TERMO DE REFERÊNCIA

Contratação de Empresa para prestação dos serviços de manutenção do Sistema de Informações Educacionais – SIE, conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste instrumento.

O presente projeto compreende a prestação de serviços de manutenção, atualização e suporte com o intuito de dar continuidade no desenvolvimento do Sistema de Informações para o Ensino (SIE), bem como treinamento para servidores usuários, conforme detalhamento a seguir:

2.1 Serviços que compõem a solução

3.1. Contextualização e Justificativa da Contratação

Conforme exposto no Documento de Oficialização de demanda (ev.1427675), o Sistema de Informação para o Ensino - SIE, é uma solução já implantada e em uso há 13 anos na instituição, o processo em questão trata-se da atualização e manutenção da solução, justificando-se pelo fato de que pelo sistema encontrar-se desatualizado, tornou-se instável, causando vários transtornos aos processos  de suma importância para Instituição, como por exemplo, indisponibilidades e travamentos em processos de matrículas. Além disso, a situação atual, implica em riscos relevantes à segurança da informação, da mesma forma inviabiliza a conformidade junto a legislação atual, como a LGPD. Sem esta atualização, os riscos de descontinuidade dos serviços suportados por esse sistema tendem a aumentar, podendo inclusive exceder as soluções de contorno disponíveis. Da mesma forma, os riscos envolvendo a segurança da informação também aumentarão, podendo colocar em risco a credibilidade e a imagem da instituição. Assim, a mencionada atualização tem por objetivos:

• Reduzir os riscos decorrentes do uso de tecnologia desatualizada;

• Fornecer ferramentas para atender requisitos legais recentes, como a LGPD, Diploma Digital (Portaria 554), Acervo Acadêmico Digital (Decreto 9.235, Portaria 315 MEC);

• Introduzir novas ferramentas acadêmicas, de gestão e de conectividade social.

3.2. Alinhamento aos Instrumentos de Planejamento Institucionais

3.3. Estimativa da demanda

3.4. Parcelamento da Solução de TIC

3.4.1 Visto que, a contratação em pauta, será realizada através da modalidade inexigibilidade de licitação, em razão da exclusividade de fornecedor autorizado - empresa AVMB Consultoria e Assessoria em Informática Ltda -, detentora dos direitos autorais da solução não há alternativas de competição e fracionamento para atendimento das necessidades da UFCSPA. Além disso, os itens a serem contratados são interdependentes e compõem lote único.

3.5. Resultados e Benefícios a Serem Alcançados

3.5.1 A contratação deverá atingir os seguintes resultados: 

3.5.1.1 Pronta manutenção do sistema SIE, visando sua alta disponibilidade;

3.5.1.2 Correção de eventuais falhas de software em tempo hábil e com mínimo de impacto sobre os processos efetuados no sistema;

3.5.1.3 Proporcionar um calendário permanente de capacitação dos técnicos da UFCSPA para a utilização e suporte ao sistema SIE;

3.5.1.4  Absorção e implantação de novas tecnologias que a AVMB venha a agregar ao sistema SIE; 

3.5.1.5 Atendimento a demandas institucionais por melhorias e novas funcionalidades no sistema SIE;

3.5.1.6 Gestão contínua e segura das informações e processos essenciais ao cumprimento dos objetivos estratégicos e diretrizes da Universidade.

4.1. Requisitos de Negócio

A contratada deverá suprir as necessidades de manutenção, atualização e suporte, visando a melhoria e bom desempenho do sistema SIE, além de manter capacitado em sua operação e uso equipe de usuários da Contratante durante a vigência contratual, visando disponibilidade de forma contínua dos serviços a serem prestados.  

