SEI/UFCSPA - 1933335 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Timbre

GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

1.FISCALIZAÇÃO

CONTRATO Nº: 05/2020	UNIDADE: PREFEITURA E ENGENHARIA
CONTRATADA: PEDRO REGINALDO DE ALBERNAZ FARIA E FAGUNDES LTDA - ME	CONTATO: phenix.solucoes@gmail.com
VALOR MENSAL CONTRATO: R$ 206.842,56 (para o total de 33 postos do contrato)	SERVIÇOS PRESTADOS: MANUTENÇÃO PREDIAL
MÊS DE REFERÊNCIA: Maio/2024	PERÍODO DE REFERÊNCIA: 01/05/2024 a 31/05/2024

1.1 DOCUMENTOS ENVIADOS PELA CONTRATADA:

Nº	ITENS	SIM	NÃO	NÃO SE APLICA
1	RELAÇÃO DOS TRABALHADORES CONSTANTES NO ARQUIVO SEFIP (RET)	X
2	FOLHA DE PAGAMENTO	X
3	CONTRACHEQUES	X
4	FOLHAS PONTO	X
5	VALE TRANSPORTE	X
6	VALE ALIMENTAÇÃO	X
7	GUIA DE RECOLHIMENTO DE FGTS (GRF)	X
8	PROTOCOLO DO ENVIO DE ARQUIVOS – CONECTIVIDADE SOCIAL	X
9	RECOLHIMENTO DAS CONTRIBUIÇÕES DO INSS (GPS)	X
10	COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO À PREVIDÊNCIA	X
11	CARTEIRA DE TRABALHO, CONTRATO A TÍTULO DE EXPERIÊNCIA, COMPROVANTES DE CAPACITAÇÃO MÍNIMA PARA EXERCER A FUNÇÃO (formação e treinamentos), EXAMES ADMISSIONAIS (ASO - Atestado de Saúde Ocupacional), COMPROVANTE DE ENTREGA DE UNIFORME E EPIS, IDENTIDADE E CPF (no caso de admissão de novos funcionários no período)	X
12	TERMO DE RESCISÃO DOS CONTRATOS DE TRABALHO DEVIDAMENTE HOMOLOGADOS, EXTRATO DO FGTS E EXAME DEMISSIONAL (no caso de demissão de funcionários no período)	X
13	AVISO E RECIBO DE FÉRIAS (para os funcionários que entraram em férias no período)	X

1.2 INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS (IMR):

INDICADORES

ÍNDICE DE MEDIÇÃO DE RESULTADO (IMR) - MANUTENÇÃO PREDIAL - UFCSPA
FINALIDADE	Avaliar o serviço de manutenção predial preventiva e corretiva em todos os campi da UFCSPA, com fornecimento total de materiais e mão de obra.

META A CUMPRIR	Cumprir o cronograma de manutenção predial preventiva, garantir o pronto atendimento das manutenções prediais corretivas e zelar pela qualidade do serviço prestado.
INSTRUMENTOS DE MEDIÇÃO	Planilhas de controle sob a gerência da fiscalização, sistema de Pedidos Internos (PI UFCSPA) e software de manutenção predial.

FORMA DE ACOMPANHAMENTO	A fiscalização do contrato acompanhará a execução do Plano de Manutenção e de cada ordem de serviço, amparada pelos instrumentos de medição descritos acima.

PERIODICIDADE	Diário e por demanda. Durante toda a vigência do contrato.
MECANISMO DE CÁLCULO	O número de ocorrências no mês refletirá o atingimento da meta e, no caso do não atingimento, a aplicação da glosa respectiva.

INÍCIO DE VIGÊNCIA	Será formalizado na data de início de vigência do contrato.
FAIXA DE AJUSTE NO PAGAMENTO	0 a 5 ocorrências = recebimento de 100% da fatura;
	6 a 8 ocorrências = recebimento de 99% da fatura.
	9 a 11 ocorrências = recebimento de 97% da fatura
	12 a 14 ocorrências = recebimento de 95% da fatura
SANÇÃO	Configurando-se algum dos cenários: 1- mais de 14 ocorrências no mês; 2- atraso injustificado em mais de 15% do total de serviços de manutenção preventiva do cronograma mensal; 3- atraso injustificado em mais de 15% das ordens de serviço de manutenção corretiva da medição mensal, a CONTRATADA estará sujeita às sanções contratuais cabíveis, sem prejuízo da glosa prevista nesse IMR.

