GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
1.FISCALIZAÇÃO
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CONTRATO Nº: 05/2020 |
UNIDADE: PREFEITURA E ENGENHARIA |
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CONTRATADA: PEDRO REGINALDO DE ALBERNAZ FARIA E FAGUNDES LTDA - ME |
CONTATO: phenix.solucoes@gmail.com |
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VALOR MENSAL CONTRATO: R$ 206.842,56 (para o total de 33 postos do contrato) |
SERVIÇOS PRESTADOS: MANUTENÇÃO PREDIAL |
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MÊS DE REFERÊNCIA: Julho/2024 |
PERÍODO DE REFERÊNCIA: 01/07/2024 a 31/07/2024 |
1.1 DOCUMENTOS ENVIADOS PELA CONTRATADA:
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Nº |
ITENS |
SIM |
NÃO |
NÃO SE APLICA |
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1 |
RELAÇÃO DOS TRABALHADORES CONSTANTES NO ARQUIVO SEFIP (RET) |
X |
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2 |
FOLHA DE PAGAMENTO |
X |
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3 |
CONTRACHEQUES |
X |
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4 |
FOLHAS PONTO |
X |
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5 |
VALE TRANSPORTE |
X |
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6 |
VALE ALIMENTAÇÃO |
X |
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7 |
GUIA DE RECOLHIMENTO DE FGTS (GRF) |
X |
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8 |
PROTOCOLO DO ENVIO DE ARQUIVOS – CONECTIVIDADE SOCIAL |
X |
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9 |
RECOLHIMENTO DAS CONTRIBUIÇÕES DO INSS (GPS) |
X |
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10 |
COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO À PREVIDÊNCIA |
X |
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11 |
CARTEIRA DE TRABALHO, CONTRATO A TÍTULO DE EXPERIÊNCIA, COMPROVANTES DE CAPACITAÇÃO MÍNIMA PARA EXERCER A FUNÇÃO (formação e treinamentos), EXAMES ADMISSIONAIS (ASO - Atestado de Saúde Ocupacional), COMPROVANTE DE ENTREGA DE UNIFORME E EPIS, IDENTIDADE E CPF (no caso de admissão de novos funcionários no período) |
X |
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12 |
TERMO DE RESCISÃO DOS CONTRATOS DE TRABALHO DEVIDAMENTE HOMOLOGADOS, EXTRATO DO FGTS E EXAME DEMISSIONAL (no caso de demissão de funcionários no período) |
X |
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13 |
AVISO E RECIBO DE FÉRIAS (para os funcionários que entraram em férias no período) |
X |
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1.2 INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS (IMR):
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INDICADORES |
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ÍNDICE DE MEDIÇÃO DE RESULTADO (IMR) - MANUTENÇÃO PREDIAL - UFCSPA |
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FINALIDADE |
Avaliar o serviço de manutenção predial preventiva e corretiva em todos os campi da UFCSPA, com fornecimento total de materiais e mão de obra. |
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META A CUMPRIR |
Cumprir o cronograma de manutenção predial preventiva, garantir o pronto atendimento das manutenções prediais corretivas e zelar pela qualidade do serviço prestado. |
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INSTRUMENTOS DE MEDIÇÃO |
Planilhas de controle sob a gerência da fiscalização, sistema de Pedidos Internos (PI UFCSPA) e software de manutenção predial. |
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FORMA DE ACOMPANHAMENTO |
A fiscalização do contrato acompanhará a execução do Plano de Manutenção e de cada ordem de serviço, amparada pelos instrumentos de medição descritos acima. |
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PERIODICIDADE |
Diário e por demanda. Durante toda a vigência do contrato. |
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MECANISMO DE CÁLCULO |
O número de ocorrências no mês refletirá o atingimento da meta e, no caso do não atingimento, a aplicação da glosa respectiva. |
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INÍCIO DE VIGÊNCIA |
Será formalizado na data de início de vigência do contrato. |
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FAIXA DE AJUSTE NO PAGAMENTO |
0 a 5 ocorrências = recebimento de 100% da fatura; |
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6 a 8 ocorrências = recebimento de 99% da fatura. |
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9 a 11 ocorrências = recebimento de 97% da fatura |
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12 a 14 ocorrências = recebimento de 95% da fatura |
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SANÇÃO |
Configurando-se algum dos cenários: 1- mais de 14 ocorrências no mês; 2- atraso injustificado em mais de 15% do total de serviços de manutenção preventiva do cronograma mensal; 3- atraso injustificado em mais de 15% das ordens de serviço de manutenção corretiva da medição mensal, a CONTRATADA estará sujeita às sanções contratuais cabíveis, sem prejuízo da glosa prevista nesse IMR. |
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FATORES DE AVALIAÇÃO (IMR) - MANUTENÇÃO PREDIAL - UFCSPA |
