Pró-Reitoria de Administração

Prefeitura do Campus

Reunião sem periodicidade definida

Evandro inicia a reunião com uma apresentação de slides expondo quais documentos devem ser apresentados mensalmente à fiscalização administrativa. Em seguida, expõe os documentos rescisórios que devem ser apresentados a cada demissão de colaborador. Como forma de facilitar o fluxo de envio de documentações, Evandro sugere dividi-las em 8 pastas de trabalho: 01 – Certidões; 02 – Comprovantes de quitações INSS e FGTS; 03 – Folha de pagamento e contracheques; 04 – Cartões pontos; 05 – Comprovantes de pagamentos VA, VT e salário; 06 – Comprovantes de cursos; 07 – Documentos rescisórios ou admissionais e; 08 – Relatórios de manutenção. Após dividir em 8 pastas de trabalho, com todos os documentos em suas respectivas pastas, zipar tudo num único arquivo e enviar pelo google drive ou recurso semelhante. Dessa forma, toda a documentação mensal poderá ser enviada num único arquivo, de forma organizada, permitindo à fiscalização uma análise mais ágil.

A seguir, Evandro expõe uma descrição de cada um dos 8 grupos de documentos que devem ser enviados. A começar pelas certidões, as quais devem ser enviadas as seguintes: Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND); certidões que comprovem a regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado; Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) e; Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

Para a comprovação de quitação de INSS e FGTS, Evandro sugeriu a apresentação das seguintes documentações: Guia da Previdência Social (GPS) – Prazo de pagamento até o dia 20 do mês subsequente, podendo ser apresentado o comprovante de pagamento do mês anterior, se a documentação for encaminhada antes do dia 20; Guia de Recolhimento do FGTS – Prazo de pagamento até o dia 07 do mês subsequente, devendo apresentar o comprovante mais atualizado; Relação dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP e; Protocolo de envio de arquivos – Conectividade Social.

Em relação à folha de pagamento e contracheques, Evandro apenas pediu que os contracheques viessem assinados e digitalizados em ordem alfabética, para facilitar a análise administrativa. Solicitou ainda que fosse entregue uma relação de colaboradores que laboram no contrato, sempre que houver alteração, contendo nome completo, RG, CPF, cargo e data de início no contrato. Por fim, sugeriu que todo e qualquer ressarcimento realizado em folha fosse registrado no contracheque do mês seguinte, de forma a facilitar a visualização do atendimento à proposta da empresa e às obrigações trabalhistas. Evandro e Camila reiteram que os percentuais de adicionais (insalubridade/periculosidade) não estão sendo pagos conforme a proposta, bem como o adicional de função encarregado para um dos técnicos de edificações não está sendo pago. Todos os ressarcimentos devem ser feitos, preferencialmente, no contracheque do próximo mês.

Quanto aos cartões pontos, Evandro sugere que sejam digitalizados em ordem alfabética, para agilizar os procedimentos de fiscalização e que todos devem estar assinados. Também não pode haver inconsistências, como registro de horas extras em rotina normal de trabalho. Em relação a este último problema, Evandro utiliza como exemplo o cartão ponto da Técnica em Segurança do Trabalho referente ao mês de novembro, a qual realiza as 4 horas de trabalho diárias exigidas, mas fica constando 2 horas extras 50% mesmo que não esteja fazendo mais que a carga horária contratada. Camila aponta que isso se deve ao campo "horário de trabalho", que fica do lado direito das informações gerais do colaborador. Este campo indica o horário de trabalho que o colaborador deve fazer, portando qualquer horário fora deste limite será considerado como hora extra ou atraso. Evandro e Camila solicitam que os representantes devem reavaliar o registro de horário de trabalho no sistema de ponto de todos os colaboradores. Por fim, Evandro informa que horas extras não autorizadas pela fiscalização não serão pagas pela UFCSPA, mas que não exclui a obrigação da contratada de pagar o colaborador. Porém, informa que sempre que houver horas extras requisitadas pela Administração, as mesmas serão pagas devidamente, na proporção hora/posto.

Dando seguimento à apresentação, Evandro menciona que os pagamentos de vale alimentação, vale transporte e salário devem ser comprovados da seguinte forma: Para os vales alimentação e transporte, relatórios com a lista de colaboradores contemplados e recibos de pagamentos assinados pelos colaboradores; para os salários, o comprovante de pagamento na conta-salário ou conta corrente do colaborador.

Os comprovantes de cursos, segundo Evandro, devem ser enviados sempre que houver a admissão de novo colaborador, comprovando a formação e experiência exigidas no subitem 13.5 do Termo de Referência. Evandro alerta que os comprovantes de cursos devem ser enviados junto aos documentos admissionais também, em até 05 dias úteis da admissão de novo colaborador, e sugere que uma cópia desses documentos também sejam encaminhadas na documentação mensal.

Sempre que houver rescisão contratual ou admissão de novo empregado, as comprovações devem ser encaminhadas. Evandro sugere como documentação admissional o envio, em até 05 dias úteis da admissão, de cópia do RG, CPF, CTPS com página da assinatura ou E-social e exame médico admissional. Como comprovação de pagamento das verbas rescisórias, Evandro solicita o envio da seguinte documentação: termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados; guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais; extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado e; exames médicos demissionais dos empregados dispensados. Evandro alerta ainda que, sempre que houver rescisão contratual, pagamento de 13° salário ou férias, a contratada poderá solicitar a liberação de saldo da conta vinculada, mediante a comprovação do pagamento dessas obrigações trabalhistas. Caso não haja nenhuma solicitação ao longo do contrato, o valor retido na conta vinculada será liberado integralmente ao final do mesmo, corrigido monetariamente, mediante a apresentação do cumprimento das obrigações trabalhistas de todos os colaboradores.

