SEI/UFCSPA - 1578009 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Timbre

GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE FISCALIZAÇÃO – Ref: JAN/2023

IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATO A SER FISCALIZADO

Processo nº 23103.005867/2018-36

Objeto do contrato: Serviço de Bombeiro Civil

Nome da empresa contratada: Liderança Limpeza e Conservação

CNPJ: 00.482.840/0001-38

Número do contrato: 02/2019

Valor mensal do contrato*: R$ 36.803,06

Data da assinatura do contrato: 18 de fevereiro de 2019

Data de vencimento do contrato: 17 de fevereiro de 2024

*Sem descontos ou adicionais

PERÍODO DA FISCALIZAÇÃO E FISCAIS RESPONSÁVEIS

A fiscalização compreende o período de 01/01/2023 até o dia 31/01/2023 sendo realizada pelas fiscais técnicas Alessandra Moschem Tolfo – Siape nº 2073357 e Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira, matrícula SIAPE nº. 3282873 e pelo Fiscal Administrativo Raphael da Silva Homem – Siape nº 1970010.

OBJETIVO

Realizar fiscalização do exercício de empresa terceirizada prestadora de serviços de Bombeiro Civil em cumprimento à Instrução Normativa 05 de 26 de maio de 2017 e seus anexos VIII-A, item “4” e VIII-B, item “9”. O presente relatório tem por finalidade trazer o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato.

METODOLOGIA

- Acompanhamento da prestação de serviços e sobre o andamento das atividades demandadas presencialmente ou de forma remota através do aplicativo Whastapp;

- Leitura dos relatórios diários referentes aos plantões de cada bombeiro civil, enviados à Divisão de Engenharia de Segurança - Fiscalização técnica do contrato e leitura dos livros de registro de ocorrências.

- Registros da comunidade interna por meio de sugestões, reclamações e elogios do serviço prestado (recebidos por email);

- Conversas com representantes da empresa pessoalmente, através de reuniões ou via whatsapp.

CONSIDERAÇÕES SOBRE A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

DOCUMENTOS ENVIADOS PELA CONTRATADA:

Tabela 1 – Documentação para pagamento

Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
DOCUMENTAÇÃO MENSAL - ANTES DA EMISSÃO DA NOTA FISCAL
1.	Cópia da folha de pagamento analítica do Mês de referência da prestação dos serviços, em que conste como tomador a UFCSPA, e constantes do arquivo SEFIP	X
2.	Cópia dos contracheques dos empregados relativos ao mês de referência da prestação dos serviços ou cópia dos recibos dos depósitos bancários	X
3.	Comprovante de entrega de vale-transporte	X
4.	Comprovante de pagamento do seguro de vida	X
5.	Comprovante de pagamento de vale-alimentação mensal e diário	X
6.	Folha ponto dos funcionários	X
7.	Extrato da conta do FGTS, com a autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou ainda, comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet	X
8.	Extrato da conta do INSS, com a autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou ainda, comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet	X
9.	Protocolo do envio de arquivos – Conectividade Social	X
10.	Comprovante de declaração à previdência	X

CONTROLE MENSAL DE FISCALIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO CONTRATO:

A fiscalização Administrativa será realizada por amostragem, considerando para esse mês a documentação do funcionário JULIANO ANACLETO MARTINS.

Tabela 2 – Acompanhamento do Contrato

FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
Foram pagos os itens abaixo, conforme CCT:
1.	Salário-base?	X
2.	Vale-alimentação diário (verificar se a quantidade de dias do comprovante está de acordo com o registrado na folha ponto)?	X
3.	Cesta básica mensal?	X
4.	Vale Transporte?	X
5.	Periculosidade?	X
Folha Ponto
6.	Há registro de horas a mais do que as previstas para o mês?		X
7.	O documento está assinado pelo funcionário?	X
8.	Há registro de entrada e saída?	X
9.	Há alguma inconsistência na folha de pagamento?		X
10.	Houve realização de hora extra, solicitada pela UFCSPA?	X
11.	Há algum bombeiro civil, com o curso de reciclagem que irá vencer no próximo mês ou está vencido?		X
12.	Há algum funcionário no período de férias?		X
13.	Há algum funcionário demitido?	X		CLEBERTON GAIER foi demitido em dezembro de 2022
14.	Todos os funcionários estão inscritos no seguro de vida?	X
15.	Conferência da GFIP? (SEFIP, RET)	X

FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
16.	As solicitações são dirigidas ao preposto?	X
17.	O preposto responde às solicitações/notificações?	X		Segundo os registros no Livro de Registro, o preposto e o supervisor da noite compareceram nos dias 05,12,14,16,27 e 30/01/2023, para acompanhamento do contrato na UFCSPA
18.	O fornecimento do serviço está de acordo com o Contrato?	X
19.	A equipe de trabalho utiliza os equipamentos de proteção individual no desempenho de suas atividades?	X
20.	As atividades realizadas pela equipe condizem com aqueles previstos no Termo de Referência em conformidade com suas atribuições previstas pelo CBO?	X
21.	A equipe atende as solicitações encaminhadas pela fiscalização técnica?	X
22.	As solicitações não atendidas são justificadas?	X
23.	Os relatórios técnicos de atividades, elaborados pela equipe, são conclusivos acerca das atividades efetivamente realizadas pela equipe durante o turno de trabalho?	X		As atividades realizadas são registradas no livro de registro e nos relatórios específicos diários enviados por e-mail.
24.	A prestação dos serviços está adequada à rotina de execução estabelecida?	X		As inspeções estão sendo realizadas conforme escala mensal. Maior detalhamento abaixo.
25.	A prestação de serviços vem proporcionando os resultados esperados, em relação aos prazos de execução e entregas desejadas?	X		Em relação ao planejamento da execução de inspeções no sistemas de proteção e combate a incêndio, com base nos checklist e escala elaborada para o mês, observa-se um índice de efetividade da equipe de 99% Maior detalhamento abaixo.
26.	Os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas proporcionam a prestação dos serviços com a qualidade requerida?	X
27.	Há instrumentos de avaliação da satisfação da comunidade em relação à prestação dos serviços?		X	Não há instrumento formalizado. Contudo, a fiscalização técnica recebe feedbacks positivos, por telefone ou pessoalmente, dos usuários dos serviços de atendimento de primeiros socorros prestados pelos BC. Os demais serviços técnicos são acompanhados pela fiscalização e não há participação da comunidade.

FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA/TÉCNICA
Nº	ITENS		SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
28.		Houve redimensionamento no pagamento, com base no Instrumento de Medição de Resultados (IMR)?	X
29.		Houve apresentação ao preposto da avaliação da execução do objeto?	X		Será enviado juntamente com a solicitação de nota fiscal.
30.		Houve apresentação de justificativa pela contratada sobre a prestação de serviço com menor nível de conformidade? (lembrar que consiste numa situação excepcional)			N/A
31.		Aceitou ou não a justificativa apresentada pela contratada para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador?			N/A
32.		A contratada possui comportamento contínuo de desconformidade da prestação de serviço em relação à qualidade exigida? (lembrar que deve ser aberto processo de aplicação de sanção)		X
33.		Todos os membros da equipe de trabalho cumprem a jornada estabelecida no contrato?	X
34.		São realizadas reuniões periódicas com a empresa durante a vigência do contrato?			São realizadas conversas com os profissionais que compõem a equipe para alinhamento.

Item 25: O cronograma de inspeções foi validado a partir do dia 01/01/2023. Abaixo o resultado da apuração do Índice de efetividade da equipe na realização das inspeções – Janeiro/2023:

Tabela 3 - Resumo dos checklists aplicados

Tabela 4 - Escalas de inspeção

Maiores informações sobre a efetividade constam no Anexo B.

SUPRESSÃO VALE-TRANSPORTE:

Quanto ao benefício do vale transporte, o funcionário Lucas Eduardo não utiliza o benefício, conforme comprovado na documentação apresentada. Logo, solicita-se o desconto no valor de R$ 19,78 (valor correspondente ao submódulo 2.3 – A, do valor atualizado pelo termo de apostilamento em 2022.

SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS

Participação e apoio na reunião da brigada de emergência, realizada em 10/01/2023

Realizada a cobertura aos eventos diurnos e noturnos programados para o mês (formaturas, seminários, palestras, etc).

Acompanhamento da visita técnica da empresa Severo & Tenfen nas inspeções dos prédios, ocorrida em 12 e 13/01/2023.

Limpeza e organização do depósito.

DDS de início de obra com a empresa contratada Construtec, realizado no dia 31/01/2023.

5.4.1 - PAGAMENTO REFERENTE A SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS

Não houve solicitação de horas extras no período.

INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS (IMR) – REDIMENSIONAMENTO DE PAGAMENTOS

Conforme tabela abaixo, houve ocorrências que implicaram na aplicação de pontos no IMR.