FATORES DE AVALIAÇÃO (IMR) - MANUTENÇÃO PREDIAL - UFCSPA
DESCRIÇÃO		OCORRÊNCIAS (N°)
ITEM	FATOR 1 - QUALIDADE DO SERVIÇO PRESTADO
1	Desobedecer a quaisquer das normas internas da UFCSPA.	0
2	Permitir que funcionários trabalhem sem uniforme, com uniforme em má condição ou sem a devida identificação.	0
3	Substituir funcionários sem a anuência prévia da CONTRATANTE (ocorrências por funcionário).	0
4	Deixar de prestar esclarecimentos à CONTRATANTE sobre aspectos essenciais da execução dos serviços.	0
5	Deixar de comunicar, por escrito, à fiscalização, imediatamente após o fato, qualquer anormalidade ocorrida nos serviços (ocorrências por fato).	0
6	Utilizar as dependências da UFCSPA para fins diversos do objeto do contrato.	0
7	Não dispor de profissionais qualificados para a realização dos serviços ou permitir que funcionários realizem serviços sem a capacitação/especialização necessária (ocorrências por funcionário).	0
8	Não cumprir determinações e notificações da fiscalização sem motivo justificado.	0
9	Recusar-se a executar serviço determinado pela fiscalização, incluindo correções e melhorias, sem motivo justificado ou determinação formal.	0
10	Permitir ou causar danos ao patrimônio da UFCSPA, ao de terceiros ou à integridade física de quem quer que seja dentro das dependências da universidade.	0
11	Descartar resíduos sem a segregação adequada ou em local inapropriado.	0
12	Descartar resíduos sem a anuência prévia da fiscalização e emissão do MTR.	0
13	Não apresentar solução de medida corretiva à fiscalização técnica, previamente a sua execução, sempre que houver alteração na configuração das instalações existentes.	0
14	Não apresentar planta "as built" de solução corretiva sempre que houver alteração na configuração das instalações existentes.	0
TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 1 →		0
ITEM	FATOR 2 - PRAZO DE ATENDIMENTO DOS SERVIÇOS
1	Atraso injustificado em 3% a 5% dos serviços de manutenção preventiva previstos no cronograma mensal (máximo de uma ocorrência).	0
2	Atraso injustificado em 5,1% a 10% dos serviços de manutenção preventiva previstos no cronograma mensal (conta como duas ocorrências).	0
3	Atraso injustificado a partir de 10,1% dos serviços de manutenção preventiva previstos no cronograma mensal (conta como três ocorrências).	0
4	Atraso injustificado em 3% a 5% das ordens de serviço emergenciais, urgentes e normais presentes na medição mensal (máximo de uma ocorrência).	0
5	Atraso injustificado em 5,1% a 10% das ordens de serviço emergenciais, urgentes e normais presentes na medição mensal (conta como duas ocorrências).	0
6	Atraso injustificado a partir 10,1% das ordens de serviço emergenciais, urgentes e normais presentes na medição mensal (conta como três ocorrências).	3
7	Atraso injustificado em 3% a 5% das ordens de serviço programadas/demandadas presentes na medição mensal (máximo de uma ocorrência).	0
8	Atraso injustificado em 5,1% a 10% das ordens de serviço programadas/demandadas presentes na medição mensal (conta como duas ocorrências).	0
9	Atraso injustificado a partir de 10,1% das ordens de serviço programadas/demandadas presentes na medição mensal (conta como três ocorrências).	3
10	Atraso injustificado no prazo de orçamentação estabelecido neste Termo de Referência (ocorrências por OS).	1
TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 2 →		7
ITEM	FATOR 3 - FORNECIMENTO DE MATERIAIS E FERRAMENTAS
1	Não dispor de ferramentas e acessórios necessários à execução dos serviços.	0
2	Não apresentar três orçamentos nos casos em que são exigidos.	0
3	Apresentar orçamentos e/ou realizar compra de materiais que deveriam estar no estoque mínimo.	0
4	Apresentar orçamentos sem ter como referência a tabela SINAPI.	0
5	Utilizar materiais/peças de qualidade inferior aos existentes nas instalações prediais da UFCSPA.	0
TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 3 →		0
ITEM	FATOR 4 - SEGURANÇA DO TRABALHO
1	Não fornecer aos empregados ferramentas e equipamentos de proteção individual de segurança (EPIs).	0
2	Não fornecer aos empregados treinamentos e capacitações em segurança no trabalho, em intervalos regulares.	0
3	Não atentar-se para os riscos: ruído, ferramentas obsoletas ou quebradas, trabalho em altura e contato com produtos químicos.	0
4	Realizar serviços sem respeitar normas e procedimentos adequados no que se refere à segurança do trabalho.	1
5	Deixar de apresentar Resumo Estatístico de Acidentes (Anexo IV), devidamente preenchido, junto aos documentos da medição mensal.	0
TOTAL DE OCORRÊNCIAS FATOR 4 →		1
SOMATÓRIO DE OCORRÊNCIAS DE TODOS OS FATORES →		8

Justificativas para as aplicações de pontos:

A pontuação relacionada aos atrasos está justificada no subitem 1.3.1 deste relatório.