4.2. Requisitos de Capacitação

4.2.1 A presente contratação prevê a necessidade de realização de eventuais capacitações e treinamentos para suprir necessidades de conhecimento de usuários e profissionais envolvidos na operacionalização, suporte e manutenção do SIE, motivadas pela necessidade de atualização dos conhecimentos, envolvimento de novos usuários/profissionais, inclusão de novas funcionalidades, dentre outras situações motivadoras. As capacitações serão explicitamente demandadas e poderão ocorrer da seguinte maneira:

4.2.1.1. Na cidade de Santa Maria (sede da AVMB), sem valor adicional à esta proposta, as despesas de locomoção, estadia e alimentação serão custeadas pela Universidade. • 

4.2.1.2 Através de disponibilização de material em mídia eletrônica, contendo treinamento, agendando data e hora para tal, mantendo equipe técnica remota, em Santa Maria, para dirimir dúvidas via chat, também sem valor adicional à proposta.

4.3. Requisitos Legais

4.3.1 Este planejamento foi elaborado de acordo como Ordenamento Jurídico Nacional que regulamenta o processo de aquisições para a Administração Pública, Lei nº 8.666 de 21 de junho de 1993, Instrução Normativa-SLTI/MP nº 04, de 12 de novembro de 2010; e Instrução Normativa nº 01, de 4 de abril de 2019 do Ministério da Economia/Secretaria de Desburocratização, Gestão e Governo Digital/Secretaria de Governo Digital de forma ampla e da legislação específica exarada no Decreto nº 7.174, de 12 de maio de 2010, que disciplina condições especiais para a aquisição de bens e contratação de serviços de TIC para os órgãos e entidades sob controle da União; 

4.3.2 Em acatamento ao art. 6º da IN n.º 1, de 4 de abril de 2019, bem como às melhores práticas de governança de TIC, tem-se que a presente demanda se encontra em consonância com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTIC 2022 - 2023 UFCSPA. 

4.4. Requisitos de Manutenção 

O Fornecedor deverá prover suporte e atendimento para chamados dos usuários e setores da UFCSPA, bem como, aplicar todas as atualizações de softwares necessárias.

4.4.1. Para fins de abertura de chamados, serão consideradas horas úteis (HU), sendo considerado o período de 9h às 18h, de segunda-feira a sexta-feira, exceto feriados nacionais e locais de Brasília-DF. 

4.4.2. Os atendimentos relacionados ao suporte técnico serão limitados em 40 horas mensais. 

4.4.3 O suporte técnico será realizado após a abertura de chamados técnicos (CT) e caracterizará a forma como se dará o atendimento das demandas de manutenção e apoio operacional. 

4.4.3.1. Os chamados técnicos (CT) serão abertos através sistema próprio da AVMB para atendimento de dúvidas e Manutenção Corretiva. 

4.4.3.2. É considerado suporte técnico remoto (STR) o atendimento de um Chamado Técnico prestado a partir do ambiente da AVMB através de sistema próprio, durante o período das 9h às 18h. 

4.4.3.3. Os chamados técnicos atendidos através de suporte remoto deverão ser respondidos de acordo com os prazos estabelecidos nos níveis de severidade. Ficam estabelecidos os seguintes níveis de severidade para os chamados técnicos (CT):

4.4.4 Caracteriza os tipos possíveis de demandas que exijam intervenção direta por parte da AVMB: 

4.4.4.1 Manutenção corretiva: é aquela decorrente de problemas de funcionalidade detectados pela Universidade, resultante de erro de funcionamento do sistema. 

4.4.4.2 Manutenção legal: É aquela utilizada em caso de mudança na legislação federal. Será elaborada uma programação para atendimento às mudanças ocorridas, sem prejuízos à operação do sistema, das funcionalidades atualmente disponíveis no SIE. 

4.4.4.3 Manutenção evolutiva: 

4.4.4.3.1 Novos releases e versões. Todas as alterações de aplicativos provenientes de novas funcionalidades e melhorias de processos implementadas pela AVMB serão disponibilizadas para os módulos contratados através de novos releases sem que isso implique acréscimo nos valores contratados. A AVMB atualizará as versões do sistema (patches e releases), quando da incorporação de novas tecnologias e melhorias no sistema, oriundas das boas práticas das demais instituições que utilizam o SIE e sejam aplicáveis à sistemática da Universidade. 

4.4.4.3.2 Correção de erros do sistema.

4.4.4.3.2 Todas as alterações que forem resultantes de correção de erros do sistema serão enviadas para a Universidade sem ônus adicional. 

