SEI/UFCSPA - 1250419 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Objeto do contrato: contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de manutenção predial, preventiva e corretiva, com dedicação exclusiva de mão de obra e sob demanda, além do fornecimento de peças, equipamentos, ferramentas, instrumentos de medição, máquinas e veículo automotor necessários e adequados à execução dos serviços.

Camila Bittencourt da Silva Bellaver (Prefeitura do Campus): coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativa;

Carlos Henrique Velho Vivian (Coordenação de Engenharia): engenheiro eletricista e fiscal técnico;

Cristiane Bolina da Cunha (Coordenação de Engenharia): engenheira civil, coordenadora da Coordenação de Engenharia e fiscal técnica;

Evandro de Assunção dos Santos (Prefeitura do Campus): substituto da coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativo.

Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção predial preventiva e corretiva em todos os Campi da UFCSPA (Central, Arquivo, Santa Teresa, Prédio Conceição, Prédio Sete de Setembro e instalações da Santa Casa onde ocorram atividades da universidade).

No Sistema de Pedidos Internos da universidade, há um suporte específico para este tipo de solicitação denominado PREFEITURA - MANUTENÇÃO PREDIAL (http://pi.ufcspa.edu.br). Portanto, diariamente, a fiscalização administrativa recebe os chamados da comunidade interna (e, em alguns casos, os gera), avalia a gravidade/criticidade/urgência da demanda, classifica o caráter e o prazo para o atendimento da solicitação e encaminha à contratada para primeira verificação. A fiscalização técnica supervisiona todos os chamados e intervém com o detalhamento de especificações técnicas para a execução correta do serviço (se for o caso), encaminha soluções especializadas para serem atendidas por serviço demandado e ainda, quando necessário, analisa a viabilidade de algumas demandas. Neste processo, conforme demonstra o fluxograma presente na base de conhecimento do PI, a fiscalização acompanha cada etapa da execução até a finalização do atendimento, incluindo a aprovação de orçamentos, agendamentos com o requerente e empresas externas, inserção de custos e notas fiscais e vistoria final do serviço.

Com a implementação do Sistema de Pedidos Internos, a fiscalização criou uma planilha de controle para o gerenciamento dos chamados. Este documento está compartilhado com a equipe técnica responsável pela execução dos serviços da contratada (encarregados e engenheiros, apenas para acompanhamento) e é atualizado diariamente com as informações de etapa da execução, data de encaminhamento, caráter (prazo), local, descrição da solicitação, tipo de serviço, custos do chamado (com aquisição de material, estoque mínimo, contratação de serviço demandado e realização de adequações ou melhorias), data de conclusão, atraso (a ser pontuado no IMR mensal - Instrumento de Medição de Resultado) e competência mensal para pagamento. Este banco de dados gera, posteriormente, um painel inteligente para avaliação da fiscalização e acompanhamento mensal por toda a comunidade interna. Mais detalhes a respeito deste assunto estarão contemplados no item d) II deste relatório.

Ademais, para monitoramento diário de ocorrências, atendimentos emergenciais e outros esclarecimentos pertinentes, a fiscalização mantém dois grupos de WhatsApp: um com o preposto, os engenheiros e encarregados da contratada; e outro, especificamente para deliberar, entre os fiscais, questões relacionadas ao escopo de trabalho, prazos, orçamentos e aprovação final dos serviços. Durante a pandemia de COVID-19 e o estabelecimento do trabalho presencial reduzido e por escala, esta ferramenta se tornou imprescindível para a comunicação de todo o grupo e supervisão dos trabalhos.

