SEI/UFCSPA - 1683012 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Objeto: Manutenção preventiva, corretiva e avaliação dos sistemas de combate a incêndio e pânico das edificações pertencentes à UFCSPA

A fiscalização compreende o período de 01/06/2023 até o dia 30/06/2023, sendo realizada pelos fiscais técnicos Alessandra Moschem Tolfo – Siape n° 2073357, Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira - Siape nº 3282873 e Fiscal Administrativo Raphael da Silva Homem – Siape n° 1970010.

Realizar a fiscalização da prestação de serviços da empresa contratada em cumprimento à Instrução Normativa 05 de 26 de maio de 2017.

Registrar as ações ocorridas no contrato, no período da fiscalização, em cumprimento ao Edital e seus anexos, a fim de receber o objeto do contrato com a qualidade e nos prazos firmados.

O presente relatório tem por finalidade trazer o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato.

Conforme Termo de Referência, a fiscalização está estabelecendo procedimentos que garantem a efetiva realização dos serviços de manutenção preventiva e corretiva nos equipamentos e sistemas instalados, podendo exigir, sempre que necessário, registros fotográficos, levantamentos, inspeções e demais mecanismos de controle.

Também serão realizadas reuniões entre a equipe de fiscalização e com os representantes da empresa, quando necessário.

A contratada ainda não enviou a Carta do Preposto, oficializando a nomeação do Sr. Roberto Severo.

Em 16/05/2023 a contratada encaminhou a documentação de outro técnico para complementar a execução dos serviços, porém foi identificada pendência no certificado de NR-10 - Básico, que foi notificada para correção e ainda não foi resolvida.

Em 17/05 a fiscalização encaminhou o ofício Nº 278/2023/CENG sobre Requerimento de posicionamento da contratada sobre atividades do contrato.

A contratada informou o desligamento do funcionário Dafner, por aplicativo de mensagem, e a contratação do funcionário Andrei em 12/06. Contudo, em 22/06/2023 encaminhou a documentação de SST. Ficou faltando a documentação trabalhista. Serão solicitados maiores esclarecimentos à empresa.

Por fim, a empresa tem enviado o relatório técnico mensal com informações sobre a prestação dos serviços realizados no período.

A Contratada realizou visitas técnicas nos dias 05/06, 15/06 e 19/06/2023 para realização dos serviços preventivos nos sistemas, conforme cronograma.

O teste nos sistemas de hidrantes e SPK estava programado para ocorrer dia 12/06. Entretanto, a contratada enviou e-mail transferindo a execução do serviço para 15/06, por motivo de dispensa do colaborador Dafner.

Foram realizadas inspeções e testes no sistema de detecção e alarme de incêndio, sistema de hidrantes, portas corta fogo e sistema de iluminação de emergência e balizamento.

A contratada enviou em 02/06/2023 cronograma contendo ajustes nas datas de execução dos serviços preventivos. A fiscalização analisou o documento e solicitou a inclusão de serviços extras previstos nas normas, que não estavam contemplados no cronograma. A contratada atendeu a solicitação e encaminhou cronograma ajustado em 05/06/2023.

Todas as atividades presenciais realizadas pela contratada são acompanhadas pelo bombeiro civil e pela fiscalização. Assim, a contratada vem cumprindo as datas do cronograma de manutenção preventiva.

O chamado 2019108264 - Substituição das baterias da central de alarmes do P3 - foi aberto dia 05/06. Somente no dia 21/06/2023 a contratada anexou orçamentos, ficando todo esse período sem atualização no sistema, gerando atrasos no atendimento e consequentemente na execução do serviço. O chamado está pendente de execução e conclusão.

O chamado 2019107548 foi aberto em 18/05/2023, com histórico de atualizações no sistema do PI. Todavia o chamado segue pendente de execução e resolução, caracterizando atraso superior a 30 dias.

