SEI/UFCSPA - 1553271 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Timbre

GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE FISCALIZAÇÃO – Ref: DEZ/2022

IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATO A SER FISCALIZADO

Processo nº 23103.005867/2018-36

Objeto do contrato: Serviço de Bombeiro Civil

Nome da empresa contratada: Liderança Limpeza e Conservação

CNPJ: 00.482.840/0001-38

Número do contrato: 02/2019

Valor mensal do contrato*: R$ 33.435,41

Data da assinatura do contrato: 18 de fevereiro de 2019

Data de vencimento do contrato: 17 de fevereiro de 2023

*Sem descontos ou adicionais

PERÍODO DA FISCALIZAÇÃO E FISCAIS RESPONSÁVEIS

A fiscalização compreende o período de 01/12/2022 até o dia 31/12/2022 sendo realizada pelas fiscais técnicas Alessandra Moschem Tolfo – Siape nº 2073357 e Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira, matrícula SIAPE nº. 3282873 e pelo Fiscal Administrativo Raphael da Silva Homem – Siape nº 1970010.

OBJETIVO

Realizar fiscalização do exercício de empresa terceirizada prestadora de serviços de Bombeiro Civil em cumprimento à Instrução Normativa 05 de 26 de maio de 2017 e seus anexos VIII-A, item “4” e VIII-B, item “9”. O presente relatório tem por finalidade trazer o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato.

METODOLOGIA

- Acompanhamento da prestação de serviços e sobre o andamento das atividades demandadas presencialmente ou de forma remota através do aplicativo Whastapp;

- Leitura dos relatórios diários referentes aos plantões de cada bombeiro civil, enviados à Divisão de Engenharia de Segurança - Fiscalização técnica do contrato e leitura dos livros de registro de ocorrências.

- Registros da comunidade interna por meio de sugestões, reclamações e elogios do serviço prestado (recebidos por email);

- Conversas com representantes da empresa pessoalmente, através de reuniões ou via whatsapp.

CONSIDERAÇÕES SOBRE A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

DOCUMENTOS ENVIADOS PELA CONTRATADA:

Tabela 1 – Documentação para pagamento

Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
DOCUMENTAÇÃO MENSAL - ANTES DA EMISSÃO DA NOTA FISCAL
1.	Cópia da folha de pagamento analítica do Mês de referência da prestação dos serviços, em que conste como tomador a UFCSPA, e constantes do arquivo SEFIP	X
2.	Cópia dos contracheques dos empregados relativos ao mês de referência da prestação dos serviços ou cópia dos recibos dos depósitos bancários	X
3.	Comprovante de entrega de vale-transporte	X
4.	Comprovante de pagamento do seguro de vida	X
5.	Comprovante de pagamento de vale-alimentação mensal e diário	X
6.	Folha ponto dos funcionários	X
7.	Extrato da conta do FGTS, com a autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou ainda, comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet	X
8.	Extrato da conta do INSS, com a autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou ainda, comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet	X
9.	Protocolo do envio de arquivos – Conectividade Social	X
10.	Comprovante de declaração à previdência	X

CONTROLE MENSAL DE FISCALIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO CONTRATO:

A fiscalização Administrativa será realizada por amostragem, considerando para esse mês a documentação do funcionário FELIPE PRUSCH CASCAES.

Tabela 2 – Acompanhamento do Contrato

FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
Foram pagos os itens abaixo, conforme CCT:
1.	Salário-base?	X
2.	Vale-alimentação diário (verificar se a quantidade de dias do comprovante está de acordo com o registrado na folha ponto)?	X
3.	Cesta básica mensal?	X
4.	Vale Transporte?	X
5.	Periculosidade?	X
Folha Ponto
6.	Há registro de horas a mais do que as previstas para o mês?		X
7.	O documento está assinado pelo funcionário?	X
8.	Há registro de entrada e saída?	X
9.	Há alguma inconsistência na folha de pagamento?		X
10.	Houve realização de hora extra, solicitada pela UFCSPA?	X
11.	Há algum bombeiro civil, com o curso de reciclagem que irá vencer no próximo mês ou está vencido?		X
12.	Há algum funcionário no período de férias?		X
13.	Há algum funcionário demitido?	X		Cleberton Gaier
14.	Todos os funcionários estão inscritos no seguro de vida?	X
15.	Conferência da GFIP? (SEFIP, RET)	X

FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
16.	As solicitações são dirigidas ao preposto?	X
17.	O preposto responde às solicitações/notificações?	X		Segundo os registros no Livro de Registro, o preposto e o supervisor da noite compareceram nos dias 01, e 02/12/2022 para acompanhamento do contrato na UFCSPA
18.	O fornecimento do serviço está de acordo com o Contrato?	X
19.	A equipe de trabalho utiliza os equipamentos de proteção individual no desempenho de suas atividades?	X
20.	As atividades realizadas pela equipe condizem com aqueles previstos no Termo de Referência em conformidade com suas atribuições previstas pelo CBO?	X
21.	A equipe atende as solicitações encaminhadas pela fiscalização técnica?	X
22.	As solicitações não atendidas são justificadas?	X
23.	Os relatórios técnicos de atividades, elaborados pela equipe, são conclusivos acerca das atividades efetivamente realizadas pela equipe durante o turno de trabalho?	X		As atividades realizadas são registradas no livro de registro e nos relatórios específicos diários enviados por e-mail.
24.	A prestação dos serviços está adequada à rotina de execução estabelecida?	X		As inspeções estão sendo realizadas conforme escala mensal. Maior detalhamento abaixo.
25.	A prestação de serviços vem proporcionando os resultados esperados, em relação aos prazos de execução e entregas desejadas?	X		Em relação ao planejamento da execução de inspeções no sistemas de proteção e combate a incêndio, com base nos checklist e escala elaborada para o mês, observa-se um índice de efetividade da equipe de 97% Maior detalhamento abaixo.
26.	Os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas proporcionam a prestação dos serviços com a qualidade requerida?	X
27.	Há instrumentos de avaliação da satisfação da comunidade em relação à prestação dos serviços?		X	Não há instrumento formalizado. Contudo, a fiscalização técnica recebe feedbacks positivos, por telefone ou pessoalmente, dos usuários dos serviços de atendimento de primeiros socorros prestados pelos BC. Os demais serviços técnicos são acompanhados pela fiscalização e não há participação da comunidade.

FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA/TÉCNICA
Nº	ITENS		SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
28.		Houve redimensionamento no pagamento, com base no Instrumento de Medição de Resultados (IMR)?		X
29.		Houve apresentação ao preposto da avaliação da execução do objeto?	X		Será enviado juntamente com a solicitação de nota fiscal.
30.		Houve apresentação de justificativa pela contratada sobre a prestação de serviço com menor nível de conformidade? (lembrar que consiste numa situação excepcional)			N/A
31.		Aceitou ou não a justificativa apresentada pela contratada para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador?			N/A
32.		A contratada possui comportamento contínuo de desconformidade da prestação de serviço em relação à qualidade exigida? (lembrar que deve ser aberto processo de aplicação de sanção)		X
33.		Todos os membros da equipe de trabalho cumprem a jornada estabelecida no contrato?	X
34.		São realizadas reuniões periódicas com a empresa durante a vigência do contrato?			São realizadas conversas com os profissionais que compõem a equipe para alinhamento.

Item 25: O cronograma de inspeções foi validado a partir do dia 01/12/2022. Abaixo o resultado da apuração do Índice de efetividade da equipe na realização das inspeções – Dezembro/2022:

Tabela 3 - Resumo dos checklists aplicados

Tabela 4 - Escalas de inspeção

Maiores informações sobre a efetividade constam no Anexo B.

