscalização.

Os prazos de atendimento para as ordens de serviços emitidas serão estipulados pela fiscalização, de acordo com a criticidade do serviço, levando em consideração a urgência, gravidade e complexidade da demanda.

Após a conclusão da ordem de serviço pela contratada, deverá ser submetida à fiscalização para vistoria e aprovação. Havendo a necessidade de correções, a OS será devolvida, com prazo para execução das medidas saneadoras.

Após a “baixa” da ordem de serviço pela fiscalização, o serviço é dado como finalizado e poderá entrar na próxima medição para pagamento.

A contratada também deverá fornecer mensalmente: o relatório técnico com a descrição das manutenções preventivas e corretivas executadas, relatório atualizado de monitoramento do estoque mínimo e relatório de monitoramento do consumo de água potável.

Em que pese os serviços de manutenção preventiva e corretiva apresente a necessidade de contratação de diferentes postos - oficial de manutenção predial, mecânico de refrigeração, bombeiro hidráulico, eletricista, técnico em segurança do trabalho, engenheiro civil, dentre outros -, o parcelamento da solução não se demonstra tecnicamente viável haja vista que grande parte dos serviços são interdependentes o que causaria grandes transtornos ao gerenciamento das equipes.

O parcelamento da solução em diferentes contratações traria grandes obstáculos aos fiscais dos contratos no que diz respeito à eventual apuração de falhas na execução dos serviços visto que diferentes equipes poderiam atuar de forma conjunta em uma mesma demanda.

Sendo assim, entendemos que o parcelamento da solução não traria nenhum benefício à contratação dos serviços, seja de ordem operacional, seja de ordem financeira.

A contratação dos serviços de manutenção predial corretiva e preventiva pretendem oferecer à Universidade a otimização da utilização dos recursos financeiros, conservação e manutenção contínua dos espaços da universidade, assim como, a melhoria da qualidade da prestação do serviço de modo a não interferir ou interromper as atividades finalísticas e de apoio da Instituição.

A manutenção de um contrato continuado com dedicação exclusiva de mão-de-obra irá permitir a preservação do patrimônio público, bem como busca reduzir os gastos com reformas e manutenções corretivas através do estabelecimento de rotinas preventivas de manutenção.

De modo a atender à legislação trabalhista e facilitar a prestação do serviço no local, a Universidade está finalizando a reforma de alguns espaços a serem utilizados pelos colaboradores terceirizados de manutenção predial, como escritório administrativo, refeitório, vestiários, almoxarifado e oficinas de refrigeração e marcenaria.

Não serão necessárias outras providências para adequar o ambiente da Universidade à contratação.

Com base no estudo realizado declaramos que a contratação é plenamente viável não havendo necessidade de classificar em grau de sigilo com base da Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à Informação)

A fiscalização técnica e administrativa do contrato será designada posteriormente pela Pró-Reitoria de Administração.

Documento assinado eletronicamente por Tiago Pitrez Falcão, Coordenador do Departamento de Compras e Contratos, em 19/05/2020, às 14:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Adriana Luize Szimanski, Administrador, em 20/05/2020, às 15:32, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Elaine Maria Molina Fernandes dos Reis, Técnico em Contabilidade, em 22/05/2020, às 14:31, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Cristiane Bolina da Cunha, Coordenadora de Engenharia, em 26/05/2020, às 13:57, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Carlos Henrique Velho Vivian, Engenheiro-Area, em 26/05/2020, às 15:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva Bellaver, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 26/05/2020, às 15:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Márcio Roberto Machado Danni, Assistente em Administração, em 26/05/2020, às 16:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Evandro de Assunção dos Santos, Assistente em Administração, em 26/05/2020, às 16:06, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Eugênio Stein, Prefeito do Campus, em 26/05/2020, às 16:14, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Murilo Rafael Pinho dos Santos, Assistente em Administração, em 26/05/2020, às 17:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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MATERIAIS MOA			DEMANDA MOA
	2018	2019		2018	2019
JAN	R$ 6.402,28	R$ 73.631,71	JAN	R$ -	R$ 28.773,59
FEV	R$ 70.100,11	R$ 22.502,85	FEV	R$ 25.239,94	R$ 26.115,28
MAR	R$ 18.926,76	R$ 21.420,00	MAR	R$ 9.215,20	R$ 31.933,06
ABR	R$ 24.245,87	R$ 24.321,24	ABR	R$ 17.633,23	R$ 20.427,62
MAI	R$ 31.414,39	R$ 13.516,83	MAI	R$ 7.853,05	R$ 6.508,92
JUN	R$ 29.564,93	R$ 24.612,90	JUN	R$ 9.301,20	R$ 15.935,46
JUL	R$ 37.981,79	R$ 25.257,36	JUL	R$ 29.284,98	R$ 29.793,68
AGO	R$ 46.931,41	R$ 12.024,81	AGO	R$ 22.117,67	R$ 13.157,19
SET	R$ 25.431,62	R$ 16.812,80	SET	R$ 20.970,36	R$ 4.148,21
OUT	R$ 86.528,65	R$ 31.503,37	OUT	R$ 32.428,59	R$ 29.723,08
NOV	R$ 15.306,71	R$ 6.168,23	NOV	R$ 16.435,36	R$ 7.944,06
DEZ	R$ 104.392,25	R$ 37.226,74	DEZ	R$ 45.639,12	R$ 15.043,47
	R$ 497.226,77	R$ 308.998,84		R$ 236.118,69	R$ 229.503,62
	25,41%	15,79%		12,06%	11,73%