Para comprovar os serviços executados pela contratada, é necessário incluir ainda os relatórios de manutenção. Evandro fornece alguns exemplos de relatórios que podem ser anexados nesta pasta: Relação de chamados encerrados no PI no mês de referência; Relatório de manutenções corretivas contendo o resumo das ações executadas no mês de referência; Relatório de manutenções preventivas (ainda que o PMOC não tenha sido disponibilizado até a presente data, a Coordenação de Engenharia está abrindo chamados de manutenções preventivas, portanto se faz necessária a apresentação deste relatório); Laudos e relatórios técnicos emitidos no mês de referências e; Laudos e relatórios técnicos emitidos por empresas quarteirizadas.

De forma meramente ilustrativa, Evandro expõe à contratada como o não atendimento das demandas da fiscalização administrativa pode acarretar em infração contratual. Manter funcionário sem qualificação para executar os serviços contratados, por exemplo, é uma infração de grau 3, podendo gerar uma multa de 0,8% ao dia, por empregado, sobre o valor mensal do contrato. Deixar de registrar e controlar, diariamente, a assiduidade e a pontualidade dos colaboradores é uma infração de grau 1, podendo gerar uma multa de 0,2% ao dia, por empregado, sobre o valor mensal do contrato. Evandro utiliza estes dois exemplos para demonstrar a importância da comprovação da experiência e formação dos colaboradores, bem como da apresentação de todos os cartões pontos, sem inconsistências que comprometam a análise do fiscal.

Camila utiliza o tempo para abordar também os problemas em relação aos prazos para orçamentação. Como o processo de compra está centralizado em Rio Grande, acaba atrasando alguns chamados e compromete a execução dos serviços dentro dos prazos. Camila reitera que os chamados são categorizados como emergência, urgência e normal, aos quais podem ter os prazos de 24 horas, 7 dias e 15 dias, respectivamente, bem como os chamados programados, que podem variar entre 30 e 90 dias. Camila informa que mesmo que haja um comprometimento da empresa para atender chamados emergenciais, ainda assim os chamados urgentes e normais estão sendo negligenciados, de forma que estão ocorrendo muitos atrasos. Isso irá refletir negativamente quando a fiscalização utilizar o Instrumento de Medição de Resultados (IMR), podendo redimensionar o valor mensal contratado em até 5%.

O preposto José Ney informa alguns problemas de acesso ao sistema de pedidos internos, Camila se coloca à disposição para solucioná-los.

Por fim, foram solicitadas ainda as seguintes providências:

1. Ajuste do pagamento dos funcionários conforme a proposta apresentada, corrigindo os percentuais dos adicionais de insalubridade, periculosidade e de encarregado;

2. Em relação à substituição de faltas e férias dos colaboradores, como forma de flexibilizar e reduzir custos para a contratada, Evandro sugeriu a contratação de oficiais de manutenção intermitentes. A função "Oficial de Manutenção" pode substituir quase todas as funções do contrato, com exceção dos engenheiros, encarregados, mecânicos de refrigeração e técnicos eletricistas. Assim, um contrato de trabalho intermitente poderia cobrir grande parte do contingente de faltas e entregar o serviço contratado, evitando glosas por faltas e redimensionamento de valores pelo IMR;

3. Chegou ao conhecimento da fiscalização que os vales alimentação e transporte dos funcionários faltantes estavam sendo pagos de forma integral e sua diferença sendo descontada na remuneração mensal do funcionário. Evandro informa que desconhece se tal prática é legal, mas que está pesquisando a respeito. Ainda que seja legal, alerta que tal procedimento afeta a satisfação e a motivação dos colaboradores, o que acaba afetando também a qualidade na prestação dos serviços. Por isso, fica a sugestão de desconto de valores de vale diretamente no cartão do funcionário.

4. Em relação ao formulário de auto declaração de saúde do COE, Evandro informa que deve ser entregue mesmo em casos de suspeita de COVID-19, não apenas confirmação. 

5. Evandro solicita que os representantes Leticia de Lima Fagundes, Juliana Da Silva Santos, José Ney Dias Bacchieri e Rodrigo Fagundes Gonçalves (este último não requisitado na reunião, mas presente em outros momentos da contratação) devem realizar o cadastro de assinatura digital no SEI. O pedido se deve à importância de apor assinatura em atas de reunião, relatórios de fiscalização e acompanhamento de eventuais procedimentos no SEI. Para tanto, Evandro irá enviar e-mail com a solicitação de cadastro e o passo a passo para realiza-lo. Letícia, Juliana e José Ney concordam dizendo que realizarão o cadastro ainda na presente data. Camila e Evandro agradecem a presença de todos e finalizam a reunião reiterando a necessidade do cumprimento de todo o exposto.

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Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva Bellaver, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 24/01/2021, às 20:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Evandro de Assunção dos Santos, Coordenador da Divisão de Manutenção Substituto, em 26/01/2021, às 10:43, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por José Ney Dias Bacchieri, Usuário Externo, em 27/01/2021, às 13:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Juliana da Silva Santos, Usuário Externo, em 23/02/2021, às 21:19, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1122081 e o código CRC E3D36F78.

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