O chamado 2019107990 foi aberto em 30/05/2023 para aquisição de 02 caixas porta chave com martelinho, com histórico de atualizações no sistema do PI. Todavia o chamado segue pendente de execução e resolução, caracterizando atraso superior a 30 dias.

Em 16/06/2023 foi enviado email à contratada informando sobre a identificação de vazamento na conexão tampão em 02 registros de hidrantes no prédio 3 ao serem acionados durante o teste, conforme registro dos técnicos. Contudo o teste foi finalizado e o problema não foi reparado/corrigido.

Em 29/06/2023 foi aberto chamado 2019109138 para sinalização de solo de hidrantes e extintores P2.

O chamado 2019107368 referente a iluminação de emergência e balizamento foi concluído 31/05/2023, não restando pendências de execução.

O chamado 20190107547 para substituição de luminárias de emergência no P2 foi concluído em 05/06/2023, não restando pendências de execução.

Contudo, desde o dia 16/05/2023 foram abertos 06 chamados corretivos de manutenção no sistema do PI, quais sejam ID 2019107368, ID 2019107547, ID 2019107548, ID 2019107990, ID 2019108264 e ID 2019109138. Destes, somente 02 foram concluídos: ID 2019107368 e ID 2019107547. Salientamos que esses chamados concluídos referem-se a substituição de luminárias de emergência e balizamento, cujos materiais foram fornecidos pela UFCSPA. Os demais chamados seguem em aberto com pendências que impactam na execução, conforme histórico anexo a este relatório.

Assim, com relação ao desempenho da execução das corretivas de manutenção, até a presente data, observa-se uma efetividade de 33%.

Os profissionais que assinam as ART’s não realizam o acompanhamento e a supervisão técnica dos serviços e tão pouco conversam com a fiscalização sobre o planejamento das atividades e sobre questões técnicas, conforme exigência do TR, item 7.2.7.

Desde o início da prestação dos serviços, iniciada em 02/01/2023, os responsáveis técnicos não visitam as instalações e não participam das reuniões. Eles, inclusive, não integram o grupo de whatsapp criado para recados e agendamentos da prestação dos serviços. A fiscalização vem reiteradamente solicitando esse acompanhamento dos responsáveis técnicos na execução dos serviços e nas tratativas com a fiscalização e não tem obtido êxito.

Desde o início dos serviços, a fiscalização vem acompanhando e observou que a contratada ainda encontra dificuldades na prestação dos serviços.

Os responsáveis técnicos que assinaram as ART’s ainda não compareceram à UFCSPA para conhecer as instalações e para acompanhar a execução dos serviços. A fiscalização não consegue contato com esses profissionais para alinhar os problemas e dúvidas técnicas e para organização dos serviços, sobretudo aqueles de maior complexidade. Percebe-se que a contratada vem cometendo várias infrações relativas ao QUESITO 3: RESPONSABILIDADE TÉCNICA E DOCUMENTAÇÃO do IMR, no que tange ao acompanhamento técnico do contrato.

A fiscalização encaminhou em maio um e-mail solicitando uma reunião presencial com os responsáveis técnicos, ao que a contratada respondeu que não seria possível e solicitou que fosse online. A fiscalização então encaminhou um novo e-mail apresentando seus pontos de descontentamento com a execução do contrato e solicitou um posicionamento da contratada para com o andamento do contrato, mas não obteve resposta. Na semana seguinte foi enviado o Ofício 278/2023/CENG, com o mesmo teor, que também não obteve resposta.

Assim, a fiscalização encaminhou a situação para Divisão de Contratos da universidade, apontando a rescisão do contrato por não atendimento do objeto à contento pela contratada, bem como não apresentou nenhuma proposta de melhoria ou possibilidades de correção das situações e irregularidades apontadas. O processo está em andamento no setor supracitado.

Conforme item 5.7.6 do TR, a fiscalização do contrato aplicará o Instrumento de Medição de Resultado - IMR, estabelecido na IN 05/2017-SLTI- MPOG, contemplando Indicadores para avaliação da qualidade da prestação do serviço e do atendimento aos prazos, visando aferir e dimensionar o pagamento.

