SEI/UFCSPA - 1633235 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Objeto: Manutenção preventiva, corretiva e avaliação dos sistemas de combate a incêndio e pânico das edificações pertencentes à UFCSPA

A fiscalização compreende o período de 01/04/2023 até o dia 30/04/2023, sendo realizada pelos fiscais técnicos Alessandra Moschem Tolfo – Siape n° 2073357, Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira - Siape nº 3282873 e Fiscal Administrativo Raphael da Silva Homem – Siape n° 1970010.

Realizar a fiscalização da prestação de serviços da empresa contratada em cumprimento à Instrução Normativa 05 de 26 de maio de 2017.

Registrar as ações ocorridas no contrato, no período da fiscalização, em cumprimento ao Edital e seus anexos, a fim de receber o objeto do contrato com a qualidade e nos prazos firmados.

O presente relatório tem por finalidade trazer o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato.

Conforme Termo de Referência, a fiscalização está estabelecendo procedimentos que garantem a efetiva realização dos serviços de manutenção preventiva e corretiva nos equipamentos e sistemas instalados, podendo exigir, sempre que necessário, registros fotográficos, levantamentos, inspeções e demais mecanismos de controle.

Também serão realizadas reuniões entre a equipe de fiscalização e com os representantes da empresa, quando necessário.

Em 02/04/2023 a empresa encaminhou os documentos ajustados que ainda estavam pendentes, quais sejam: plano de manutenção preventiva e os relatórios de diagnósticos dos sistemas instalados nos 3 prédios, concluindo dessa forma a etapa inicial prevista no termo de referência.

No dia 06/04/2023 a contratada enviou email informando a substituição do preposto, indicando novo preposto. A fiscalização respondeu solicitando o envio da carta de indicação do novo preposto do contrato. No dia 12/04/2023 a fiscalização enviou novo e-mail reforçando a solicitação. Após essa data não houve mais retorno da contratada e não foi enviada a referida carta.

Adicionalmente, a empresa tem enviado o relatório técnico mensal com informações sobre a prestação dos serviços realizados no período.

A Contratada realizou visitas técnicas nos dias 03/04, 05/04, 10/04, 17/04 e 24/04 para realização dos serviços preventivos nos sistemas, conforme cronograma.

No dia 03/04/23 o engenheiro Antônio e o técnico da contratada, realizaram visita para avaliação do funcionamento do sistema de bombas do SPK do P3 e P2 e da bomba auxiliar dos hidrantes do P3. Após testes e ajustes em pressostatos no sistema de bombas do SPK do P3, os técnicos sugeriram a verificação e a realização de testes no quadro de comando, o que seria realizado por profissional especializado, cujo serviço ficou agendado para 10/04/2023.

Dessa visita, os técnicos sugeriram outros serviços corretivos de adequação no sistema de bombas dos SPK do P3, hidrantes do P3 e SPK do P2, sendo que para esse último foi sugerida a substituição da bomba jockey existente, por uma de maior capacidade. A contratada recomendou que fossem priorizados os serviços no sistema de SPK do P3, SPK do P2 e, por último, o sistema de bombeio auxiliar dos hidrantes do P3. Foi acordado que as peças e equipamentos seriam cotados e os serviços corretivos seriam planejados com a fiscalização.

Nesse sentido, a contratada recomendou que não fossem mais realizados os testes semanais de acionamento das bombas que eram executados pelos bombeiros, até a regularização, comprometendo-se inclusive, a fornecer um procedimento de teste, o diagrama e a realizar o treinamento com os bombeiros, o que não ocorreu.

No dia 10/04/2023, conforme cronograma, estavam programados serviços nos alarmes, hidrantes e SPK. Entretanto, os técnicos especializados permaneceram, durante toda a manhã, realizando os testes e a avaliação do quadro de comando das bombas do SPK do P3 que apresentava possível irregularidade e falha. Segundo eles, seria necessária a substituição do disjuntor do quadro de bombas de 20A por outro de maior capacidade, o que seria cotado e encaminhado à aprovação da fiscalização. A fiscalização não recebeu a cotação dessa peça e o serviço de substituição não foi realizado.

Ocorre que a duração desse serviço inviabilizou a execução da preventiva programada nos demais sistemas (Alarmes, Hidrantes P1, P2 e P3 e SPK do P2), pois os técnicos relataram outro agendamento externo de serviços no período da tarde, que impediria a realização completa dos serviços na UFCSPA. A fiscalização enviou mensagens à contratada, via aplicativo de celular, relatando tais fatos. A contratada respondeu sugerindo a realização dos testes no sistema de hidrantes para o dia 28/04, porém devido a eventos na UFCSPA, a fiscalização sugeriu que estes fossem programados para o próximo mês, dia 15/05/2023, conforme cronograma, solicitando inclusive, que fossem testados 04 pontos de hidrantes em cada prédio para suprir a pendência do mês anterior.

Assim, no mês de abril foram realizadas a limpeza dos filtros do sistema de pressurização da escada de emergência do P2, a inspeção e testes das portas corta fogo e os testes de iluminação de emergência e balizamento. Não foi realizada a preventiva dos alarmes, a preventiva no sistema de hidrantes e no sistema de SPK, bem como os testes das bombas do SPK das três edificações.