SUPRESSÃO VALE-TRANSPORTE:

Quanto ao benefício do vale transporte, os funcionários Cleberton Gaier e Lucas Eduardo não utilizam o benefício, conforme comprovado na documentação apresentada. Logo solicita-se o desconto no valor de R$ 62,38 (valor correspondente ao submódulo 2.3 – A, do valor atualizado pelo termo de apostilamento em 2022, que pode ser consultado na Planilha Reajuste CCT 2021 (1329758) ).

SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS

Realização de teste semanal de acionamento das bombas de incêndio, manual e automático.

Realizada a cobertura aos eventos diurnos e noturnos programados para o mês (formaturas, seminários, palestras, etc).

Realizado drenagem na rede de hidrantes do prédio 1, utilizado os hidrantes nº 16, 15, 10, 03 e 02 para drenar; o hidrante nº 02 - subsolo - corredor próximo aos lab. 008, apresentou bastante sujeira a ponto de entupir o esguicho por 03 vezes, foi drenado novamente até sair água limpa; organizado novamente os abrigos e lacrados

Realização de limpeza nas pranchas/macas.

Realização de complementação da sinalização de segurança e de incêndio nos prédios.

Participação na reunião da Brigada de Emergência.

5.4.1 - PAGAMENTO REFERENTE A SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS

Conforme o item 13.9 do Termo de Referência

“Na hipótese de realização de serviços extraordinários, previamente autorizados pela UFCSPA, o valor pago à empresa corresponderá ao resultado do valor do custo por empregado apresentado na Planilha de Custos e Formação de Preços, referente ao serviço correspondente (Bombeiro Civil, ou Técnico em Edificações, ou Técnico em Segurança do Trabalho) dividido pelas horas normais mensais e multiplicado pelo quantitativo de horas extras efetivamente executadas.”

Trazemos o cálculo dos serviços prestados no mês de dezembro de 2022:

O valor da hora noturna é contabilizado a partir do horário que se inicia o turno noturno do contrato, às 19h.

INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS (IMR) – REDIMENSIONAMENTO DE PAGAMENTOS

Conforme tabela abaixo, houve ocorrências que implicaram na aplicação de pontos no IMR.

Tabela 5 – Instrumento de Medição de Resultados

Avaliação Mensal
Item	Descrição	Número de Ocorrências do mês	Referência de pontuação	Total de pontos
1.	Atraso no crédito de salários além do 5º dia útil do mês imediatamente subsequente ao do mês de referência): (ordinários - mensal), décimo terceiro, férias, remunerações compensatórias e rescisões contratuais.	0	5	0
2.	Atraso do crédito dos benefícios de vale transporte e de vale-alimentação além do estabelecido (no contrato ou na Convenção Coletiva)	0	2	0
3.	Não providenciar substituição tempestiva de quaisquer ausências dos Postos de Bombeiro Civil por absenteísmo.	0	5	0
4.	Ausências dos funcionários dos Postos, superiores a 05 (cinco) ocorrências no mês, sem justificativa e comunicação formal à Contratante.	0	5	0
5.	Substituir funcionários sem a anuência prévia da Contratante.	0	1	0
6.	Não cumprir determinações e Notificações.	1	4	4
7.	Recusar-se a executar serviço determinado pela FISCALIZAÇÃO, sem motivo justificado ou determinação formal.	0	5	0
8.	Permitir ou causar danos ao patrimônio da UFCSPA, de terceiros, à integridade física de quem quer que seja, lesão corporal ou consequências letais dentro das dependências.	0	10	0
9.	Deixar de entregar os materiais e/ou utensílios utilizados na execução dos serviços fora do prazo estabelecido no Termo de Referência.	0	4	0
10.	Permitir a presença de empregado sem uniforme ou com uniforme incompleto, rasgado e/ou sujo.	1	3	3
11.	Permitir a execução dos serviços por colaboradores sem qualificação e/ou sem identificação (uso de crachás).	0	3	0
12.	Não realizar as capacitações e reciclagens inerentes aos postos durante a vigência do contrato.	0	5	0
13.	Deixar de executar o serviço solicitado pela FISCALIZAÇÃO ou abandoná-lo sem motivo de força maior.	0	5	0
14.	Destruir ou danificar documentos da UFCSPA por culpa ou dolo de seus empregados.	0	5	0
15.	Utilizar as dependências da UFCSPA para fins diversos do objeto do Contrato.	0	5	0
Total de pontos do mês				7
Percentual de desconto no mês				10%

