Pró-Reitoria de Administração

Prefeitura do Campus

Reunião sem periodicidade definida

1. Camila inicia a reunião dizendo que a mesma surgiu da necessidade de ajustar alguns pontos da contratação, principalmente em relação aos relatórios mensais que precisarão ser entregues nas próximas medições. Devido aos ajustes necessários para adaptar o contrato à UFCSPA, como a adaptação ao sistema de pedidos internos, novo IMR, novos procedimentos, esses relatórios não foram exigidos até então.

2. Camila mostra a planilha de chamados aos engenheiros. Evandro destaca que essa planilha pode ser baixada e filtrada para encontrar os chamados que estão processando, a fim de que a empresa consiga melhor se organizar. José Ney ressalta que o José Edson elaborou uma planilha de controle de chamados para a empresa que está trazendo bons resultados e serve de guia para os engenheiros. Camila destaca que é importante que a empresa crie meios de conseguir controlar e acompanhar a execução dos chamados.

3. Camila relembra situação sobre o auditório, em que o engenheiro eletricista considerou arrombar a porta para realizar os serviços de manutenção e explicou que nesses casos, é possível prorrogar o prazo do chamado e que o serviço requisitado não era urgente. Em outra situação, de retirada de lâmpadas da antiga administração do subsolo do prédio 1, foi orientada à equipe, inclusive com acompanhamento no chamado, de que o departamento de Patrimônio era para ser ignorado, que a retirada das lâmpadas era para ser realizada em outro momento. Porém, a Phenix procurou o responsável pelo departamento de Patrimônio para retirada das lâmpadas, ignorou a orientação de não retirá-las no momento. Diolinei explica que em relação à situação do auditório, foi uma sugestão dele, pois à época ele não tinha noção das demandas da UFCSPA e apenas ofereceu opções, mas não que necessariamente iria fazer. A respeito do patrimônio, Diolinei diz que foi uma falha da equipe e que serão orientados para que não mais aconteça. Camila destaca que se a orientação é para aguardar, podem aguardar, o prazo será prorrogado sem problemas quando ocorre atraso por conta da UFCSPA. José Ney questiona a respeito dos acessos a laboratórios e salas mais restritas, Camila esclarece que ela e o Evandro podem ajudar nessas questões sempre que necessário. Como substituta do Prefeito do Campus, Camila pode autorizar a retirada de chaves e acesso a locais, e Evandro, na condição de fiscal do contrato de vigilância patrimonial da UFCSPA, também pode autorizar a concessão de chaves quando necessário.

4. Carlos pede paciência a respeito de acessos a locais específicos que requerem acompanhamento de pessoas responsáveis pelos locais, e que o prazo pode ser flexibilizado nessas questões também. Camila informa que o procedimento de empréstimo de chaves será alterado, basicamente o número de chaves emprestadas será limitado a cinco chaves por vez, a fim de evitar problemas e melhorar a organização.

5. A respeito dos chamados emergenciais, Camila relata que ultimamente tem havido algumas demandas emergenciais surgindo durante a noite e finais de semana, principalmente no biotério do prédio 3 e no prédio da rua sete de setembro, e propõe algumas sugestões para evitar esse tipo de situação. A vigilância da sete de setembro já alterou os horários de ronda para sondar demandas de manutenção e avisar qualquer problema durante o dia para correção dentro do horário de trabalho. Camila sugere que no final da tarde seja feita uma revisão no biotério e em outros locais estratégicos para evitar que um problema seja notificado somente durante a noite e tenha que despachar funcionários durante a noite ou nos finais de semana para resolve-los, gerando horas-extras e trabalho noturno. A engenheira Cristiane elogia tais sugestões e destaca a importância de fazer uma revisão geral nas dependências durante o final de tarde e em períodos de ócio para evitar ocorrências emergenciais durante a noite e finais de semana.

6. Cristiane destaca ainda a importância de documentar as soluções encontradas pela empresa, para que quando surjam problemas recorrentes, a mesma solução possa ser aplicada e agilizar o atendimento, mesmo quando a pessoa que solucionou da primeira vez não esteja presente.

7. Camila destaca que é necessário um feedback em dias de chuva e situações urgentes e fala que no dia de ontem ela não recebeu nenhum feedback de sua solicitação pelo grupo do whatsapp, tendo que novamente perguntar no grupo para receber algum retorno. E novamente ressalta a importância da revisão geral para evitar problemas de emergência em horário noturno e finais de semana.