I - De acordo com a escala presencial de cada servidor, definida no plano de retorno das atividades institucionais (ou conforme a necessidade), cada fiscal supervisiona, no seu plantão, algumas demandas pontuais que requerem acompanhamento ou diretrizes técnicas para execução do serviço. Por exemplo, durante o período de chuvas, semanalmente, são realizadas vistorias em todos os pavimentos das edificações por representantes da contratada juntamente com um (ou mais) membro(s) da fiscalização. Após cada ocorrência, o plano para o atendimento de manutenção é revisado e ajustado segundo a gravidade da situação. Além disso, mudanças climáticas (previstas ou repentinas) demandam esforço redobrado na discussão das soluções mais rápidas e eficientes, a fim de que as atividades fins sejam mantidas nos ambientes críticos da UFCSPA como Anatomia, Biotério, Central de Processamento de Dados do Núcleo de Tecnologia da Informação, Sala de Biofreezers, dentre outros. Por fim, alguns serviços de engenharia elétrica e civil são vistoriados in loco para a aprovação final dos serviço, conforme com as especificidades técnicas acordadas.

I - A fiscalização técnica e administrativa se reúne (via Google Meet), quinzenalmente, a fim de alinhar as demandas prioritárias de manutenção predial de acordo com o interesse institucional, discutir as mais céleres e eficientes soluções para os problemas constatados e programar o acompanhamento contínuo da execução do contrato. Neste momento, também é avaliada a prestação mensal do serviço e, se for necessário algum apontamento à empresa, já são feitas as considerações no IMR. Destas reuniões periódicas, ainda surgem as pautas para discussão periódica com a contratada sobre dificuldades de planejamento e/ou execução de alguns serviços.

I - No processo mensal de fiscalização do contrato toda a documentação trabalhista e previdenciária dos funcionários é avaliada, conforme consta no checklist do relatório circunstanciado inserido no SEI ao final de cada mês da prestação dos serviços. Da mesma forma, são contabilizadas as faltas, eventuais horas extras (autorizadas apenas para atendimento de serviços emergenciais à noite, feriados ou finais de semana), total de chamados atendidos no período e o custo com aquisição de materiais, contratação de serviços demandados e utilização do orçamento separado para adequações ou melhorias. Neste momento, também são analisados os relatórios de manutenções preventivas elétricas, civis e de climatização entregues pelos engenheiros responsáveis da empresa.

II - Conforme citado no item a) II, o painel inteligente de dados é formulado no Microsoft Power BI em parceria com a Pró-Reitoria de Administração e atualizado todo último dia útil de cada mês. Este levantamento mensal está compartilhado no site da UFCSPA para acompanhamento de toda a comunidade acadêmica e pode ser visualizado em "Início" > "Sobre a UFCSPA" > "Transparência e prestação de contas" > "Gestão patrimonial e de infraestrutura" > "Contrato de manutenção predial" (https://www.ufcspa.edu.br/sobre-a-ufcspa/transparencia-e-prestacoes-de-contas/gestao-patrimonial-e-de-infraestrutura/contrato-de-manutencao-predial).

No período de 03/11/2020 a 01/09/2021, foram geradas 634 ordens de serviço para a manutenção predial. Destas, 88% já estão concluídas; 6% estão em andamento; 1% recém solucionadas, aguardando aprovação do requerente; e 5% foram canceladas. A segunda página do painel demonstra, inicialmente, o levantamento geral de quantidade de chamados, o status do chamado (conforme os modelos predefinidos no Sistema de Pedidos Internos) e a classificação de caráter que avalia a gravidade, criticidade e urgência da demanda para determinação do prazo de atendimento. Mais de 70% do total de serviços estão classificados como normais e programados, ou seja, solicitações com prazo de 15 a 90 dias. Geralmente, enquadram-se nestas classificações as solicitações que podem ser planejadas e executadas conforme a ordem de chegada como serviços de marcenaria, construção civil, pintura, serviços demandados especializados, elaboração de projetos e/ou relatórios técnicos e adequações e/ou melhorias (instalações ou readequações elétricas, lógicas, telefônicas causadas por mudanças de layout e/ou salas, por exemplo).