Chamado ID 2019115381: Além da contabilização de atraso injustificado em ordens de serviço em caráter programado, também foi pontuada 01 ocorrência no item 10 do Fator 2 - PRAZO DE ATENDIMENTO DOS SERVIÇOS: "Atraso injustificado no prazo de orçamentação estabelecido neste Termo de Referência (ocorrências por OS).". O chamado foi aberto em 20/11/2023 com prazo de 60 dias para execução. Porém, os três orçamentos foram apresentados somente em 10/04/2024.

Chamado ID 2019120604: apontada 01 ocorrência no item 4 do Fator 4 - SEGURANÇA DO TRABALHO: "Realizar serviços sem respeitar normas e procedimentos adequados no que se refere à segurança do trabalho", já que não foi enviada nenhuma documentação de segurança para análise, conforme combinado em reunião de 27/03/2024 com a fiscalização administrativa e DESEG.

1.3 RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DA FISCALIZAÇÃO

1.3.1 Fiscalização Administrativa

O valor total a ser pago no presente mês consiste no somatório dos custos relativos à equipe residente (R$ 170.786,33), às horas-extras (R$ 11.948,25), aos materiais utilizados (R$ 18.200,80), aos serviços não previstos (valor fixo máximo de R$ 33.000,00 para adequações e/ou melhorias - item 3 do pregão: R$ 0,00) e aos serviços demandados (R$ 1.380,00) acrescidos os respectivos BDIs e seguido dos descontos relativos às glosas.

Considerando o estado de calamidade pública no Rio Grande do Sul por causa das enchentes em Porto Alegre e Região Metropolitana, a partir de 03/05 à tarde até 19/06, os funcionários atingidos ou que tiveram seus deslocamentos impedidos pelo bloqueio de vias foram liberados da atuação presencial (sem contabilização de faltas e horas-falta). Manteve-se apenas o regime de sobreaviso para atendimento emergencial, conforme necessidade ou solicitação da fiscalização.

Em se tratando de faltas não cobertas (considerando expediente normal somente no dia 02/05, pois 01 foi feriado e a partir de 03 houve liberação), houve 2 faltas no período, o que representa um percentual de 7,4% do total de postos (2 de 27). Em virtude das referidas faltas, inclusive das horas-faltas no dia 02/05, haverá glosa na quantia de R$ 625,34 do pagamento da presente nota fiscal, sendo que o cálculo realizado é a soma das horas/faltas de cada colaborador multiplicadas pela hora/posto de cada colaborador faltante. Faltas cobertas e liberações não tiveram incidência de glosa.

PLANILHA 1 - EFETIVIDADE (FALTAS): ev. 1940957

PLANILHA 2 - CÁLCULO HORAS-FALTA: ev. 1940962

Conforme os Ofícios da PROAD, não houve nenhum desconto de vale-alimentação para nenhum dos funcionários de 03/05 a 19/06, somente de vale-transporte (verba rescisória) dos dias em que não houve expediente presencial (R$ R$ 2.421,29). A quantidade de dias liberados por funcionário foi contabilizada na PLANILHA 1 - EFETIVIDADE (FALTAS): ev. 1940957 conforme o ponto eletrônico de cada um.

PLANILHA 3 - DESCONTO VT: ev. 1941030

Em razão da falta de energia elétrica 06 a 09/05, foi necessário realizar plantões contínuos (24 horas por dia) na segunda semana do mês de maio para abastecimento dos geradores dos três prédios e funcionamento dos pontos críticos da universidade como NTI Redes, Anatomia, Biofreezers, Biotério e demais equipamentos de pesquisa com alimentação backup. Portanto, houve autorização para hora-extra noturna e madrugada para alguns postos neste período. Além disso, sem energia elétrica, as bombas de recalque dos reservatórios superiores de água também não funcionaram e foi necessário monitoramento/revisão diária para racionamento de água para atividades essenciais de quem estava trabalhando presencialmente na universidade. A partir do dia 03/05, foram consideradas horas-extras aquelas que ultrapassaram as 8h horas de trabalho presencial, as que foram realizadas fora do horário de expediente normal de cada posto diurno (44h) e noturno (40h): segunda a sexta das 8h às 22h e sábado das 8h às 12h, e, no caso dos engenheiros, quando houve atendimento fora da escala (conforme planilha de frequência diária).

O Engenheiro Mecânico e preposto realiza horas-extras mensalmente pela sobrecarga de demandas que excedem suas horas semanais (12), além de acompanhar também serviços demandados de climatização, serralheira, serviço em altura, fazer gestão de equipes e compra de materiais.

Os e-mails de comunicação formal da liberação contendo os Ofícios, a escala semanal de atendimentos e as solicitações/registros de horas-extras por e-mail e WhatsApp seguem em anexo em uma pasta zipada (ev. 1941071).