4.5. Requisitos Temporais

4.5.1. A contratada será convocada em até 15 dias após a assinatura do contrato entre as partes, a participar  de reunião preliminar, com objetivo de realzar os alinhamentos necessários para o início da implantação dos serviços.

4.5.1.1Desde que, cumpridos os requisitos legais, não haverá impedimento ou paralisação da prestação do serviço durante a vigência do contrato.

4.5.1.2 O período de faturamento da contratação iniciará a partir da comprovação e aceite por parte do fiscal técnico do início da execução dos serviços.

4.5.2 O treinamento dos servidores deverá ocorrer durante e após a implantação.

4.6. Requisitos de Segurança e Privacidade

4.6. 1. A Contratada se obriga a tratar como informações sigilosas e privadas da UFCSPA quaisquer informações, dados, modelagem de banco de dados, administração, controle do uso, relatórios, segredo industrial confidencial, processos, fórmulas, fluxogramas, diagramas lógicos relacionados à prestação dos serviços, utilizando-os apenas para as finalidades previstas no Contrato, não podendo revelá-los ou facilitar informações a terceiros;

4.6.2. A fim de obter comprometimento formal da Contratada sobre o sigilo dos dados e informações de uso da UFCSPA, bem como suas normas e Políticas de Segurança, a Contratada deverá concordar e assinar, por meio de representante legal, o Termo de Compromisso conforme Anexo I deste Termo de Referência;

4.6.3. A fim de obter comprometimento formal dos empregados da Contratada, diretamente envolvidos no projeto, sobre o conhecimento da declaração de manutenção de sigilo e das normas de segurança vigentes na UFCSPA, a Contratada deverá recolher a assinatura dos respectivos empregados no Termo de Ciência constante do Anexo II deste Termo de

Referência.

4.6.4. Acessos remotos ao ambiente do sistema SIE pela Contratada, quando necessários ao cumprimento dos serviços contratados, se darão da seguinte maneira:

4.6. 4. 1. Será fornecido acesso seguro via VPN (Virtual Private Network) à Contratada como forma de acesso preferencial, assim como credenciais LDAP (usuário e senha) para acesso à infraestrutura de servidores. A chave VPN e respectiva senha, assim como as credenciais LDAP serão fornecidas no início da execução do Contrato;

4.6. 4. 2. Em ocasiões que se faça necessário, o acesso também poderá se dar por outra forma ou ferramenta, através de canal seguro, a critério da UFCSPA.

4.6.5. Transferências de arquivos sigilosos entre Contratada e Contratante devem, obrigatoriamente, ser realizadas por canal seguro. Quando realizado por FTP (File Transfer Protocol), deve ser utilizado

Secure FTP.

4.6.6. Demais questões relativas à Segurança da Informação não previstas neste Termo de Referência e seus anexos obedecerão à Política de Segurança da Informação da UFCSPA.

4.6. 7. A Contratante se compromete a:

4.6.7.1. Tomar todas as medidas de segurança perante o seu pessoal e terceiros, para que não seja violado o segredo do produto;

4.6.7.2. Comunicar imediata e oficialmente à Contratada sobre incidentes e problemas de segurança ocorridos ou sobre possíveis riscos à segurança das informações e dados envolvendo a Solução em contratação, assim como tomar providências, quando de sua competência, para a completa solução dos incidentes e problemas ou mitigação dos riscos;

4.6.7.3. Não ceder, emprestar ou transferir a terceiros as licenças do produto contratado;

4.6.7.4. Não efetuar qualquer reprodução total ou parcial do produto contratado, qualquer que seja a forma, exceto reprodução para sua segurança e arquivo, tomando-se as precauções necessárias para impedir reproduções clandestinas, inclusive por seus funcionários;

4.6.7.5. Prover condições para geração diária, como forma de manutenção preventiva, de cópia de segurança (backup) do banco de dados e aplicações relacionadas com o objeto da contratação, ressalvadas as obrigações da Contratada;

4.6.7.6. Nos casos de necessidade, permitir e controlar o acesso de empregados da Contratada às instalações da instituição, assim como em relação aos demais recursos envolvidos e sob responsabilidade da UFCSPA;

