SEI/UFCSPA - 1959037 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Objeto do contrato: contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de manutenção predial, preventiva e corretiva, com dedicação exclusiva de mão de obra e sob demanda, além do fornecimento de peças, equipamentos, ferramentas, instrumentos de medição, máquinas e veículo automotor necessários e adequados à execução dos serviços.

Camila Bittencourt da Silva (Prefeitura do Campus): coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativa;

Cristiane Bolina da Cunha (Coordenação de Engenharia): coordenadora da coordenação de engenharia, engenheira civil e fiscal técnica;

Ianna Pedrazza (Prefeitura do Campus): substituta da coordenadora da divisão de manutenção e fiscal administrativa;

Miguel Pereira Grandini (Coordenação de Engenharia): engenheiro civil e fiscal técnico.

Fiscalizar a execução dos serviços de manutenção predial preventiva e corretiva em todos os Campi da UFCSPA (Central, Arquivo, Santa Teresa, Prédio Conceição, Prédio Sete de Setembro e instalações da Santa Casa onde ocorram atividades da universidade).

No Sistema de Pedidos Internos da universidade, há um suporte específico para este tipo de solicitação denominado PREFEITURA - MANUTENÇÃO PREDIAL (http://pi.ufcspa.edu.br). Portanto, diariamente, a fiscalização administrativa recebe os chamados da comunidade interna (e, em alguns casos, os gera), avalia a gravidade/criticidade/urgência da demanda, classifica o caráter e o prazo para o atendimento da solicitação e encaminha à contratada para primeira verificação. A fiscalização técnica supervisiona todos os chamados e intervém com o detalhamento de especificações técnicas para a execução correta do serviço (se for o caso), encaminha soluções especializadas para serem atendidas por serviço demandado e ainda, quando necessário, analisa a viabilidade de algumas demandas. Neste processo, conforme demonstra o fluxograma presente na base de conhecimento do PI, a fiscalização acompanha cada etapa da execução até a finalização do atendimento, incluindo a aprovação de orçamentos, agendamentos com o requerente e empresas externas, inserção de custos e notas fiscais e vistoria final do serviço.

Com a implementação do Sistema de Pedidos Internos, a fiscalização criou uma planilha de controle para o gerenciamento dos chamados. Este documento está compartilhado com a equipe técnica responsável pela execução dos serviços da contratada (encarregados e engenheiros, apenas para acompanhamento) e é atualizado diariamente com as informações de etapa da execução, data de encaminhamento, caráter (prazo), local, descrição da solicitação, tipo de serviço, custos do chamado (com aquisição de material, estoque mínimo, contratação de serviço demandado e realização de adequações ou melhorias), data de conclusão, atraso (a ser pontuado no IMR mensal - Instrumento de Medição de Resultado) e competência mensal para pagamento.

Ademais, para monitoramento diário de ocorrências, atendimentos emergenciais noturnos nos finais de semana e feriados e outros esclarecimentos pertinentes diariamente, a fiscalização mantém quatro grupos de WhatsApp: um com o preposto, os engenheiros e encarregados da contratada; um com os fiscais e o engenheiro mecânico, somente para as demandas de climatização que são mais complexas e envolvem serviço demandado; um com os fiscais e o engenheiro eletricista somente para as demandas elétricas; e, outro, especificamente para deliberar, entre os fiscais, questões relacionadas ao escopo de trabalho, prazos, orçamentos e aprovação final dos serviços. Após o estabelecimento do Programa de Gestão, que regulamenta o trabalho híbrido, esta ferramenta se tornou imprescindível para a comunicação de todo o grupo e supervisão dos trabalhos.

I - De acordo com a escala presencial de cada servidor, definida no PG (geralmente, duas vezes por semana ou conforme a necessidade), cada fiscal supervisiona, no seu plantão, algumas demandas pontuais que requerem acompanhamento ou diretrizes para execução do serviço. Por exemplo, durante o período de chuvas, semanalmente, são realizadas vistorias em todos os pavimentos das edificações por representantes da contratada juntamente com um (ou mais) membro(s) da fiscalização. Após cada ocorrência, o plano para o atendimento de manutenção é revisado e ajustado segundo a gravidade da situação. Além disso, mudanças climáticas (previstas ou repentinas) demandam esforço redobrado na discussão das soluções mais rápidas e eficientes, a fim de que as atividades fins sejam mantidas nos ambientes críticos da UFCSPA como Anatomia, Biotério, Central de Processamento de Dados do Núcleo de Tecnologia da Informação, Sala de Biofreezers, dentre outros.

II - A ﬁscalização administrava se reúne presencialmente com os encarregados e engenheiros, a ﬁm de alinhar as demandas prioritárias de manutenção predial de acordo com o interesse institucional, discutir as mais céleres e eﬁcientes soluções para os problemas constatados e programar o acompanhamento contínuo da execução do contrato. Neste momento, também é avaliada a prestação mensal do serviço e, se for necessário algum apontamento à empresa, já são feitas as considerações no IMR. Destas reuniões periódicas, ainda surgem as pautas para discussão periódica com a contratada sobre diﬁculdades de planejamento e/ou execução de alguns serviços.