Tabela 5 – Instrumento de Medição de Resultados

Avaliação Mensal
Item	Descrição	Número de Ocorrências do mês	Referência de pontuação	Total de pontos
1.	Atraso no crédito de salários além do 5º dia útil do mês imediatamente subsequente ao do mês de referência): (ordinários - mensal), décimo terceiro, férias, remunerações compensatórias e rescisões contratuais.	0	5	0
2.	Atraso do crédito dos benefícios de vale transporte e de vale-alimentação além do estabelecido (no contrato ou na Convenção Coletiva)	0	2	0
3.	Não providenciar substituição tempestiva de quaisquer ausências dos Postos de Bombeiro Civil por absenteísmo.	0	5	0
4.	Ausências dos funcionários dos Postos, superiores a 05 (cinco) ocorrências no mês, sem justificativa e comunicação formal à Contratante.	0	5	0
5.	Substituir funcionários sem a anuência prévia da Contratante.	0	1	0
6.	Não cumprir determinações e Notificações.	1	4	4
7.	Recusar-se a executar serviço determinado pela FISCALIZAÇÃO, sem motivo justificado ou determinação formal.	0	5	0
8.	Permitir ou causar danos ao patrimônio da UFCSPA, de terceiros, à integridade física de quem quer que seja, lesão corporal ou consequências letais dentro das dependências.	0	10	0
9.	Deixar de entregar os materiais e/ou utensílios utilizados na execução dos serviços fora do prazo estabelecido no Termo de Referência.	0	4	0
10.	Permitir a presença de empregado sem uniforme ou com uniforme incompleto, rasgado e/ou sujo.	0	3	0
11.	Permitir a execução dos serviços por colaboradores sem qualificação e/ou sem identificação (uso de crachás).	0	3	0
12.	Não realizar as capacitações e reciclagens inerentes aos postos durante a vigência do contrato.	0	5	0
13.	Deixar de executar o serviço solicitado pela FISCALIZAÇÃO ou abandoná-lo sem motivo de força maior.	0	5	0
14.	Destruir ou danificar documentos da UFCSPA por culpa ou dolo de seus empregados.	0	5	0
15.	Utilizar as dependências da UFCSPA para fins diversos do objeto do Contrato.	0	5	0
Total de pontos do mês				4
Percentual de desconto no mês				5%

Referente ao item 6, a contratada não entregou todos os itens de uniforme e EPIs para a BC Lucilene até o fim do período de janeiro. A mesma iniciou suas atividades em outubro de 2022. A contratada havia se comprometido a entregar os itens até o mês de dezembro. A BC está utilizando itens de sua propriedade.

Quadro 1 - Resumo do IMR

INDICADOR

Atingimento de metas estabelecidas no IMR

Item Descrição

Finalidade: Garantir a segurança pessoal nas dependências, apoiar a coordenação de engenharia no andamento e acompanhamento das obras, reformas e serviços de manutenção e identificar e controlar os riscos inerentes às atividades, visando evitar a ocorrência de acidentes e incidentes na UFCSPA.

Meta a cumprir: Serviços executados e materiais recebidos, adequados ao uso e à perspectiva da administração.

Instrumento de medição: Planilha de controle dos serviços executados, conforme modelo abaixo indicado.

Forma de acompanhamento: A fiscalização do contrato acompanhará mensalmente o cumprimento das atividades da execução dos serviços, conforme perspectiva da Administração e posterior lançamento do resultado na planilha de controle.

Periodicidade: Mensal

Mecanismo de Cálculo: O número de pontos no mês refletirá o percentual de atingimento da meta. Considerando o somatório de pontos para cada ocorrência.

Início de Vigência: Da assinatura do contrato e Início da execução dos serviços.

Faixas de ajuste no Pagamento:

1 a 3 pontos= 100% da meta = recebimento de 100% da fatura. Gerando Advertência

4 a 6 pontos = 95% da meta = recebimento de 95% da fatura.

7 a 9 pontos = 90% da meta = recebimento de 90% da fatura.

10 a 12 pontos= 85% da meta = recebimento 85% da fatura.

13 ou mais pontos será considerado descumprimento contratual acarretando a aplicação das sanções previstas no item 27. Sem prejuízo da aplicação deste ANS

SERVIÇOS TÉCNICOS REALIZADOS

Considerando a data de início de contrato e o período da medição (janeiro), segue a relação das as atividades realizadas pelos profissionais alocados no contrato:

Realização de rondas nos prédios e ambientes para verificação das condições de segurança das instalações, bem como para observação de riscos potenciais. Os desvios ou não conformidades identificados são corrigidos in loco, quando possível. O resultado dessas rondas é registrado nos relatórios diários dos plantões, encaminhados à Divisão de Segurança, para providências, conforme o caso. O registro das inspeções diárias constam no Anexo B.
Aplicação de checklists diários, semanais, quinzenais e mensais nos sistemas de proteção e combate a incêndio conforme escala de inspeções do mês de janeiro, com efetividade de 99%. Os resultados das inspeções são registrados e encaminhados à fiscalização para ciência e providências. Algumas inconformidades passíveis de resolução são resolvidas in loco e as demais serão analisadas direcionadas para manutenção realizar os reparos e adequações necessárias, através da abertura de Ordens de Serviço de Manutenção.
Atendimentos de primeiros socorros a servidores, trabalhadores terceirizados e comunidade acadêmica:

Obs: Foram realizados 04 atendimentos de primeiros socorros no mês corrente.

