Pró-Reitoria de Administração

Prefeitura do Campus

Reunião sem periodicidade definida

1. Camila inicia a reunião informando que o objetivo é conversar sobre os prazos, ouvir as dificuldades da empresa e buscar soluções. Informa que o Evandro irá fazer a ata desta reunião, a qual será assinada pela equipe de fiscalização e pelo preposto José Ney, sendo então disponibilizada a todos por e-mail.

2. Camila ressalta a necessidade de conversar sobre os prazos e informa que, a respeito das prorrogações, ocorrem muitas num mesmo chamado em várias situações. Destaca que a prorrogação deve ser feita de forma excepcional, porém está se tornando rotina de trabalho da contratada realizar prorrogações em diversos chamados. Camila explica que a prorrogação de prazo deve ser solicitada considerando todo o processamento do chamado (orçamentação, aprovação, chegada de material, execução e entrega do serviço finalizado) e não ser realizada uma vez a cada etapa do chamado como se está fazendo atualmente.

3. Camila informa que a UFCSPA está planejando o retorno gradual das atividades práticas, o que irá aumentar gradativamente as demandas da Prefeitura do Campus e, consequentemente, de manutenção predial na Universidade. É necessário que a equipe esteja preparada para essa retomada. Destaca a importância do prazo nesse quesito e exemplifica com a demanda do chamado 2019079850, que estava previsto para finalizar em julho, inclusive com ofício informando outros setores sobre isso. Ocorre que houve prorrogações de prazo, que postergou a execução para até este mês. Camila explica que, caso qualquer pessoa tenha se programado para fazer alguma mudança, acessar com o veículo ou fazer qualquer atividade que precisasse circular por ali, estaria impossibilitada em razão da demora na entrega deste serviço, o que pode gerar transtorno para a Prefeitura do Campus, para a equipe de fiscalização do contrato e, consequentemente, para a empresa contratada.

4. Cristiane destaca que os atrasos em seus chamados são comuns e dificilmente conseguem atender com a celeridade necessária. Já houve um período de adaptação do contrato. Levar 05 meses para executar um serviço simples não é o ideal. Se nesse período, com menos chamados, a empresa não consegue se organizar para entregar o serviço dentro do prazo, então quando as atividades da universidade retornarem, vai ficar cada vez mais complicado. Destaca que não há movimentação em alguns chamados até o final do prazo, sendo solicitado prorrogação de prazo depois com justificativas de “dificuldade de orçamentação” ou “em cotação” e, por fim, ressalta os problemas ocorridos no biotério, que prejudicaram o relacionamento com o setor.

5. Carlos percebe maior dificuldade nos chamados relacionados ao prédio 3. Alguns chamados interferem em outros contratos (contratos de obras). Reforça as cobranças que a equipe de fiscalização sofre de outros departamentos e que a contratada precisa observar que alguns chamados devem ser executados para facilitar os trabalhos de outros contratos.

6. Camila ressalta que os chamados abertos pela Cristiane e pelo Carlos são demandas estratégicas e precisam ser executados com a maior celeridade possível. A implementação do I10 será postergado em razão dessa dificuldade. Camila ressalta ainda a evolução do contrato, a apresentação de fichas de preventivas e relatórios, mas que ainda há problemas que precisam ser sanados para que o contrato seja executado satisfatoriamente. Salienta que a regra deve ser atender os prazos iniciais e que a prorrogação de prazo deve ser a exceção.

7. Jose Ney questiona se é possível a ativação dos postos noturnos no retorno das atividades e afirma que é necessário que as atividades sejam feitas com muito cuidado e atenção, por isso algumas demandas demoram um pouco mais. Informa que, a respeito do I10, não sabe ainda como será a operação do sistema.

8. Cristiane ressalta que a ideia de um sistema de manutenção predial é manter um banco de dados sobre esses serviços. Carlos destaca algumas demandas que podem ir para o I10.

9. Camila informa que a equipe de fiscalização não vai dar prioridade para o I10 no momento, primeiro serão os chamados estratégicos, ajustar as prorrogações de prazos e demais procedimentos que estão dando problema.

10. Diolinei questiona se a fiscalização não recebeu as ARTs, Camila responde que não. José Ney disse que vai solicitar à empresa o envio destes documentos. Diolinei informa que também vai solicitar e diz que vai designar exclusivamente o colaborador Roque para fazer as preventivas. Diolinei diz ainda que está buscando a contratação de uma equipe nova de elétrica e que inclusive solicita indicações.