Assim, os apontamentos do IMR identificados pela fiscalização no período foram:

Abaixo seguem considerações da fiscalização acerca do serviço prestado no mês de referência, bem como questionamento ou solicitações.

Diante do exposto, conclui-se que a contratada ainda encontra dificuldades na comunicação e na organização da forma de prestação dos serviços para atender ao contrato. A contratada não vem atendendo a contento a prestação dos serviços no que tange ao cumprimento aos prazos, a responsabilidade técnica e à qualidade do serviço prestado. Desta forma a fiscalização realizou a aplicação do IMR pontuando os itens em desacordo.

A fiscalização tem atuado ativamente no acompanhamento do contrato, identificando qualquer alteração ou dificuldade que interfira na execução e atendimento aos compromissos acordados, realizando tratativas, orientando a contratada e, aplicando as sanções e penalidades cabíveis, em caso de descumprimento ou ausência de justificativas aceitáveis. No entanto, concluímos que a contratada não demonstra interesse em resolver as dificuldades que vem sendo sistematicamente observadas e registradas pela fiscalização, bem como em manter o contrato com a UFCSPA, razão pela qual não há outra opção a não ser a rescisão contratual.

Documento assinado eletronicamente por Alessandra Moschem Tolfo, Engenheiro de Segurança do Trabalho, em 13/07/2023, às 15:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira, Técnico em Segurança do Trabalho, em 13/07/2023, às 15:56, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Raphael da Silva Homem, Administrador, em 14/07/2023, às 08:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1683012 e o código CRC 3DB33757.

PEÇAS
CHAMADO Nº.	SERVIÇOS	PEÇA	QUANT.	VALOR UNIT.	VALOR TOTAL	DATA	OBSERVAÇÃO

Ocorrência	Infração	Instrumento	Quantidade de ocorrências (pontos)
Aberto chamado 2019107548 em 18/05/2023 sobre a substituição dos eletroímãs da PFC do P2 e está pendente de execução e conclusão, com atraso superior a 30 dias.	Atraso na conclusão dos chamados, sem justificativa	IMR – Indicador 1	01
O chamado 2019108264 - Substituição das baterias da central de alarmes do P3 - foi aberto dia 05/06/2023 e está pendente de execução e conclusão.	Atraso na conclusão dos chamados, sem justificativa	IMR – Indicador 1	01
O chamado 2019107990 foi aberto em 30/05/2023 para aquisição de 02 caixas porta chave com martelinho e pendente de execução e conclusão, com atraso superior a 30 dias.	Atraso na conclusão dos chamados, sem justificativa	IMR – Indicador 1	01
A contratada realizou teste nos hidrantes do P3 e identificou um vazamento na conexão tampão em 02 registros de hidrantes no prédio 3, conforme registro dos técnicos. No entanto, o teste foi finalizado e o problema não foi reparado/corrigido.	Não realizar as manutenções corretivas básicas identificadas na preventiva e que sejam de imediata resolução	IMR – Indicador 2	01
Os responsáveis técnicos não têm acompanhado presencialmente a execução dos serviços.	Realizar serviços técnicos sem o acompanhamento do responsável técnico quando requisitado pela fiscalização	IMR – Indicador 2	01
A contratada realizou a substituição de trecho da tubulação de hidrantes na cobertura do P1, deixou pendente de finalização, pois não realizou a pintura da nova tubulação	Executar serviços em desacordo total ou parcial com as normas técnicas e/ou com as solicitações da fiscalização, inclusive serviços incompletos, paliativos ou substitutivos como por caráter permanente	IMR – Indicador 2	01
A fiscalização não consegue contato com os responsáveis técnicos para alinhamento de dúvidas técnicas e/ou para organização dos serviços, sobretudo aqueles de maior complexidade.	Não prestar esclarecimento técnicos à fiscalização quando solicitado	IMR – Indicador 3	01
A fiscalização solicitou uma reunião presencial e a contratada informou a impossibilidade de comparecimento presencial, sem qualquer justificativa.	Não realizar as visitas mensais mínimas e/ou quando requerido pela fiscalização	IMR – Indicador 3	01
Os relatório mensais seguem seguem sendo encaminhados com informações inconsistentes e/ou incompletas sobre os serviços realizados e sobre as providências a serem tomadas, sobretudo com relação ao item 5 - ANÁLISE TÉCNICA, RECOMENDAÇÕES E CONCLUSÕES	Entregar relatório técnico mensal incompleto ou sem as informações mínimas exigidas ou com informações inconsistentes	IMR – Indicador 3	01
A contratada - os responsáveis técnicos - não se mobiliza para efetivamente resolver os problemas e não orienta a fiscalização quanto às prioridades de intervenção	Não informar ou alertar a fiscalização quanto às prioridades de intervenção corretiva	IMR – Indicador 3	01
A contratada não mantém eve a atualização dos chamados no sistema do PI e somente o fez quando provocada pela fiscalização	Não manter atualizados os chamados no sistema de PI da UFCSPA	IMR – Indicador 3	01
Pontuação/Ocorrências do IMR no mês			11
Faixas de ajuste no pagamento			9 a 14 ocorrências = recebimento de 90% da fatura
Percentual de desconto por aplicação do IMR			10%