É possível verificar, ainda na mesma aba, a quantidade de ordens de serviço por localidade, o status e o caráter das solicitações. Para visualizar estes dados específicos por prédios ou Campus, basta clicar em um dos botões superiores da tela. No Campus Central, a edificação com maior número de intervenções de manutenção predial é o prédio 1, representando 44% do total de chamados, e nos outros Campi é o prédio Sete de Setembro. Portanto, este local foi selecionado como exemplo, no gráfico a seguir, e apresenta quase metade dos atendimentos em caráter emergencial, comumente relacionados à problemas elétricos (falta de energia, curtos-circuitos, etc.) e hidrossanitários (vazamentos no reservatório, alagamentos em razão das chuvas, problemas nas bombas pluviais e de recalque, dentre outros).

Na terceira página, é apresentada a situação atual das ordens de serviço no mês de agosto de 2021, de acordo com o fluxograma detalhado anteriormente no item a) I. Considerando apenas os chamados em andamento, é possível observar que a etapa de execução que concentra mais ordens de serviço é "Orçamento aprovado, aguarda execução". Neste status, a contratada aguarda a entrega de material adquirido para o atendimento ou o comparecimento de outra empresa demandada para o trabalho, processo naturalmente mais lento que os demais, já que depende de variáveis externas.

No menu superior da mesma aba, é possível visualizar a situação atual e o caráter de atendimento dos chamados por tipo de serviço. Ou seja, a fiscalização consegue identificar quais serviços estão em andamento naquele mês e qual é a equipe técnica (civil, elétrica ou climatização) que precisa de mais suporte para a conclusão do trabalho. No gráfico abaixo, segue o exemplo das etapas de execução dos serviços demandados, que são os mais complexos por envolverem intervenções especializadas e acompanhamentos técnico interno e externo. Neste tipo de serviço, 75% dos chamados são programados, com prazo mínimo de 30 dias para conclusão.

Ao longo de 2021, a quantidade de ordens de serviço por mês se manteve estável, com poucas variações, uma vez que a universidade permaneceu com atividades de pesquisa e algumas administrativas em regime presencial reduzido e escalonado. Porém, se constata um leve aumento da demanda em julho e agosto, com o retorno gradativo de atividades práticas de graduação nos laboratórios. A fiscalização também providenciou a abertura de ordens de serviço para revisão e/ou regularização dos locais que ficaram fechados em todo o período da pandemia, mas que, em breve, serão disponibilizados para uso (verificação das condições elétricas, lógicas, hidrossanitárias e de climatização).

Conforme demonstram os gráficos a seguir, os serviços de climatização e exaustão foram mais requisitados nos meses em que houve registro de temperaturas extremas neste ano (verão e inverno: janeiro, fevereiro, março e julho). Já os atendimentos hidrossanitários aumentaram nos meses de julho e agosto, por consequência do aumento da circulação de pessoas na universidade e da utilização dos banheiros.

Em relação ao tipo de serviço de manutenção predial mais executado, instalações civis e estruturais corresponderam a 29% do total de chamados. Ou seja, atendimentos de alvenaria, gesso, marcenaria, serviços gerais e tudo o que se refere às estruturas prediais (lajes, pilares, vigas e fundações). Porém, na análise por local, se percebe que cada Campus/prédio possui uma peculiaridade e, consequentemente, diferentes tipos predominantes de serviço: prédio Sete de Setembro - instalações elétricas; Campus Santa Teresa - instalações hidrossanitárias; Arquivo, Conceição, prédios 1 e 2 do Campus Central - instalações civis e estruturais; e prédio 3 do Campus Central - Climatização e exaustão.

Ao selecionar o local em um dos botões superiores, é possível visualizar também a quantidade de ordens de serviço, o status correspondente e o caráter das solicitações. Nos quadros a seguir, é apresentado o comparativo de atendimento entre o prédio 1 e o prédio 3 do Campus Central.

