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À PEDRO REGINALDO DE ALBERNAZ FARIA E FAGUNDES LTDA
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Assunto: Solicitação de esclarecimentos a respeito de prática administrativa da contratada

A fiscalização solicita esclarecimentos a respeito da prática administrativa da contratada, uma vez que tal conduta tem prejudicado diretamente a execução dos serviços na contratante e o trabalho dos fiscais:

No final da tarde do dia 24/07/2024, a engenheira civil residente com carga horária de 16 (dezesseis) horas semanais, Paula Carvalho Torres, foi demitida com aviso prévio indenizado sem a anuência prévia da fiscalização, qualquer tipo de comunicação formal do setor de Recursos Humanos da Phenix e/ou esclarecimento posterior. Estas atitudes descumprem o estabelecido nos itens 3, 4 e 5 do Fator 1 - Qualidade do Serviço Prestado, constante no IMR - Instrumento de Medição de Resultados, e serão apontadas como ocorrências na medição da execução dos serviços referentes a julho/2024:

Item 3: "Substituir funcionários sem a anuência prévia da CONTRATANTE (ocorrências por funcionário).";

Item 4: "Deixar de prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre aspectos essenciais da execução dos serviços.";

Item 5: "Deixar de comunicar, por escrito, à fiscalização, imediatamente após o fato, qualquer anormalidade ocorrida nos serviços (ocorrências por fato).".

Além disso, não houve substituição imediata de profissional para o cargo. Nos três dias seguintes (quinta, sexta e sábado), o contrato ficou sem supervisão técnica de engenheiro responsável da área civil sem nenhum motivo justificado. Tal conduta configura descumprimento contratual quanto às obrigações da contratada previstas no Termo de Referência:

"16.22 Relatar à CONTRATANTE toda e qualquer irregularidade verificada no decorrer da prestação dos serviços";

"16.30 Comunicar ao Fiscal do contrato, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, qualquer ocorrência anormal ou acidente que se verifique no local dos serviços";

No dia 25/07/2024, a fiscalização recebeu somente um e-mail com a solicitação de liberação de saldo da conta vinculada referente à rescisão da Paula, que se dará quando os seguintes seguintes documentos forem providenciados:

termo de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados;

guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais;

extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;

Ao analisar, brevemente, a folha analítica de pagamento da rescisão da engenheira civil no pedido de conta vinculada, a fiscalização constatou as seguintes inconformidades:

O ressarcimento de 8 (oito) dias de atestado que foram descontados anteriormente de forma inadequada: 3 (três) em dezembro de 2023, 1 (um) em fevereiro de 2024 e 4 (quatro) em março de 2024. Mesmo que corrigidos posteriormente, a fiscalização questiona a razão destes descontos terem sido efetuados pela contratada. Uma vez que, além da CLT, o artigo 6º da Lei nº 605/1949 afirma que, se houver falta ao trabalho por motivo de doença comprovada por atestado médico, a remuneração não será afetada. O artigo 159 do Decreto nº 10.854/2021 também afirma que um afastamento de até quinze dias consecutivos por motivo de doença é considerado justificável, e o salário não será descontado, mediante atestado médico.

Em razão destes descontos indevidos, a fiscalização verificou as folhas analíticas destes meses em que houve atestado. Constatou-se, ainda, a partir de 2024, que o valor correspondente ao vale-lanche dos dias de afastamento foram descontados de forma integral (R$ 11,84 por dia) diretamente no contracheque, não apenas a participação do empregador no pagamento desses vales. Tal conduta pode caracterizar duplo desconto em folha, visto que os percentuais de custeio do empregado já haviam sido pagos anteriormente. Além disso, a fiscalização questiona qual o embasamento legal para esta prática atual, visto que as demais contratadas da universidade descontam no próximo depósito do cartão disponibilizado aos funcionários, como também sempre ocorreu nesta contratação até o final de 2023.

Outra inconformidade, também corrigida posteriormente e ressarcida na folha analítica de rescisão contratual, foi o desconto do valor correspondente a 16 (dezesseis) horas de trabalho no contracheque da engenheira civil referente a maio de 2024. Em razão da situação de calamidade pública no Rio Grande do Sul, houve liberação da atuação presencial dos postos residentes do contrato nesse período sem desconto de faltas, horas-falta e vale-alimentação, restando somente o regime de sobreaviso e atendimento emergencial, caso fosse necessário. Portanto, como o desconto não poderia ser contabilizado neste mês, devido às liberações, a fiscalização verificou as medições anteriores para localizar quando ocorreu este desconto e constatou que em abril (referência março), houve, equivocadamente, desconto duplo da semana de atestado e das horas semanais nas planilhas de cálculo dos fiscais. Então, no mês seguinte, sem o questionamento da contratada à contratante para ajuste, houve o repasse indevido deste desconto à funcionária. A correção da fiscalização e devolução do valor de R$ 1.883,40 à contratada ocorrerá na próxima medição correspondente a junho 2024 (paga no início de agosto).

Considerando a obrigação da contratada de "16.34 Promover a organização técnica e administrativa dos serviços, de modo a conduzi-los eficaz e eficientemente, de acordo com os documentos e especificações que integram este Termo de Referência, no prazo determinado", a fiscalização exige que, a partir da medição de julho/2024, seja enviada juntamente com a documentação mensal, uma planilha elaborada pela contratada calculando a efetividade dos funcionários (equipe residente e os respectivos substitutos), já calculadas as escalas dos engenheiros, as faltas, horas-falta e horas-extras de todos para conferência/revisão pelos fiscais administrativos da contratante sobre os valores contabilizados e efetivamente pagos a cada mês, respeitando as atribuições da fiscalização determinadas pela IN 05/2017.