A contratada não forneceu os uniformes da BC substituta Lucilene quando do início das atividades da mesma. Posteriormente foram entregues uniformes que não condizem com o especificado em instrumento convocatório. Em reunião realizada no dia 08/12/2022 o preposto da contratada havia se comprometido em resolver a situação até o dia 20/12, o que não ocorreu.

Posteriormente os uniformes foram entregues no dia 22/12, mas não estavam dentro da especificação determinada pelo Termo de Referência. Até o fechamento deste relatório, ainda não havia sido entregue. A funcionária está utilizando uniformes próprios.

Assim, a fiscalização aplica a pontuação referente a essa situação no IMR do contrato.

Quadro 1 - Resumo do IMR

INDICADOR

Atingimento de metas estabelecidas no IMR

Item Descrição

Finalidade: Garantir a segurança pessoal nas dependências, apoiar a coordenação de engenharia no andamento e acompanhamento das obras, reformas e serviços de manutenção e identificar e controlar os riscos inerentes às atividades, visando evitar a ocorrência de acidentes e incidentes na UFCSPA.

Meta a cumprir: Serviços executados e materiais recebidos, adequados ao uso e à perspectiva da administração.

Instrumento de medição: Planilha de controle dos serviços executados, conforme modelo abaixo indicado.

Forma de acompanhamento: A fiscalização do contrato acompanhará mensalmente o cumprimento das atividades da execução dos serviços, conforme perspectiva da Administração e posterior lançamento do resultado na planilha de controle.

Periodicidade: Mensal

Mecanismo de Cálculo: O número de pontos no mês refletirá o percentual de atingimento da meta. Considerando o somatório de pontos para cada ocorrência.

Início de Vigência: Da assinatura do contrato e Início da execução dos serviços.

Faixas de ajuste no Pagamento:

1 a 3 pontos= 100% da meta = recebimento de 100% da fatura. Gerando Advertência

4 a 6 pontos = 95% da meta = recebimento de 95% da fatura.

7 a 9 pontos = 90% da meta = recebimento de 90% da fatura.

10 a 12 pontos= 85% da meta = recebimento 85% da fatura.

13 ou mais pontos será considerado descumprimento contratual acarretando a aplicação das sanções previstas no item 27. Sem prejuízo da aplicação deste ANS

SERVIÇOS TÉCNICOS REALIZADOS

Considerando a data de início de contrato e o período da medição (dezembro), segue a relação das as atividades realizadas pelos profissionais alocados no contrato:

Realização de rondas nos prédios e ambientes para verificação das condições de segurança das instalações, bem como para observação de riscos potenciais. Os desvios ou não conformidades identificados são corrigidos in loco, quando possível. O resultado dessas rondas é registrado nos relatórios diários dos plantões, encaminhados à Divisão de Segurança, para providências, conforme o caso. O registro das inspeções diárias constam no Anexo B.
Aplicação de checklists diários, semanais, quinzenais e mensais nos sistemas de proteção e combate a incêndio conforme escala de inspeções do mês de dezembro, com efetividade de 97%. Os resultados das inspeções são registrados e encaminhados à fiscalização para ciência e providências. Algumas inconformidades passíveis de resolução são resolvidas in loco e as demais serão analisadas direcionadas para manutenção realizar os reparos e adequações necessárias, através da abertura de Ordens de Serviço de Manutenção.
Atendimentos de primeiros socorros a servidores, trabalhadores terceirizados e comunidade acadêmica:

Obs: Foram realizados 05 atendimentos de primeiros socorros no mês corrente.