4.6.7.7. Colocar pessoal qualificado à disposição da Contratada e todas as informações necessárias para a realização dos serviços contratados;

4.6.7.8. Acompanhar todo o processo de suporte e chamados efetuados com a Contratada;

4.6.7.9. Colocar à disposição da Contratada, o hardware, software e rede lógica, de modo que atenda as especificações técnicas necessárias para o bom atendimento do suporte remoto, ressalvadas as obrigações da Contratada;

4.6.7.10. Manter as informações de contato da UFCSPA atualizadas frente à Contratada.

4.7. Requisitos Sociais, Ambientais e Culturais

Não se aplica

4.8. Requisitos de Arquitetura Tecnológica

A Contratada se compromete a manter o sistema compatível com o sistema gerenciador de banco de dados Oracle 19 (Enterprise Edition), adotado atualmente pela UFCSPA, durante a vigência do contrato.

4.9. Requisitos de Projeto e de Implementação

4.9.1. A CONTRATADA deverá disponibilizar documentação técnica em português, que forneça orientações detalhadas sobre uso e customização dos módulos e recursos existentes na solução (documentação completa dos módulos do sistema, formas de funcionamento, padrões de interoperabilidade e outros documentos similares);

4.9.2. A documentação deve ser entregue até o FINAL da implementação;

4.9.3. A documentação deve ser mantida atualizada ao longo do tempo, conforme a evolução da solução promovida pela CONTRATADA;

4.9.4. A CONTRATADA deve entregar um ambiente de testes pronto para uso;

4.9.5. A CONTRATADA deve informar qual é a estratégia adequada para backup e restore da solução, de forma a mitigar o risco de perda de dados;

4.9.6. A CONTRATADA deve informar formalmente quais são as práticas de segurança e auditoria aplicáveis à solução, além de eventuais particularidades necessárias à promoção da segurança da informação, inclusive no que diz respeito ao ambiente tecnológico envolvido, que devem ser seguidas pela CONTRATANTE de forma a assegurar a integridade, a disponibilidade e a continuidade da solução;

4.9.7. A CONTRATADA deve formalizar o processo de aplicação de paths, correções ou pacotes que promovam a evolução da solução, inclusive esclarecendo quais procedimentos devem ser adotados para reverter essa aplicação em caso de detecção de erro ou falha;

4.9.8. Em caso de erro ou bug detectado após a aplicação de paths, correções ou pacotes que promovam a evolução da solução, a CONTRATADA deverá promover a correção em caráter imediato.

4.10. Requisitos de Implantação

4.10.1. A CONTRATADA deverá realizar a implantação dos processos objeto deste termo de referência;

4.10.2. A CONTRATADA deverá prover treinamento e capacitação a um grupo inicial da CONTRATANTE;

4.12. Requisitos de Experiência Profissional

Não se aplica

4.13. Requisitos de Formação da Equipe

4.13.1. Da experiência dos profissionais da Contratada disponibilizados para a prestação de serviços à Contratante: 

4.13.1.1. A Contratada deverá declarar formalmente que todos os profissionais diretamente envolvidos na prestação dos serviços constantes neste Termo de Referência possuem conhecimentos compatíveis e suficientes, objetivando a garantia das competências exigidas para a perfeita execução contratual; 

4.13.1.2. Como forma de comprovação será aceito documento oficial de declaração emitido por autoridade competente da Contratada, atestando o conhecimento nas ferramentas e soluções descritas acima, assim como a descrição da metodologia e meios de averiguação utilizados no processo de seleção dos profissionais envolvidos na prestação dos serviços à UFCSPA Tal documento deverá ser fornecido pela empresa na assinatura do Contrato; 

4.13.1.3. A comprovação da experiência profissional também será devida nos casos de substituições ou inclusão de novos profissionais na prestação dos serviços à UFCSPA no ato da substituição ou da inclusão.

4.14. Requisitos de Metodologia de Trabalho

4.14.1 Os profissionais da Contratada, prestadores de serviço para a UFCSPA, deverão seguir o fluxo:

• De atendimento de chamados de TI do NTI/UFCSPA;

• De Reuniões e Implantação a combinar entre NTI e Fornecedor.