Acompanhamento de serviços críticos realizados por prestadores de serviços:

Quadro 2

Data	Bombeiro Dia	Bombeiro Noite	Observações
25/01/2023		Juliano	Ronda para monitoramento da mufla do lab 301
28/01/2023	Prusch		Realizado os testes de acionamento das bombas do sistema de SPK dos prédio 2 e 3, bomba de reforço da rede de hidrantes do prédio 3

Atendimentos a ocorrências e incidentes (síntese realizada a partir dos textos constantes nos relatórios diários dos plantões e registros através e-mail e do canal de WhatsApp mantido com a equipe dos bombeiros):

Quadro 3

Data	Bombeiro Dia	Bombeiro Noite	Observações
06/01/2023	Prusch		As 11:55h acionado pela vig. P3, para a retirada de um morcego no lab. 803, 8º andar do prédio 3, capturado e solto na área externa.
12/01/2023	Prusch		Acionado às 12:00h para retirada de um morcego no lab. 803 do prédio 3 - 8º andar; Orientado o pessoal a solicitar uma inspeção na sala, devido a ser novamente encontrado morcego no local.
24/01/2023	Prusch		Às 11:15h foi acionado o alarme de incêndio do P3, verificado o acionador do 7º andar e posteriormente os demais pontos, tudo Ok.

VALOR TOTAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Tabela 6 - Cálculo do Pagamento do Mês

PAGAMENTO INICIAL	DESCONTO	SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS	PAGAMENTO FINAL
R$ 36.803,06	R$ 1.859,93	R$ 0,00	R$ 34.943,13

Desconto de R$ 19,78 referente ao vale-transporte conforme especificado no item 5.3 deste relatório.

Desconto de R$ 1840,15 referente ao item 6, IMR, deste relatório.

Serviço extraordinário referente ao serviço solicitado pela UFCSPA, conforme item 5.4 deste relatório.

CONTA-DEPÓSITO VINCULADA BLOQUEADA PARA MOVIMENTAÇÃO

Deverá ser destacada a quantia de R$ 3.634,84 (três mil seiscentos e trinta e quatro reais e oitenta e quatro centavos) que deverá ser depositada em conta-depósito vinculada bloqueada para movimentação.

Tabela 7 – Valor reservado da conta vinculada do mês

Os valores base considerados para base dos cálculos das retenções são os valores brutos da folha de pagamento dos funcionários.

APONTAMENTOS PARA A CONTRATADA

Abaixo seguem questionamentos e solicitações para a Contratada referente às documentações enviadas ou à execução do contrato.

Tabela 10 - Questionamentos e solicitações para a contratada

Item

Documento

Inconsistências

Orientações

FOLHAS PONTO

Nos relatórios anteriores foram solicitados esclarecimentos acerca de problemas de notação nas folhas ponto. Mais especificamente nos dias 02/11 e 01/12.

A fiscalização não encontrou notação de cobertura do turno noturno em nenhuma das folhas ponto.

Recebemos os diários de atividades e por isso sabemos que os postos foram cobertos. Inclusive no dia 02/11 foi coberto pela BC substituta Tatiana.

No entanto, o documento correto para controle da cobertura dos postos é a folha ponto.

Assim, solicitamos que sejam encaminhadas todas as folhas ponto de todos os BC que atuaram na cobertura dos postos, sendo efetivos ou substitutos.

Bem como, solicitamos que a empresa reforce com os BC e o preposto para que seja feita a devida notação nos documentos.

Orientar os funcionários sobre as folhas ponto.

A empresa deve enviar todas as documentações dos BC que atuaram no contrato no período.

Abaixo seguem os apontamentos do mês anterior e as respectivas respostas da contratada.