Acompanhamento de serviços críticos realizados por prestadores de serviços:

Quadro 2

Data	Bombeiro Dia	Bombeiro Noite	Observações
22/12/2022		Juliano	Monitoramento da mufla
31/12/2022	Prusch		Realizado drenagem na rede de hidrantes do prédio 1, utilizado os hidrantes nº 16, 15, 10, 03 e 02 para drenar; o hidrante nº 02 - subsolo - corredor próximo aos lab. 008, apresentou bastante sujeira a ponto de entupir o esguicho por 03 vezes, foi drenado novamente até sair água limpa; organizado novamente os abrigos e lacrados

Atendimentos a ocorrências e incidentes (síntese realizada a partir dos textos constantes nos relatórios diários dos plantões e registros através e-mail e do canal de WhatsApp mantido com a equipe dos bombeiros):

Quadro 3

Data	Bombeiro Dia	Bombeiro Noite	Observações
22/12/2022		Juliano	Foi realizado a colocação de placas de sinalização nos prédio p1 e p3, verifiquei o p2 não encontrei nada de anormalidade ,todo completo e correto.
29/12/22	Prusch		- Regularizado a sinalização de balizamento na rota de fuga do subsolo do prédio 2;

VALOR TOTAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Tabela 6 - Cálculo do Pagamento do Mês

PAGAMENTO INICIAL	DESCONTO	SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS	PAGAMENTO FINAL
R$ 33.435,41	R$ 3.405,921	R$ 423,84	R$ 30.453,33

Desconto de R$ 62,38 referente ao vale-transporte conforme especificado no item 5.3 deste relatório. Desconto de R$ 3.3343,54 referente ao IMR, item 6 deste relatório.

Serviço extraordinário referente ao serviço solicitado pela UFCSPA, conforme item 5.4 deste relatório.

CONTA-DEPÓSITO VINCULADA BLOQUEADA PARA MOVIMENTAÇÃO

Deverá ser destacada a quantia de R$ 8.794,02 (oito mil setecentos e noventa e quatro reais e dois centavos) que deverá ser depositada em conta-depósito vinculada bloqueada para movimentação.

Tabela 7 – Valor reservado da conta vinculada do mês

Os valores base considerados para base dos cálculos das retenções são os valores brutos da folha de pagamento dos funcionários.

APONTAMENTOS PARA A CONTRATADA

Abaixo seguem questionamentos e solicitações para a Contratada referente às documentações enviadas ou à execução do contrato. Solicitamos retorno em até 10 dias úteis após o recebimento do relatório.

Tabela 10 - Questionamentos e solicitações para a contratada

Item	Documento	Inconsistências	Orientações
1.	CCT	Enviar comprovantes de pagamentos das “Assistência Odontológica” e “Benefício Social e Familiar” dos 12 meses de 2022, dos 4 bombeiros civis efetivos do contrato.	Enviar documentos.
2.	RESCISÃO	Foram enviados os documentos rescisórios do funcionário Cleberton Gaier. No entanto, os documentos não estão assinados. Solicitamos o envio dos documentos assinados.	Enviar documentos rescisórios assinados.
3.	SUBSTITUIÇÃO	Foi verificado pela fiscalização que os BC Lucilene e Juliano fizeram a troca de turnos sem a comunicação para a fiscalização. Solicitamos esclarecimento sobre a situação.	Enviar esclarecimento e comunicar a fiscalização futuramente sobre alterações de cobertura de plantão.
4.	ASO	O ASO do BC Lucas está vencido. Solicitamos envio do documento atualizado.	Enviar documento.
5.	FOLHAS PONTO	Há duas falhas de notação nas folhas ponto de novembro e dezembro. Nos dias 02/11 e 01/12 não há marcação nas folhas ponto enviadas. Solicitamos esclarecimentos acerca da situação.	Enviar esclarecimentos.