4.15. Requisitos de Segurança da Informação e Privacidade

4.15.1 Fornecedor deverá manter os padrões mínimos para manter completa segurança dos dados e processos da UFCSPA existentes no sistema;

4.15.2 O NTI deverá monitorar os logs dos serviços de forma proativa evitando incidentes ou perda dos dados.

4.16. Outros Requisitos Aplicáveis

4.16.1. Caberá à Contratada: 

4.16.1.1. Responsabilizar-se pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do Contrato. A inadimplência da Contratada com referência aos encargos estabelecidos neste item não transfere à Contratante a responsabilidade por seu pagamento nem poderá onerar o objeto do Contrato; 

4.16.1.2. Utilizar-se de profissionais de expressiva qualificação, especialização, experiência e atuação em atividades vinculadas ao objeto do projeto, do seu quadro permanente; 

4.16.1.3. Arcar com todas as responsabilidades, técnicas e financeiras, para realização dos testes necessários à aferição dos serviços 

4.16.1.4. Garantir que a adoção de novas ferramentas não gerará qualquer instabilidade no sistema SIE atualmente em produção.

4.16.1.5. Não será permitida, sob nenhuma hipótese, a transferência parcial ou total do objeto do Contrato, bem como subcontratação de qualquer bem ou serviço do mesmo, nem caucionar ou utilizar o Contrato para qualquer operação financeira, sob pena de rescisão contratual. 

4.16.1.6. A Contratada deverá disponibilizar atendimento prioritário em regime de plantão, por 24 (vinte e quatro) horas diárias, em períodos de matrículas e processamento de matrículas.

5.1. Deveres e responsabilidades da CONTRATANTE

5.1.1. Nomear Gestor e Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante do contrato para acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos;

5.1.2. Assegurar o acesso do pessoal autorizado pela CONTRATADA, devidamente identificado, devendo tomar as providências administrativas que garantam o livre desempenho de suas atividades.

5.1.3. Disponibilizar infraestrutura para ambiente de teste com banco de dados replicado da produção, servidor de aplicação e relatórios.

5.1.4. Responsabilizar-se pela administração do Banco de Dados, infraestrutura computacional, sistema operacional, enfim, todo o ambiente para o pleno funcionamento do sistema.

5.1.5. Responsabilizar-se pela administração do Sistema.

5.1.5.1. O não atendimento das obrigações pela Universidade ou atividades da sua responsabilidade constante nos chamados técnicos que, originarem horas técnicas ou deslocamentos indevidos, deverá ser ressarcido como hora técnica de consultor na mesma proporção do tempo despendido para o evento.

5.1.6. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela CONTRATADA, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta;

5.1.7. Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por servidores especialmente designados (Gestor e Fiscais Técnicos, Administrativos e Requisitante), anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis;

5.1.8. Disponibilizar espaço físico e os equipamentos necessários à realização dos trabalhos dos técnicos.

5.1.9. Notificar a CONTRATADA por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção, certificando-se que as soluções por ela propostas sejam as mais adequadas;

5.1.10. Encaminhar formalmente a demanda por meio de Ordem de Serviço de acordo com os critérios estabelecidos no Termo de Referência e acordado entre as partes durante a Reunião Preliminar;

5.1.11. Receber o objeto fornecido pela contratada que esteja em conformidade com a proposta aceita, conforme inspeções realizadas;

5.1.12. Aplicar à contratada as sanções administrativas regulamentares e contratuais cabíveis;

5.1.13. Liquidar o empenho e efetuar o pagamento à contratada, dentro dos prazos preestabelecidos em contrato;

5.1.14. Comunicar à contratada todas e quaisquer ocorrências relacionadas com o fornecimento da solução de TIC;

5.1.15. Definir produtividade ou capacidade mínima de fornecimento da solução de TIC por parte da contratada, com base em pesquisas de mercado, quando aplicável; e

5.1.16. Prever que os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da solução de TIC sobre os diversos artefatos e produtos produzidos em decorrência da relação contratual, incluindo a documentação, o código-fonte de aplicações, os modelos de dados e as bases de dados, pertençam à Administração.