Tabela 11 - Questionamentos do mês anterior

Item	Documento	Inconsistências	Orientações
1.	CCT	Enviar comprovantes de pagamentos das “Assistência Odontológica” e “Benefício Social e Familiar” dos 12 meses de 2022, dos 4 bombeiros civis efetivos do contrato.	Enviar documentos.
Resposta da contratada: Plano odontológico e Beneficio sócio familiar em anexo.
2.	RESCISÃO	Foram enviados os documentos rescisórios do funcionário Cleberton Gaier. No entanto, os documentos não estão assinados. Solicitamos o envio dos documentos assinados.	Enviar documentos rescisórios assinados.
Resposta da contratada: Sobre o envio assinado dos documentos rescisórios do colaborador 243825 CLEBERTON PIRES GAIER: Conforme e-mails em anexo a filial havia agendado inicialmente com o colaborador e com o sindicato da categoria a homologação para o dia 18/01/2023. Após a confirmação dos mesmos como comprova a carta assinada pelo colaborador em anexo o sindicato solicitou uma série de documentos que foram enviados conforme os e-mails em anexo, mas desde então, não tivemos o retorno do sindicato, nem via e-mail e nem via telefone. No dia de hoje, tentando novamente o contato, mas sem sucesso. Nota da fiscalização: a contratada encaminhou as documentações comprobatórias de pagamento da rescisão do funcionário
3.	SUBSTITUIÇÃO	Foi verificado pela fiscalização que os BC Lucilene e Juliano fizeram a troca de turnos sem a comunicação para a fiscalização. Solicitamos esclarecimento sobre a situação.	Enviar esclarecimento e comunicar a fiscalização futuramente sobre alterações de cobertura de plantão.
Resposta da contratada: Informamos que as trocas de escala são procedentes conforme a notificação do cliente e que todos os colaboradores do contrato em questão serão orientados a acionarem a supervisão com 48hs de antecedência para verificarem a disponibilidade da realização da alteração e para que possamos comunicar o cliente em tempo hábil;
4.	ASO	O ASO do BC Lucas está vencido. Solicitamos envio do documento atualizado.	Enviar documento.
Resposta da contratada: Foi enviado o documento
5.	FOLHAS PONTO	Há duas falhas de notação nas folhas ponto de novembro e dezembro. Nos dias 02/11 e 01/12 não há marcação nas folhas ponto enviadas. Solicitamos esclarecimentos acerca da situação.	Enviar esclarecimentos.
Resposta da contratada: Os colaboradores do contrato 3701 UFCSPA - BOMBEIROS trabalham em escalas 12x36, então conforme as mesmas, há colaboradores que irão trabalhar no dia 01/12/2022 e outros que não trabalharão neste mesmo dia, sendo este a sua folga. O mesmo ocorre com o dia 02/11/2022, pois mesmo sendo feriado, contempla a escala dos colaboradores que laboram naquele dia.

VALORES DE REAJUSTE DO CONTRATO

O termo de apostilamento do contrato foi homologado no dia 03/02/2023. A contratada solicitou o pagamento dos valores retroativos referentes à CCT 2022/2023 da categoria e o valor reajustado dos insumos pelo IPCA de 2022.

Foram refeitos os cálculos para correto pagamento dos valores devidos, enviamos a planilha com o desenvolvimento do cálculo em anexo a este contrato, no Anexo C.

O valor total a pagar para a contratada é de R$ 36.178,97 (trinta e seis mil cento e setenta e oito reais e noventa e sete centavos).

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após os descontos decorridos do vale-transporte e do IMR o valor final para pagamento é R$ 34.943,13 (trinta e quatro mil novecentos e quarenta e três reais e treze centavos)

As atividades do contrato continuam tendo um bom desempenho, e os problemas administrativos estão sendo trabalhados juntamente à contratada.

ANEXOS

Anexo A - Relatório de efetividade dos checklist de inspeção em equipamentos de proteção e combate a incêndio.
Anexo B - Relatório dos registros das inspeções diárias da equipe de BC - UFCSPA – Janeiro / 2023.
Anexo C - Cálculo dos valores retroativos do reajuste de 2022

Porto Alegre, 27 de Fevereiro de 2023.

Alessandra Moschem Tolfo

Fiscal Técnica

SIAPE 2073357

DESEG/CENG

PROPLAN/UFCSPA

Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira

Fiscal Técnica

SIAPE 3282873

DESEG/CENG

PROPLAN/UFCSPA

Raphael da Silva Homem

Fiscal Administrativo

SIAPE 1970010

CENG

PROPLAN/UFCSPA

Documento assinado eletronicamente por Alessandra Moschem Tolfo, Engenheiro de Segurança do Trabalho, em 28/02/2023, às 11:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira, Técnico em Segurança do Trabalho, em 28/02/2023, às 12:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Raphael da Silva Homem, Administrador, em 28/02/2023, às 12:19, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1578009 e o código CRC C6B8B366.