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DESCRIÇÃO |
OCORRÊNCIAS (N°) |
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ITEM |
FATOR 1 - QUALIDADE DO SERVIÇO PRESTADO |
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1 |
Desobedecer a quaisquer das normas internas da UFCSPA. |
0 |
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2 |
Permitir que funcionários trabalhem sem uniforme, com uniforme em má condição ou sem a devida identificação. |
0 |
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3 |
Substituir funcionários sem a anuência prévia da CONTRATANTE (ocorrências por funcionário). |
1 |
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4 |
Deixar de prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre aspectos essenciais da execução dos serviços. |
1 |
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5 |
Deixar de comunicar, por escrito, à fiscalização, imediatamente após o fato, qualquer anormalidade ocorrida nos serviços (ocorrências por fato). |
1 |
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6 |
Utilizar as dependências da UFCSPA para fins diversos do objeto do contrato. |
0 |
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7 |
Não dispor de profissionais qualificados para a realização dos serviços ou permitir que funcionários realizem serviços sem a capacitação/especialização necessária (ocorrências por funcionário). |
1 |
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8 |
Não cumprir determinações e notificações da fiscalização sem motivo justificado. |
0 |
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9 |
Recusar-se a executar serviço determinado pela fiscalização, incluindo correções e melhorias, sem motivo justificado ou determinação formal. |
0 |
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10 |
Permitir ou causar danos ao patrimônio da UFCSPA, ao de terceiros ou à integridade física de quem quer que seja dentro das dependências da universidade. |
0 |
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11 |
Descartar resíduos sem a segregação adequada ou em local inapropriado. |
0 |
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12 |
Descartar resíduos sem a anuência prévia da fiscalização e emissão do MTR. |
0 |
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13 |
Não apresentar solução de medida corretiva à fiscalização técnica, previamente a sua execução, sempre que houver alteração na configuração das instalações existentes. |
0 |
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14 |
Não apresentar planta "as built" de solução corretiva sempre que houver alteração na configuração das instalações existentes. |
0 |
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TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 1 → |
4 |
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ITEM |
FATOR 2 - PRAZO DE ATENDIMENTO DOS SERVIÇOS |
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1 |
Atraso injustificado em 3% a 5% dos serviços de manutenção preventiva previstos no cronograma mensal (máximo de uma ocorrência). |
0 |
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2 |
Atraso injustificado em 5,1% a 10% dos serviços de manutenção preventiva previstos no cronograma mensal (conta como duas ocorrências). |
0 |
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3 |
Atraso injustificado a partir de 10,1% dos serviços de manutenção preventiva previstos no cronograma mensal (conta como três ocorrências). |
0 |
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4 |
Atraso injustificado em 3% a 5% das ordens de serviço emergenciais, urgentes e normais presentes na medição mensal (máximo de uma ocorrência). |
0 |
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5 |
Atraso injustificado em 5,1% a 10% das ordens de serviço emergenciais, urgentes e normais presentes na medição mensal (conta como duas ocorrências). |
0 |
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6 |
Atraso injustificado a partir 10,1% das ordens de serviço emergenciais, urgentes e normais presentes na medição mensal (conta como três ocorrências). |
3 |
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7 |
Atraso injustificado em 3% a 5% das ordens de serviço programadas/demandadas presentes na medição mensal (máximo de uma ocorrência). |
0 |
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8 |
Atraso injustificado em 5,1% a 10% das ordens de serviço programadas/demandadas presentes na medição mensal (conta como duas ocorrências). |
0 |
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9 |
Atraso injustificado a partir de 10,1% das ordens de serviço programadas/demandadas presentes na medição mensal (conta como três ocorrências). |
3 |
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10 |
Atraso injustificado no prazo de orçamentação estabelecido neste Termo de Referência (ocorrências por OS). |
9 |
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TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 2 → |
15 |
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ITEM |
FATOR 3 - FORNECIMENTO DE MATERIAIS E FERRAMENTAS |
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1 |