5.2. Deveres e responsabilidades da CONTRATADA

5.2.1. Indicar formalmente e por escrito, após a assinatura do contrato, junto à contratante, um preposto idôneo com poderes de decisão para representar a contratada, principalmente no tocante à eficiência e agilidade da execução do objeto deste Termo de Referência, e que deverá responder pela fiel execução do contrato;

5.2.2. Atender integralmente todos os serviços contratados, dentro dos parâmetros e requisitos estabelecidos neste Termo, bem como aqueles apresentados na sua Proposta e acordado na Reunião Preliminar (de inserção dos serviços).

5.2.3. Atender prontamente quaisquer orientações e exigências da Equipe de Fiscalização do Contrato, inerentes à execução do objeto contratual;

5.2.4. Paralisar, por determinação da CONTRATANTE, qualquer atividade que não esteja sendo executada de acordo com a boa técnica ou que ponha em risco a segurança de pessoas ou bens de terceiros.

5.2.5. Responsabilizar-se integralmente pelo fiel cumprimento dos serviços pactuados, prestando todas as informações e os esclarecimentos que forem solicitados pelo Gestor do Contrato, Fiscal Requisitante e Fiscal Técnico.

5.2.6. Fornecer, sempre que solicitado pelo Gestor do Contrato, relatório técnico mensal de todos os serviços executados, contendo: estudos e levantamentos realizados, discriminação dos serviços executados no mês (data, hora e local), relação de serviços em andamento ou a executar e os que dependam de solução por parte da Universidade.

5.2.7. Arcar com todas as responsabilidades, técnica e financeira, para realização dos testes necessários à aferição dos serviços.

5.2.8. Disponibilizar, sob sua inteira responsabilidade, os profissionais necessários, devidamente habilitados, treinados e qualificados para o perfeito fornecimento da solução de TIC

5.2.9. Reparar quaisquer danos diretamente causados à contratante ou a terceiros por culpa ou dolo de seus representantes legais, prepostos ou empregados, em decorrência da relação contratual, não excluindo ou reduzindo a responsabilidade da fiscalização ou o acompanhamento da execução dos serviços pela contratante;

5.2.10. Propiciar todos os meios necessários à fiscalização do contrato pela contratante, cujo representante terá poderes para sustar o fornecimento, total ou parcial, em qualquer tempo, sempre que considerar a medida necessária;

5.2.11. Ceder os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da solução de TIC sobre os diversos artefatos e produtos produzidos em decorrência da relação contratual, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados à Administração;

5.2.12. Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo pactuado ou fixado pelo fiscal do contrato, os serviços efetuados em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos materiais empregados;

5.2.13. Comunicar ao Fiscal do contrato, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, qualquer ocorrência anormal, atípica, acidente ou incidente de segurança da informação que se verifique no local ou envolvendo quaisquer canais de acesso remoto dos serviços.

5.2.14. Submeter previamente, por escrito, à CONTRATANTE, para análise e aprovação, quaisquer mudanças nos métodos executivos que fujam às especificações descritas no Termo de Referência.

5.2.15. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos; nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre;

5.2.16. Arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta, inclusive quanto aos custos variáveis decorrentes de fatores futuros e incertos, tais como os valores providos com o quantitativo de vale transporte, devendo complementá-los, caso o previsto inicialmente em sua proposta não seja satisfatório para o atendimento do objeto da licitação, exceto quando ocorrer algum dos eventos arrolados nos incisos do § 1o do art. 57 da Lei no 8.666, de 1993.

5.2.17. Conduzir os trabalhos com estrita observância às normas da legislação pertinente, cumprindo as determinações dos Poderes Públicos, mantendo sempre limpo o local dos serviços e nas melhores condições de segurança, higiene e disciplina.

5.2.18. Guardar sigilo e garantir a privacidade sobre todos os dados e informações envolvidos em decorrência do cumprimento do contrato;

5.2.19. Manter a produtividade ou a capacidade mínima de fornecimento da solução de TIC durante toda a execução do contrato;

5.2.20. Manter-se durante toda a vigência do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação;

5.2.21. Executar o objeto do certame em estreita observância dos ditames estabelecido pela Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD).