PAGAMENTO MENSAL
MÊS	VALOR PREVISTO	DESCONTOS	TOTAL A SER PAGO
JUNHO	R$ 4.091,67	R$ 409,17	R$ 3.682,50

PEÇAS
MÊS	VALOR GASTO PELA EMPRESA	ÍNDICE APLICADO	TOTAL A SER PAGO
JUNHO	R$ 0,00	R$ 0,00	R$ 0,00

PEÇAS
VALOR RESERVADO 2023	TOTAL GASTO ESTE MÊS	TOTAL GASTO 2023	RESTANTE
R$ 80.000,00	R$ 0,00	R$ 2.585,77	R$ 77.414,23

CORRETIVA SOB DEMANDA
VALOR RESERVADO 2023	TOTAL GASTO ESTE MÊS	TOTAL GASTO 2023	RESTANTE
R$ 60.000,00	R$ 0,00	R$ 0,00	R$ 0,00

SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS - ADEQUAÇÕES E MELHORIAS
VALOR RESERVADO 2023	TOTAL GASTO ESTE MÊS	TOTAL GASTO 2023	RESTANTE
R$ 33.000,00	R$ 0,00	R$ 0,00	R$ 0,00

Documento/Serviço	Inconsistências	Orientações
Acompanhamento pelo responsável técnico da execução dos serviços	Não há evidências do acompanhamento pelos responsáveis técnicos da execução dos serviços. Não mobilização e interesse da contratada para com a fiscalização no sentido de resolver as pendências e problemas na condução técnica do contrato.	Requerer aos responsáveis técnicos que participem mais ativamente do contrato
Atraso na execução dos chamados corretivos	Foram evidenciados atrasos no andamento dos chamados abertos do PI.	Agir com maior diligência no atendimento dos chamados
Execução de serviços incompletos	A empresa desde o início da execução compareceu para realizar os testes e inspeções com cumprimento ao cronograma de preventivas. Entretanto apresenta baixo desempenho na resolução dos chamados corretivos e não há mobilização em resolver problemas de maior complexidade, já identificados e registrados nos relatórios anteriores.	Agir com maior diligência na execução dos chamados
Documentações dos funcionários	Enviar documentos faltantes dos funcionários Rogério (certificados NR 10 assinados) e Andrei (contrato e CTPS assinados). Enviar documentações rescisórias do funcionário Dafner, caso esse tenha sido demitido, ou comunicação se o mesmo permanece na empresa mas alocado em outras atividades.	Enviar documentações e esclarecimentos.