Todas as atividades presenciais realizadas pela contratada são acompanhadas pelo bombeiro civil e pela fiscalização.

Nas visitas técnicas da contratada, foram identificados alguns serviços corretivos a serem realizados, prioritariamente. Entretanto, a contratada não encaminhou a orçamentação das peças que precisam ser substituídas e não se mobilizou para a execução desses serviços

A fiscalização elaborou uma planilha contendo todas as corretivas necessárias originadas de serviços remanescentes do contrato anterior e das inspeções realizadas pela equipe de bombeiros e enviou, em 08/03/2023, para apreciação da contratada e para classificação das prioridades de intervenção. Até a presente data não obteve retorno algum a esta solicitação.

Ainda no mês de fevereiro e março, a contratada já havia identificado nas preventivas a necessidade de execução das seguintes intervenções corretivas:

Por outro lado, no dia 17/04/2023, a pedido da fiscalização, a contratada realizou serviços de substituição de trecho da rede de hidrantes localizada na cobertura do P1, que incluíram a troca de trecho da tubulação existente por outro de aço galvanizado, a realização de solda e elevação da tubulação em 30cm, para proporcionar a realização da impermeabilização da laje. Ficou pendente a pintura da tubulação e a remoção dos resíduos (tubos retirados).

No período foram realizadas compras de peças no valor de R$2.213,84 conforme a Tabela 1.

No dia 12/04/2023, a fiscalização ministrou treinamento online à contratada sobre o registro dos chamados de manutenção corretiva e o funcionamento do sistema de pedidos internos - PI. Ficou acordado que o sistema entraria em operação a partir de maio, com o registro de alguns chamados corretivos já identificados nas preventivas realizadas pela empresa.

A fiscalização solicitou o acompanhamento dos responsáveis técnicos na execução do serviço do dia 17/04/2023 e os mesmos não compareceram, ainda que a contratada havia informado que os mesmos se fariam presente.

Desde o início da prestação dos serviços, iniciada em 02/01/2023, os responsáveis técnicos não visitaram presencialmente as instalações, não participaram das reuniões ou mesmo não conversaram com a fiscalização do contrato. Eles, inclusive, não integram o grupo de whatsapp criado para recados e agendamentos da prestação dos serviços.

Outra consideração importante diz respeito à mão de obra alocada no contrato. Nos últimos 02 meses, a contratada tem disponibilizado apenas um técnico para a execução dos serviços preventivos, o que a depender do serviço é insuficiente. Citamos por exemplo a execução dos testes no sistema de alarme, os quais têm sido realizados com apoio do bombeiro do plantão, já que é inviável ao técnico da contratada acionar os dispositivos manuais e ao mesmo tempo observar as informações e o endereçamento correspondente na central de alarme.

Desde o início dos serviços, a fiscalização vem acompanhando e observou que a contratada ainda encontra dificuldades na prestação dos serviços.

A contratada vem realizando as inspeções e testes mensais de acordo com a programação de manutenções preventivas, mas os serviços corretivos de maior magnitude identificados nessas preventivas não têm sido executados. Até a presente data, algumas luminárias de emergência e balizamento foram substituídas, com fornecimento das peças pela própria UFCSPA.

Ressalta-se que os responsáveis técnicos que assinaram as ART’s ainda não compareceram à UFCSPA para conhecer as instalações e para acompanhar a execução dos serviços. A fiscalização observou que desde a substituição do preposto tem tido dificuldades de comunicação e identificou algumas intercorrências que estão comprometendo a prestação dos serviços e a condução do contrato.

Dessa forma, a fiscalização solicitará uma reunião com a Contratada para alinhamento dos problemas que vem ocorrendo no contratado e para organização dos serviços.

Conforme item 5.7.6 do TR, a fiscalização do contrato aplicará o Instrumento de Medição de Resultado - IMR, estabelecido na IN 05/2017-SLTI- MPOG, contemplando Indicadores para avaliação da qualidade da prestação do serviço e do atendimento aos prazos, visando aferir e dimensionar o pagamento.

Assim, os apontamentos do IMR identificados pela fiscalização no período foram:

O valor de 5% (cinco por cento) de desconto se aplica ao valor mensal do contrato, de R$ 4.091,67 (quatro mil noventa e um reais e sessenta e sete centavos), e atende ao montante de R$ 204,58 (duzentos e quatro reais e cinquenta e oito centavos)

Abaixo seguem considerações da fiscalização acerca do serviço prestado no mês de referência, bem como questionamento ou solicitações.

Diante do exposto, conclui-se que a Contratada ainda encontra dificuldades na comunicação e na organização da forma de prestação dos serviços para atender ao contrato. Desta forma a fiscalização realizou a aplicação do IMR pontuando os itens em desacordo.

Assim, a fiscalização tem atuado ativamente no acompanhamento do contrato, identificando qualquer alteração ou dificuldade que interfira na execução e atendimento aos compromissos acordados, realizando tratativas, orientando a contratada e, aplicando as sanções e penalidades cabíveis, em caso de descumprimento ou ausência de justificativas aceitáveis.