Abaixo seguem os apontamentos do mês anterior e as respectivas respostas da contratada.

Tabela 11 - Questionamentos do mês anterior

Item	Documento	Inconsistências	Orientações
1.	SEFIP	Está identificado um funcionário “ANDRE OLIVEIRA DE ALMEIDA” na relação de trabalhadores da SEFIP. Solicitamos esclarecimento.	Enviar esclarecimentos.
Resposta da contratada: A contratada informou que houve um equívoco no cadastro do funcionário, e que iria corrigir no mês posterior.
2.	FOLHAS PONTO	As folhas ponto do mês de novembro apresentam inconsistências. Faltam registros de alguns turnos. Temos nas nossas outras tabelas de controle a informação que os postos estavam ocupados. Solicitamos esclarecimentos.	Enviar esclarecimentos.
Resposta da contratada: A contratada não respondeu ao questionamento. A fiscalização verificou novamente as folhas ponto e retomará o questionamento no presente relatório.

Abaixo segue o registro de algumas não conformidades verificadas pela fiscalização e que serão abordadas em reunião com o preposto:

Atraso na entrega de uniformes e EPIs de novos BCs contratados e erro nas especificações dos itens entregues;
Falha no acompanhamento dos relatórios e demandas dos BCs por parte do Preposto;
21/10/2022 - Problemas na organização das tarefas de recolhimento e alocação dos extintores e mangueiras para manutenção entre a equipe da noite;
Necessidade de contratação de BC extra para cobertura de eventos que tenha disponibilidades para cobertura de emergências ou solicitações extraordinárias ;
Atrasos na entrada do turno da noite;
17/11/2022 - Foi solicitado aos BCs que todas as ocorrências, tarefas e outras informações sejam registradas em livro e relatório. Os casos que necessitem de um tratamento mais urgente podem ser antecipados via Whatsapp;
Problemas com a rotina de carregamento das baterias dos rádios. Os mesmos estavam ficando descarregados do plantão da noite para o plantão do dia;
Foi solicitado que os BCs do plantão da noite realizassem a limpeza dos equipamentos de resgate e apoio (pranchas e cadeira de rodas) 1 x na semana. Não está sendo realizado;
12/2022 - Foi repassada a tarefa de complementar e ou regularizar a sinalização de balizamento dos prédios aos BCs do turno da noite, a maior parte foi realizada por apenas 1 dos BC;
12/2022 - A complementação de sinalização de PCF não foi realizada conforme a norma pelo BC do plantão da noite, sendo feita a correção pelo BC do dia.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após os descontos decorridos do vale-transporte e do IMR o valor final para pagamento é R$ 30.453,33 (trinta mil quatrocentos e cinquenta e três reais e trinta e três centavos)

As atividades do contrato continuam tendo um bom desempenho, e os problemas administrativos estão sendo trabalhados juntamente à contratada.

ANEXOS

Anexo A - Relatório de efetividade dos checklist de inspeção em equipamentos de proteção e combate a incêndio.
Anexo B - Relatório dos registros das inspeções diárias da equipe de BC - UFCSPA – Dezembro / 2022.

Porto Alegre, 26 de janeiro de 2023.

Alessandra Moschem Tolfo

Fiscal Técnica

SIAPE 2073357

DESEG/CENG

PROPLAN/UFCSPA

Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira

Fiscal Técnica

SIAPE 3282873

DESEG/CENG

PROPLAN/UFCSPA

Raphael da Silva Homem

Fiscal Administrativo

SIAPE 1970010

CENG

PROPLAN/UFCSPA

Documento assinado eletronicamente por Raphael da Silva Homem, Administrador, em 26/01/2023, às 17:26, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira, Técnico em Segurança do Trabalho, em 26/01/2023, às 20:18, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1553271 e o código CRC EB3D4801.