I - No processo mensal de ﬁscalização do contrato toda a documentação trabalhista e previdenciária dos funcionários é avaliada por amostragem, conforme consta no checklist do relatório circunstanciado inserido no SEI ao ﬁnal de cada mês da prestação dos serviços. Da mesma forma, são contabilizadas as faltas, hpras-falta, eventuais horas-extras, total de chamados atendidos no período e o custo com aquisição de materiais, contratação de serviços demandados e utilização do orçamento separado para adequações ou melhorias.

No período de 01/09/2023 a 31/07/2024, foram geradas 1929 novas ordens de serviço para a manutenção predial: 1% a mais do que o exercício anual anterior (2022/2023) e uma média de 8 novos chamados por dia útil.

De acordo com o gráfico a seguir, a média mensal é de 200 novas solicitações por mês geradas pelo Sistema de Pedidos Internos. Somente no mês de férias acadêmicas (janeiro/2024) é que este valor reduziu um pouco, além dos meses de maio e junho de 2024, durante as enchentes em Porto Alegre e Região Metropolitana / RS (a maior parte das solicitações foi da fiscalização administrativa e técnica pelos grupos de WhatsApp ou presencialmente, conforme a necessidade, para monitoramento constante da situação de calamidade pública):

Destas solicitações, 1385 já estão concluídas (solucionado e fechado); 354 estão em andamento (em programação para execução ou aguardando o aceite/vistoria da fiscalização); 185 foram canceladas (por duplicidade, inviabilidade técnica ou fora do escopo de atendimento); e 5 foram reabertas para correções e melhorias finais, conforme demonstra o gráfico abaixo.

Na classiﬁcação de caráter que avalia a gravidade, criticidade e urgência da demanda para determinação do prazo de atendimento, mais de 40% do total de serviços estão classiﬁcados como urgentes com prazo de atendimento de até 7 dias (acrescidos outros 7, caso haja necessidade de aquisição de material), geralmente, para casos que envolvam problemas elétricos, hidráulicos e de climatização/exaustão. 32%, como emergenciais para atendimento em até 24 horas e apresentação de apenas 1 orçamento para aquisição de material e/ou subcontratação de serviços de problemas elétricos (curtos-circuitos, falta de energia), hidráulicos (vazamentos/alagamentos, entupimento de sanitários, falta de água), de marcenaria (impossibilidade de acessar/fechar o local – portas), outros relacionados ao controle de acesso e monitoramento da vigilância, ou ainda, que envolvam risco à vida ou grave dano ao patrimônio. Apenas 17% dos chamados foram classificados como normais, com prazo de até 15 dias (acrescidos outros 7, caso haja necessidade de aquisição de material). Geralmente, enquadram-se nestas categorias as solicitações que podem ser planejadas e executadas conforme a ordem de chegada como serviços de marcenaria, construção civil e pintura. Por fim, 12% foram programados, com data definida pelo solicitante ou fiscalização, geralmente para atender serviços demandados, elaboração de projetos e/ou relatórios técnicos, adequações e melhorias (instalações ou readequações elétricas/lógicas/telefônicas causadas por mudanças de layout e/ou salas, por exemplo), além da disponibilidade do setor e da manutenção.

Estes importantes dados revelam que menos de um terço do total de solicitações tem sido planejada e/ou solicitada pela comunidade acadêmica com antecedência - o que sobrecarrega e atrapalha a organização e o controle do trabalho da fiscalização administrativa e da equipe técnica da contratada. A grande parte dos atendimentos, somando os emergenciais (com atendimento imediato) aos urgentes representa 71% do todo:

Por fim, quanto à natureza dos serviços solicitados, a categoria mais executada foi a de "instalações civis e estruturais", que corresponderam a 30% do total de chamados. Ou seja, atendimentos de alvenaria, gesso, marcenaria, serviços gerais e tudo o que se refere às estruturas prediais (lajes, pilares, vigas e fundações). Os serviços de elétrica, instalações hidrossanitárias e de climatização correspondem, respectivamente, a 19%, 18% e 17% do todo.

A manutenção predial atuou, ininterruptamente, através de rotinas preventivas para a conservação das estruturas prediais da universidade, como também, em ações corretivas que garantiram o prosseguimento das atividades administrativas, de pesquisa e de ensino nestes últimos doze meses, inclusive durante a situação de calamidade pública no Rio Grande do Sul em maio e junho de 2024. Portanto, a ﬁscalização conﬁrma que os termos contratuais foram atendidos de forma regular pela contratada e solicita a prorrogação da vigência do contrato para a continuidade da prestação dos serviços imprescindíveis à UFCSPA.

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 12/08/2024, às 11:41, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1959037 e o código CRC 66880034.