Reforçamos a necessidade de acompanhamento da prestação dos serviços pelos responsáveis técnicos, bem como a interlocução com a fiscalização, o que fez a contratada alterar a indicação do preposto do contrato e organizar novos cronogramas de acompanhamento pelos técnicos responsáveis.

Documento assinado eletronicamente por Alessandra Moschem Tolfo, Engenheiro de Segurança do Trabalho, em 11/05/2023, às 16:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Raphael da Silva Homem, Administrador, em 11/05/2023, às 16:42, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Franciele Regina de Oliveira Menezes Pereira, Técnico em Segurança do Trabalho, em 12/05/2023, às 08:57, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1633235 e o código CRC 1860839B.

PEÇAS
CHAMADO Nº.	SERVIÇOS	PEÇA	QUANT.	VALOR UNIT.	VALOR TOTAL	DATA	OBSERVAÇÃO
-	Substituição do trecho de tubulação da rede de hidrantes localizado na cobertura do P1.	TUBO - PRETO C/COST NBR 5580 4/2X3,75MM (6MTS)	2un	R$ 719,87	R$ 1.439,74	17/04/2023
		UNIAO - ASSENTO BRONZE GALVANIZADO BSP 4	1un	482,54	482,54	17/04/2023
		CURVA - 90 PRETO SCH-40 40 4	2un	145,78	291,56	17/04/2023

Ocorrência	Infração	Instrumento	Quantidade de ocorrências (pontos)
Os responsáveis técnicos não acompanharam a execução da substituição de trecho da tubulação de hidrantes no P1.	Realizar serviços técnicos sem o acompanhamento do responsável técnico quando requisitado pela fiscalização	IMR – Indicador 2	01
A contratada não realizou o planejamento e a execução dos serviços corretivos no SPK do P2, no SPK do P3 e no sistema de hidrantes do P3.	Não realizar as manutenções corretivas básicas identificadas na preventiva e que sejam de imediata resolução	IMR – Indicador 2	03
O responsável técnico não compareceu para acompanhar a prestação dos serviços preventivos realizados mensalmente e não acompanhou os testes realizados nas bombas e no quadro de comando do SPK do P3	Não realizar as visitas mensais mínimas e/ou quando requerido pela fiscalização	IMR – Indicador 3	02
A contratada não respondeu aos emails da fiscalização relativos à análise e priorização dos serviços corretivos	Não informar ou alertar a fiscalização quanto às prioridades de intervenção corretiva	IMR – Indicador 3	01
Pontuação/Ocorrências do IMR no mês			07
Faixas de ajuste no pagamento			4 a 8 ocorrências = recebimento de 95% da fatura.
Percentual de desconto por aplicação do IMR			5%

PAGAMENTO MENSAL
MÊS	VALOR PREVISTO	DESCONTOS	TOTAL A SER PAGO
ABRIL	R$ 4.091,67	R$ 204,58	R$ 3.887,09

PEÇAS
MÊS	VALOR GASTO PELA EMPRESA	ÍNDICE APLICADO	TOTAL A SER PAGO
ABRIL	R$ 2.213,84	16,80%	R$ 2.585,77

PEÇAS
VALOR RESERVADO 2023	TOTAL GASTO ESTE MÊS	TOTAL GASTO 2023	RESTANTE
R$ 80.000,00	R$ 2.585,77	R$ 2.585,77	R$ 77.414,23

CORRETIVA SOB DEMANDA
VALOR RESERVADO 2023	TOTAL GASTO ESTE MÊS	TOTAL GASTO 2023	RESTANTE
R$ 60.000,00	R$ 0,00	R$ 0,00	R$ 0,00

SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS - ADEQUAÇÕES E MELHORIAS
VALOR RESERVADO 2023	TOTAL GASTO ESTE MÊS	TOTAL GASTO 2023	RESTANTE
R$ 33.000,00	R$ 0,00	R$ 0,00	R$ 0,00

Documento/Serviço	Inconsistências	Orientações
Acompanhamento pelo responsável técnico da execução dos serviços	Não foi evidenciado que está havendo acompanhamento pelos responsáveis técnicos da execução dos serviços	Os responsáveis técnicos devem comparecer à UFCSPa para conhecimento das instalações, acompanhar os serviços e atender às solicitações da fiscalização
Manutenções corretivas	Não há execução de serviços corretivos na prestação dos serviços	Planejamento, classificação de prioridade, mobilização e programação dos serviços corretivos
Relatório técnico mensal elaborado pela contratada	OBS: Não foram realizados os testes nos dois pontos de hidrantes, pois o fiscal do contrato não respeitou o cronograma enviado pela SEVERO & TENFEN.	Essa informação está distorcida e fora de contexto. A empresa é quem deve cumprir o cronograma. Especificamente em relação a esse registro a empresa não cumpriu o cronograma das preventivas do dia 10/04, sugerindo a realização no dia 28/04, o que não foi autorizado pela fiscalização por incompatibilidade com outras programações existentes na UFCSPA. A fiscalização sugeriu a execução cumulativa dos serviços no próximo mês.