PLANILHA 4 - CÁLCULO DE HORAS-EXTRAS: ev. 1941094

No período de 01/05/2024 a 31/05/2024, a maioria das solicitações ocorreu via grupo de WhatsApp UFCSPA/Phenix ou presencialmente pela fiscalização técnica (CENG) e Prefeitura do Campus, conforme necessidade, já que a equipe administrativa da contratada também foi liberada do atendimento presencial durante a situação de calamidade pública. Nesses casos, não houve necessidade de formalização no PI, pois a UFCSPA estava sem luz e internet, além de todos estes pedidos serem sem custos de materiais ou subcontratação de serviços. O registro dos atendimentos em planilhas e as solicitações pelo WhatsApp constam na pasta zipada em anexo (ev. 1941071).

Consta na planilha de medições apenas 18 chamados executados no Sistema de Pedidos Internos, divididos em: 11 chamados sem material (61%), 4 com material (22%), 2 com demanda (11%) e 1 chamado que envolve tanto demanda quanto materiais (6%).

No que se refere ao caráter dos chamados presentes na medição, 56% (10) foram classificados como emergência; 28% (5), como urgência; 0% (0), como normal, 17% (3), como programada.

Com base nas planilhas de controle da fiscalização, neste período, a contratada não respeitou o caráter dos chamados e atendimento aos prazos estabelecidos em 50% do total. Em relação aos chamados emergenciais, urgentes e normais, houve atraso em 40% do total; em relação aos chamados programados, houve atraso em 100% do total. Tais atrasos geraram a aplicação de pontos no IMR, nos itens 6 e 9 do Fator 2.

Alguns atrasos não foram considerados, como nos chamados 2019121126 e 2019121183, pois o acionamento foi realizado via WhatsApp e o serviço executado no dia seguinte (dentro do prazo). Porém, o encerramento no PI só foi feito no retorno da liberação.

PLANILHA 5 - CHAMADOS EXECUTADOS EM MAIO/2024: ev. 1941466

1.3.2 Fiscalização Técnica

Após a medição de fevereiro, em que a contratada foi pontuada no IMR por relatórios técnicos incompletos, os engenheiros solicitaram uma reunião para maiores esclarecimentos, também devido às substituições recentes das áreas civil e elétrica. Diante da sobrecarga de demandas e dificuldades de conciliação de agendas, a reunião presencial foi marcada para dia 08/05, mas pela situação de calamidade pública em Porto Alegre, não foi possível realizar. Por esta razão, a fiscalização não apontará ocorrências enquanto houver pendência desse alinhamento entre as partes. A suspensão das atividades presenciais foi estendida em todo o mês de maio/2024.

A obrigatoriedade da apresentação dos relatórios de preventivas foi dispensada até junho, após alinhamento das partes em reunião presencial dia 03/07/2024.

1.4 VALOR TOTAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS

O valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), observado o Anexo VIII-A da Instrução Normativa n° 5 de 26 de maio de 2017 e o Termo de Referência deste Contrato é de R$ 200.836,10, referente aos serviços prestados pelos 27 postos contratados, adicionadas as horas extras autorizadas e o pagamento de materiais e serviços demandados, com aplicação de glosa referente a faltas não cobertas, a atrasos e à não incidência de custo de vale-transporte em alguns postos, conforme discriminado na tabela a seguir.

PLANILHA 6 - CÁLCULO DA NOTA FISCAL: ev. 1941467

1.5 CONTA-DEPÓSITO VINCULADA BLOQUEADA PARA MOVIMENTAÇÃO

Deverá ser destacado dos valores da nota fiscal a quantia de R$ 19.632,16 referente ao percentual de 32,25% sobre o salário base e adicionais dos colaboradores dos 27 postos, a qual será depositada em conta vinculada – bloqueada para movimentação, conforme tabela a seguir.

PLANILHA 7 - PROVISIONAMENTO DA CONTA VINCULADA: ev. 1941473

A fiscalização confirma, portanto, que os termos contratuais foram, pela referida contratada, ATENDIDOS DE FORMA RAZOAVELMENTE SATISFATÓRIA, tudo consoante os critérios utilizados no âmbito da UFCSPA.

Camila Bittencourt da Silva

Coordenadora da Divisão de Manutenção e fiscal administrativa

Ianna Pedrazza

Fiscal administrativa e Coordenadora Substituta da Divisão de Manutenção

Cristiane Bolina da Cunha

Fiscal técnico do contrato

Miguel Pereira Grandini

Fiscal Técnico do contrato

Victor Hugo Reis Macedo

Preposto do contrato

Documento assinado eletronicamente por Camila Bittencourt da Silva, Coordenadora da Divisão de Manutenção, em 23/07/2024, às 10:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Victor Hugo Reis Macedo, Usuário Externo, em 14/08/2024, às 13:31, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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