11. Camila destaca que o almoxarife e um dos encarregados podem realizar as tarefas administrativas internas da empresa e melhorar os procedimentos e o planejamento dos serviços. Destaca ainda que o termo de referência do contrato não permite a contratação de novos postos além dos já contratados.

12. A respeito da equipe noturna, Camila reconhece que algumas áreas, como a refrigeração, tem muitas demandas, mas por questões jurídicas não será possível ativar os postos noturnos no momento. O retorno gradual das atividades práticas não terá um impacto tão grande para motivar a ativação dos postos noturnos. A menos que as atividades práticas sejam realizadas à noite, não se justifica essas ativações. Os postos noturnos serão implantados somente quando houver necessidade.

13. Cristiane destaca que alguns chamados de janelas maxim-ar ainda não estão solucionados, sendo uma demanda importante para o retorno das aulas práticas, pois envolve questões de segurança relacionados à COVID-19. Marcelo Carneiro informa que, sobre essa questão, já foram instaladas as hastes do primeiro lote, algo em torno de 55 janelas indicadas já foram concluídas. Ainda essa semana serão entregues as ultimas 40. Cristiane então fala sobre os chamados das grelhas. Marcelo Carneiro fala que estão em confecção, mas que vai confirmar com o fornecedor. Cristiane pede que esses chamados sejam tratados com prioridade.

14. Camila informa que a reunião com o biotério será na sexta e que estará em férias no período de 16 a 30 de agosto. Informa ainda que Evandro ficará em seu lugar.

15. Para finalizar, a respeito das prorrogações de prazo, Camila informa que a contratada deve revisar todos os chamados considerando todo o prazo necessário para planejamento, orçamentação e execução do chamado, e solicitar prorrogações, se necessário, considerando todos esses procedimentos até a conclusão. Em regra, somente uma prorrogação de prazo será concedida (salvo eventual problema, como o do biotério). Vencendo o prazo, será pontuado no IMR como atraso.

16. Por fim, comentários gerais sobre os chamados antigos são realizados, indicando que a contratada deve revisar todos os chamados e indicar as possíveis prorrogações até sexta-feira considerando a execução de todo o serviço no pedido de prorrogação. Em relação à fachada do prédio 3, foi dado um prazo de 60 dias para o chamado. Nesse período, o ideal era ter apresentado orçamento e, posteriormente, solicitar prorrogação considerando o prazo dado pela empresa quarteirizada. Ocorre que o prazo de 60 dias encerrou sem qualquer andamento no chamado e a empresa solicitou uma prorrogação de prazo de apenas 30 dias. Cristiane informa que não será dada nova prorrogação neste caso e, caso a empresa quarteirizada não entregue o serviço dentro deste prazo, será contabilizado o atraso. 

17. Marcelo Carneiro fala que algumas empresas não respondem ao pedido de orçamento. Camila responde que em caso de não haver retorno dos fornecedores, basta anexar o e-mail sem resposta no PI depois de sete ou dez dias do envio, para justificar a falta de resposta e eventual prorrogação de prazo.

18. Artur Borba comenta sobre seus relatórios nos chamados, Cristiane elogia, mas ressalta a necessidade de ajustar os relatórios e padronizar, para que os três engenheiros entreguem os relatórios no mesmo modelo. Carlos reforça a necessidade de ajustar e padronizar, mas também pede que os relatórios sejam mais organizados e unificados (apenas um documento), destacando que houve problemas na fiscalização administrativa do contrato para reunir e organizar os relatórios da última medição.

19. Em relação às fichas de manutenções preventivas, a parte civil e mecânica estavam bem desorganizadas e rasuradas. Apenas as fichas de elétrica estavam dentro do padrão. Evandro ressalta que pode ser necessário alterar o padrão das fichas para atender ao método de trabalho dos engenheiros e melhorar a prestação de informações à fiscalização técnica. Cristiane e Carlos concordam.

20. Assim, ficam as seguintes providências a serem tomadas: fazer a revisão geral da planilha, ver todos os chamados pendentes, realizar redistribuições de tarefas, apresentar novos prazos considerando a conclusão dos serviços - prazo: sexta-feira, 13/08/2021.

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Documento assinado eletronicamente por Cristiane Bolina da Cunha, Coordenadora de Engenharia, em 12/08/2021, às 16:02, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Carlos Henrique Velho Vivian, Engenheiro-Area, em 12/08/2021, às 16:08, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva Bellaver, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 12/08/2021, às 16:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Evandro de Assunção dos Santos, Fiscal de contrato, em 12/08/2021, às 17:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por José Ney Dias Bacchieri, Usuário Externo, em 13/08/2021, às 07:52, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1234546 e o código CRC AA740066.

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