Ademais, é imprescindível ressaltar o que consta no item "19.34 A fiscalização de que trata este Termo de Referência não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica corresponsabilidade da CONTRATANTE ou de seus agentes, gestores e fiscais, de conformidade com o art. 70 da Lei nº 8.666, de 1993.".

Em 19/07/2024, a fiscalização recebeu um e-mail da contratada informando um erro na apuração do ponto da Paula Torres referente ao mês de abril/2024 e solicitando correção dos descontos de horas-falta efetuados. No ponto digital (sem assinatura) enviado na documentação, consta o registro de uma jornada de 12 (doze) horas semanais em 3 (três) das 4 (quatro) semanas do mês, mas a carga horária semanal deste posto é de 16 horas. Além disso, as horas trabalhadas por dia variam entre 3h59min e 4h05min de expediente, sem nenhuma contabilização de hora-extra, diferentemente das solicitações registradas e autorizadas por e-mail e inseridas na planilha de controle específica da fiscalização. Os horários de entrada e saída estão exatamente divididos por turnos (manhã e tarde), iniciando às 8h ou às 13h, o que não reflete a realidade de atuação da profissional ao longo de toda a contratação, de acordo com os pontos eletrônicos anteriores. Já no ponto impresso e assinado pela funcionária em 20/06/2024, a carga horária semanal foi cumprida em 3 (três) das 4 (quatro) semanas, com contabilização de horas-extras, com horários de entrada e saída completamente diferentes a cada dia e registro de trabalho em um sábado (limpeza da caixa d'água do prédio 1).

Diante disto, a fiscalização questiona a razão de tamanha divergência nos registros, solicita a correção das horas-falta, horas-extras e o pagamento correto dos dias trabalhados em abril (considerando todos documentos comprobatórios anexados na medição de abril e o novo ponto corrigido). A memória de cálculo corrigida e os comprovantes de pagamentos devem ser enviados à contratante para ressarcimento na próxima medição, pois o mês de abril já havia sido pago em 07/06/2024, antes do pedido de ajuste de valores.

Frequentemente, o registro de ponto desta funcionária precisou de ajustes/correções durante o período de sua contratação, conforme é possível verificar nos e-mails de documentação mensal para medição: em outubro e novembro de 2023, foram enviados registro manuais por problemas no software do ponto eletrônico, segundo justificativa informal da contratada; em dezembro, a fiscalização exigiu que o problema fosse sanado e informou que pontos manuais não seriam mais aceitos, então, o registro eletrônico foi realizado, mas precisou ser refeito, pois contabilizava faltas todos os dias (registro com erro); em fevereiro e março de 2024, o mesmo erro anterior ocorreu: faltas contabilizadas indevidamente, gerando a necessidade de correção e reenvio do ponto; em abril, o erro foi parcial, após o dia 15/04 e também foi refeito. Mesmo assim, este registro permaneceu em desconformidade conforme apontado no item 4 deste Ofício.

É imprescindível que a contratada cumpra o disposto no CAPÍTULO VII - DO REGISTRO ELETRÔNICO DE CONTROLE DE JORNADA do DECRETO Nº 10.854, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2021:

"Art. 31. O registro eletrônico de controle de jornada, nos termos do disposto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1943, será realizado por meio de sistemas e de equipamentos que atendam aos requisitos técnicos, na forma estabelecida em ato do Ministro de Estado do Trabalho e Previdência, de modo a coibir fraudes, a permitir o desenvolvimento de soluções inovadoras e a garantir a concorrência entre os ofertantes desses sistemas.

§ 1º Os procedimentos de análise de conformidade dos equipamentos e sistemas de que trata o caput considerarão os princípios da temporalidade, da integridade, da autenticidade, da irrefutabilidade, da pessoalidade e da auditabilidade, na forma estabelecida em ato do Ministro de Estado do Trabalho e Previdência.

§ 2º Os equipamentos e os sistemas de registro eletrônico de jornada, sem prejuízo do disposto no caput, registrarão fielmente as marcações efetuadas e atenderão aos seguintes critérios:

c) marcações automáticas de ponto, tais como horário predeterminado ou horário contratual;

Art. 32. Para fins de fiscalização, os sistemas de registro eletrônico de jornada de que trata o art. 31 deverão:

II - possibilitar a extração do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado."

Diante de todo o exposto, a fiscalização informa que irá revisar todos os pontos eletrônicos do período de contratação deste posto de engenheiro(a) civil (de outubro de 2023 a julho de 2024) juntamente com os contracheques e comprovantes de pagamento, a fim de averiguar a existência de outras inconsistências não apontadas anteriormente nas medições e neste Ofício. Considerando não somente as atividades administrativas dos fiscais, mas também as operacionais como a gestão de chamados no Sistema de Pedidos Internos, o prazo para envio de nova notificação à contratada com os apontamentos para correção, caso seja necessário, será de 60 (sessenta) dias, conforme determinado nas obrigações da contratante do Termo de Referência:

"15.3 Notificar a CONTRATADA por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção, certificando-se que as soluções por ela propostas sejam as mais adequadas;";

"15.9 Analisar os termos de rescisão dos contratos de trabalho do pessoal empregado na prestação dos serviços no prazo de 30 (trinta) dias, prorrogável por igual período, após a extinção ou rescisão do contrato.".

Portanto, fica concedido o prazo de 05 (cinco) dias úteis à contratada para a apresentação dos esclarecimentos solicitados, respeitado o direito à ampla defesa e ao contraditório, sob pena de possível aplicação de sanção contratual, conforme previsto nos itens do termo de referência do contrato nº 05/2020.

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 28/07/2024, às 16:43, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1948370 e o código CRC 0717DE90.