8. Camila apresenta o Instrumento de Medição de Resultados (IMR) e destaca alguns aspectos que pontuam e geram descontos na fatura mensal. Em relação aos prazos, informa que um percentual mínimo de atrasos em chamados gera pontuação no IMR e consequentemente podem gerar os descontos da fatura mensal, como pode ser observado no Fator 2 do IMR. Em relação ao Fator 1 do IMR, que aborda questões da qualidade do serviço prestado, Camila destaca que a falta de uso de máscaras e faceshield durante a execução dos serviços pode ser avaliada nesse tópico. As capacitações necessárias para alguns cargos (principalmente os auxiliares de mecânico de refrigeração, que necessitam de treinamento durante o horário de trabalho) também são avaliadas no IMR. José Ney informa que as capacitações dos auxiliares de mecânicos de refrigeração foram realizadas por ele e que os colaboradores estão sendo acompanhados. Camila ressalta a necessidade de descarte devido dos resíduos, que também é um dos tópicos avaliados na qualidade da prestação do serviço no IMR.

9. Carlos destaca a necessidade de colocarem fotos nos chamados para facilitar a aprovação da fiscalização técnica sem a necessidade de se deslocar ao local. José Ney informa que já havia pedido um celular institucional para a empresa, mas que irá reforçar a necessidade para agilizar. Cristiane informa que é necessário também detalhar melhor a solução do serviço, para melhorar a clareza e o retorno da fiscalização, o que facilita a solução dos chamados.

10. Algumas sugestões de melhorias no PI são elaboradas pelo Carlos e pela Cristiane, tais como incluir a informação de que, se possível, o solicitante apresente fotos do problema e sugira uma data para possível atendimento do serviço.

11. A seguir, Camila passa a palavra aos engenheiros para tratar sobre o assunto PMOC. Cristiane começa introduzindo o PMOC e informa que estão abertos a sugestões de melhorias no documento antes da implementação. Cristiane abre possibilidade para feedback. José Ney informa que já está estudando a implementação. Diolinei já iniciou sua parte no prédio 3 e informa que já fez algumas modificações na planilha. Cristiane destaca que é necessário dar retorno sobre as modificações que forem sendo feitas na planilha, pelo e-mail da fiscalização, para que sejam replicadas no modelo. Carlos informa que as demandas observadas e descritas no relatório serão avaliadas e, havendo necessidade, serão abertos chamados posteriormente quando do envio do relatório na documentação mensal, para correção. Ressalta ainda que demandas urgentes devem ser notificadas com brevidade para abertura de chamado para atendimento o quanto antes.

12. Cristiane informa que essas demandas urgentes constatadas podem ser registradas no relatório mensal também, incluindo a informação de abertura de chamado e eventual solução encontrada. A respeito do relatório, a fiscalização explica que deverá ser entregue mensalmente, contendo uma síntese do cronograma de manutenção realizado naquele período, indicando o tipo de manutenção realizado em cada área. Além disso, este relatório deve conter todas as anomalias e problemas identificados, de modo a propiciar a avaliação e abertura de chamados corretivos pela fiscalização. Quanto as fichas de manutenção, enquanto não houver a implantação do sistema I10, deverão ser mensalmente digitalizadas e inseridas em pasta compartilhada no Google Drive. Assim, a fiscalização poderá arquivar o histórico de serviços preventivos executados nas instalações e comprovar a sua realização, se requerida em futuras auditorias.  

13. Camila ressalta que é necessário o envio dessas demandas urgentes por e-mail, para deixar formalizado, porque pelo whatsapp a informação pode se perder.

14. Posteriormente, o PMOC será adaptado ao sistema I10 para automatizar relatórios e facilitar o acompanhamento em tempo real pela fiscalização. Camila estipula prazo para até agosto, para a inclusão do PMOC no sistema I10, vinculado à atualização completa da lista de equipamentos de ar condicionado e demais necessários, concomitantemente à realização das preventivas dos meses de junho e julho. 

15. Camila questiona sobre o Autocad. José Ney diz que já estão disponíveis, mas é necessário um treinamento no sistema para aprender a operar, visto que é um CAD diferente e que os engenheiros ainda estão se ambientando.

16. Por fim, Camila agradece a presença de todos e finaliza a reunião.

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Documento assinado eletronicamente por Cristiane Bolina da Cunha, Coordenadora de Engenharia, em 15/06/2021, às 15:11, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Carlos Henrique Velho Vivian, Engenheiro-Area, em 15/06/2021, às 15:20, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Evandro de Assunção dos Santos, Fiscal de contrato, em 17/06/2021, às 11:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva Bellaver, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 17/06/2021, às 11:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por José Ney Dias Bacchieri, Usuário Externo, em 17/06/2021, às 15:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1188779 e o código CRC 2F014039.

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