Não dispor de ferramentas e acessórios necessários à execução dos serviços. |
0 |
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2 |
Não apresentar três orçamentos nos casos em que são exigidos. |
0 |
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3 |
Apresentar orçamentos e/ou realizar compra de materiais que deveriam estar no estoque mínimo. |
1 |
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4 |
Apresentar orçamentos sem ter como referência a tabela SINAPI. |
0 |
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5 |
Utilizar materiais/peças de qualidade inferior aos existentes nas instalações prediais da UFCSPA. |
0 |
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TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 3 → |
1 |
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ITEM |
FATOR 4 - SEGURANÇA DO TRABALHO |
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1 |
Não fornecer aos empregados ferramentas e equipamentos de proteção individual de segurança (EPIs). |
0 |
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2 |
Não fornecer aos empregados treinamentos e capacitações em segurança no trabalho, em intervalos regulares. |
0 |
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3 |
Não atentar-se para os riscos: ruído, ferramentas obsoletas ou quebradas, trabalho em altura e contato com produtos químicos. |
1 |
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4 |
Realizar serviços sem respeitar normas e procedimentos adequados no que se refere à segurança do trabalho. |
0 |
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5 |
Deixar de apresentar Resumo Estatístico de Acidentes (Anexo IV), devidamente preenchido, junto aos documentos da medição mensal. |
0 |
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TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 4 → |
1 |
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SOMATÓRIO DE OCORRÊNCIAS DE TODOS OS FATORES → |
21 |
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Justificativas para as aplicações de pontos:
A pontuação relacionada aos atrasos está justificada no subitem 1.3.1 deste relatório. Além destes, houve ainda ocorrências referentes ao item 10 do Fator 2, que trata do atraso injustificado no prazo de orçamentação para aquisição de materiais e/ou subcontratação de serviços (acréscimo de 7 dias no prazo total de execução da ordem de serviço), apontadas nos seguintes PIs: 2019108959, 2019111240, 2019099572, 2019115380, 2019116335, 2019116662, 2019116701, 2019118569, 2019119479, conforme consta na planilha de chamados executados.
Chamado ID 2019116662: Conforme apontamento da Alessandra Tolfo - DESEG no grupo do WhatsApp "UFCSPA / Phenix" em 25/06/2024, foi contabilizada 01 ocorrência no itens 03 do fator 4 - Segurança do Trabalho;
Chamado ID 2019121631: Conforme apontamento da fiscalização no PI, foi contabilizada 01 ocorrência no item 3 do FATOR 3 - FORNECIMENTO DE MATERIAIS E FERRAMENTAS.
Ofício 477/2024/PREF/ UFCSPA: itens 3, 4, 5 e 7 do Fator 1 - Qualidade do Serviço Prestado.
Em razão do número total de ocorrências ser maior do previsto no próprio IMR (indicador "faixas de ajuste no pagamento"), posteriormente, será encaminhada pela fiscalização as penalidades contratuais previstas no Termo de Referência, conforme explicado também no indicador "sanção".
1.3 RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DA FISCALIZAÇÃO
1.3.1 Fiscalização Administrativa
O valor total a ser pago no presente mês consiste no somatório dos custos relativos à equipe residente (R$ 170.786,33), às horas-extras (R$ 8.835,19), aos materiais utilizados (R$ 13.665,40), aos serviços não previstos (valor fixo máximo de R$ 33.000,00 para adequações e/ou melhorias - item 3 do pregão: R$ 61,60) e aos serviços demandados (R$ R$ 36.566,82) acrescidos os respectivos BDIs e seguido dos descontos relativos às glosas.
Em se tratando de faltas não cobertas, houve 72 faltas no período, o que representa um percentual de 9,88% do total de postos. Em virtude das referidas faltas, inclusive das horas-faltas, haverá glosa na quantia de R$ 25.802,91 do pagamento da presente nota fiscal, sendo que o cálculo realizado é a soma das horas/faltas de cada colaborador multiplicadas pela hora/posto de cada colaborador faltante. Faltas cobertas não tiveram incidência de glosa.
PLANILHA 1 - EFETIVIDADE (FALTAS): ev. 2013775
PLANILHA 2 - CÁLCULO HORAS-FALTA: ev. 2013776
Em razão das muitas divergências de cálculo para desconto de faltas, horas-falta e contabilização de horas-extras entre contratante e contratada, além das diversas reclamações/questionamentos dos funcionários sobre os pagamentos realizados em seus contracheques diretamente aos fiscais, a fiscalização administrativa emitiu em 28/07/2024 o Ofício 477/2024/PREF/ UFCSPA, que solicitava "uma planilha elaborada pela contratada calculando a efetividade dos funcionários (equipe residente e os respectivos substitutos), já calculadas as escalas dos engenheiros, as faltas, horas-falta e horas-extras de todos para conferência/revisão pelos fiscais administrativos da contratante sobre os valores contabilizados e efetivamente pagos a cada mês" a partir da medição de julho.