Na sexta página do painel, as mesmas informações de quantidade de chamados por tipo de serviço e local são notadas com o complemento da porcentagem de demandas que utilizam material ou não. Geralmente, as ordens de serviço são atendidas no momento da primeira verificação e não requerem utilização de estoque mínimo ou aquisição, representando 68% do total de chamados. Ou seja, a maioria das solicitações seguem um fluxo mais simples de atendimento e, por consequência, mais rápido. Enquadram-se, nesta estatística, as ordens de serviço que compreendem ajustes, consertos, montagem e desmontagem de móveis, simples instalações de materiais em paredes/superfícies ou ainda, serviços que utilizem material do estoque reaproveitável.

Nesta análise, o único Campus que apresenta um resultado diferente dos demais é o Santa Teresa, com apenas cinco chamados durante este período, dos quais, três passaram por todo o processo de orçamentação e compra de materiais (60% das ordens de serviço neste local).

As informações anteriores foram complementadas no próximo quadro do painel (página sete), considerando os custos com contratação de mão de obra demandada e com serviços de adequações e melhorias, que possuem orçamentos separados no contrato: 20% da mão de obra residente no primeiro item e o limite da dispensa de licitação para o segundo item (R$ 33.000,00).

Serviços demandados referem-se a especializações não contempladas no quadro de funcionários residentes na universidade, dentre as quais podemos ressaltar: trabalho em altura, serralheria, funilaria, limpeza de fachadas, impermeabilização de lajes/calhas/telhados, projetos e/ou relatórios técnicos específicos, manutenção de geradores etc. Já os serviços enquadrados como adequações e/ou melhorias são aqueles que envolvem instalações ou readequações elétricas/lógicas/telefônicas causadas por mudanças de layout e/ou salas, criação de novos espaços ou estruturas e demais solicitações que não envolvam a manutenção predial preventiva e corretiva. O prédio 1 do Campus Central é o que apresenta maior número de intervenções, e consequentemente, custos destes tipos.

Na oitava página, o enfoque da análise é a utilização de material do estoque mínimo por tipo de serviço e local. É possível destacar os materiais de elétrica como os mais requisitados nas intervenções (fiação, tomadas, plugues, lâmpadas etc).

O local com maior custo de material de estoque mínimo foi o prédio 3 do Campus Central, provavelmente por seu funcionamento contínuo durante todo o período analisado, pelas manutenções constantes na sala dos Biofreezers e gerador, pelas melhorias realizadas na climatização do Biotério e em alguns laboratórios (como o 813, que precisou ser readaptado para utilização).

Por fim, na última aba do painel, constam os gastos com mão de obra residente por posto ativo do contrato, a fim de endossar a transparência e prestação de contas à comunidade. Geralmente, esse tipo de informação é requisitada com frequência para o Plano de Dados Abertos da instituição.

O painel de dados é interativo e de fácil manuseio para facilitar o acesso às mais diversas informações detalhadas contando apenas com a seleção das caixas (botões) correspondentes. Esta tem sido uma importante ferramenta no processo de fiscalização para monitoramento das atividades.

I - Conforme a necessidade, geralmente a cada 40 ou 60 dias, a fiscalização convoca uma reunião online (via Google Meet) com os representantes da contratada e a equipe técnica responsável para alinhamentos pertinentes na execução dos serviços, no atendimento dos chamados pelo PI (atualização das informações de cada etapa) e em projetos de adequações ou pedidos de relatórios técnicos por empresas demandadas que estejam atrasados ou com dificuldades de programação. Nestas reuniões, são definidos os encaminhamentos e os prazos para atendimento das solicitações com registro em ata, anexada ao processo de contratação/fiscalização no SEI, para controle.

A manutenção predial atuou, ininterruptamente, através de rotinas preventivas para a conservação das estruturas prediais da universidade, como também, em ações corretivas que garantiram o prosseguimento das atividades administrativas, de pesquisa e de ensino nestes últimos doze meses. Portanto, a fiscalização confirma que os termos contratuais foram atendidos de forma satisfatória pela contratada e solicita a prorrogação da vigência do contrato para a continuidade da prestação dos serviços.

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva Bellaver, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 27/09/2021, às 11:32, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1250419 e o código CRC 66309D3A.