Alguns dados superficiais e incompletos foram enviados por e-mail, após a cobrança da fiscalização, somente em 19/08, sem atender ao solicitado. Em 02/09, a fiscalização reforçou o detalhamento necessário de acordo com a memória de cálculo utilizada pela contratada para pagamento de seus funcionários. No mesmo dia, a empresa solicitou modelo de planilha a ser preenchida. Em 13/09, a fiscal esclareceu que as planilhas da medição são enviadas mensalmente, mas não eram essas as informações solicitadas e, sim, como que se chegava ao valor a ser pago todos os meses aos funcionários pela própria contratada. Em 18/09, foi enviada uma nova planilha de faltas, mas sem as informações de horas-falta e horas-extras, conforme requerido desde o início. Além disso, a base de cálculo estava errada, considerando o valor do posto pago pela contratante à contratada e não a remuneração/salário dos colaboradores. Em 25/09 (quinta-feira), foi, finalmente, enviada a planilha completa para verificação da fiscalização (ev. 2013743). Em 26, 27 e 30/09 a fiscalização fez uma força-tarefa para analisar brevemente os dados enviados.
Os dados foram analisados e muitas divergências foram encontradas. Durante a próxima semana, será enviado o Ofício 488/2024/PREF com os questionamentos e solicitação de esclarecimentos necessários para a próxima medição (ev. 2015393).
O Engenheiro Mecânico realiza horas-extras mensalmente pela sobrecarga de demandas que excedem suas horas semanais (12), além de acompanhar também serviços demandados de climatização, serralheira, serviço em altura como preposto.
As solicitações por e-mail seguem em anexo em uma pasta zipada (ev. 2013809).
PLANILHA 3 - CÁLCULO DE HORAS-EXTRAS: ev. 2013780
No período de 01/07/2024 a 31/07/2024, consta na planilha de medições um total de 165 chamados executados, divididos em: 126 chamados sem material (77%), 30 com material (18%), 9 com demanda (5%) e 0 chamados que envolvem tanto demanda quanto materiais (0%).
No que se refere ao caráter dos chamados presentes na medição, 25% (41) foram classificados como emergência; 50% (83), como urgência; 15% (24), como normal, 10% (17), como programada.
Com base nas planilhas de controle da fiscalização, neste período, a contratada não respeitou o caráter dos chamados e atendimento aos prazos estabelecidos em 36,36% do total. Em relação aos chamados emergenciais, urgentes e normais, houve atraso em 46 das 148, resultando em 31,08% desta categoria; em relação aos chamados programados, houve atraso em 14 das 17, resultando em 82,35% desta categoria. Tais atrasos geraram a aplicação de pontos no IMR, nos itens 6 e 9 do Fator 2.
PLANILHA 4 - CHAMADOS EXECUTADOS EM JULHO/2024: ev. 2013820
1.3.2 Fiscalização Técnica
Os apontamentos referentes a julho serão colocados no próximo relatório mensal, juntamente com a análise das preventivas referentes a agosto.
1.4 VALOR TOTAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS
O valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), observado o Anexo VIII-A da Instrução Normativa n° 5 de 26 de maio de 2017 e o Termo de Referência deste Contrato é de R$ 206.893,43, referente aos serviços prestados pelos 27 postos contratados, adicionadas as horas extras autorizadas e o pagamento de materiais e serviços demandados, com aplicação de glosa referente a IMR, faltas não cobertas, a atrasos e à não incidência de custo de vale-transporte em alguns postos, conforme discriminado na tabela a seguir.
PLANILHA 5 - CÁLCULO DA NOTA FISCAL: ev. 2013956
1.5 CONTA-DEPÓSITO VINCULADA BLOQUEADA PARA MOVIMENTAÇÃO
Deverá ser destacado dos valores da nota fiscal a quantia de R$ 19.632,16 referente ao percentual de 32,25% sobre o salário base e adicionais dos colaboradores dos 27 postos, a qual será depositada em conta vinculada – bloqueada para movimentação, conforme tabela a seguir.
PLANILHA 6 - PROVISIONAMENTO DA CONTA VINCULADA: ev. 2013983
A fiscalização confirma, portanto, que os termos contratuais foram, pela referida contratada, ATENDIDOS DE FORMA RAZOAVELMENTE SATISFATÓRIA, tudo consoante os critérios utilizados no âmbito da UFCSPA.
Camila Bittencourt da Silva
Coordenadora da Divisão de Manutenção e fiscal administrativa
Ianna Pedrazza
Fiscal administrativa e Coordenadora Substituta da Divisão de Manutenção
Cristiane Bolina da Cunha
Fiscal técnico do contrato
Miguel Pereira Grandini
Fiscal Técnico do contrato
Victor Hugo Reis Macedo
Preposto do contrato
 | Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 30/09/2024, às 17:11, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
 | A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2007452 e o código CRC C6E6F37A. |