5.2.22. Não veicular publicidade ou qualquer outra informação acerca da prestação dos serviços do contrato, sem prévia autorização da contratante;

5.2.23. Não fazer uso das informações prestadas pela contratante para fins diversos do estrito e absoluto cumprimento do contrato em questão;

6.1. Rotinas de Execução

6.1.1. Após a assinatura do Contrato, o Gestor do contrato deverá convocar a reunião inicial com todos os envolvidos na contratação, podendo ser realizada de forma presencial ou remota, aonde serão definidos:

6.1.1.1 O representante legal da contratada e assinados os Termos de Compromisso e de Ciência, contendo declaração de manutenção de sigilo e respeito às normas de segurança vigentes na entidade;

6.1.1.2 O cronograma de execução do projeto;

6.1.1.3 Questões operacionais, administrativas e de gestão do contrato.

6.1.1.4 Prazos, horários de fornecimento de bens ou prestação dos serviços;

6.1.1.5 A implantação completa da solução e prazos de conclusão.

6.1.2.O suporte técnico deverá ser de, no mínimo, 24 meses.

6.1.3. A Contratada deverá fornecer a documentação mínima exigida conforme segue:

6.1.3.1. Manuais técnicos do usuário e de referência contendo todas as informações sobre os produtos com as instruções para instalação, configuração, operação e administração;

6.1.3.2. Documentação completa da solução, incluindo especificação do equipamento, características e funcionalidades implementadas

6.2. Quantidade mínima de bens ou serviços para comparação e controle

Não se aplica.

6.3. Mecanismos formais de comunicação

6.3.1 As questões administrativas formais ocorridas durante a execução do contrato serão tratadas através de ofício. Questões administrativas ou operacionais cotidianas durante a execução do contrato poderão ser tratadas através de mensagem eletrônica (e-mail), telefone, aplicativo de mensagens ou outro meio informatizado que armazene o histórico da tramitação das solicitações e respostas.

6.4. Manutenção de Sigilo e Normas de Segurança

A Contratada deverá manter sigilo absoluto sobre quaisquer dados e informações contidos em quaisquer documentos e mídias, incluindo os equipamentos e seus meios de armazenamento, de que venha a ter conhecimento durante a execução dos serviços, não podendo, sob qualquer pretexto, divulgar, reproduzir ou utilizar, sob pena de lei, independentemente da classificação de sigilo conferida pelo Contratante a tais documentos.

O Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo, contendo declaração de manutenção de sigilo e respeito às normas de segurança vigentes na entidade, a ser assinado pelo representante legal da Contratada, e Termo de Ciência, a ser assinado por todos os empregados da Contratada diretamente envolvidos na contratação, encontram-se nos ANEXOS A e B.

7.1. Critérios de Aceitação

7.1.1. A UFCSPA somente aceitará serviços e seus produtos em conformidade com as especificações do presente Termo de Referência e seus anexos, ou serviços prestados com características superiores ao especificado, desde que cumpra os requisitos mínimos.

7.1.2. A UFCSPA se reserva o direito de rejeitar no todo ou em parte os produtos e ou serviços objeto do Contrato, se considerar em desacordo com o estabelecido no presente Termo de Referência.

7.1.3. Todos os custos decorrentes da rejeição – transporte, documentação, conserto, hospedagem, alimentícios etc. – correrão por parte da Contratada.

7.1.4. A aceitação de itens considerados de consumo eventual neste Termo de Referência e no Contrato se dará em duas etapas:

7.1.4.1. Provisoriamente: se dará por meio de manifestação do Fiscal Técnico do Contrato, declarando formalmente que os serviços foram prestados ou os bens foram recebidos para posterior análise das conformidades de qualidade, baseadas nos critérios de aceitação constantes neste Termo.

7.1.4.2. Definitivamente: se dará por meio manifestação do Fiscal Técnico e Requisitante do Contrato, declarando formalmente que os serviços prestados ou os bens fornecidos foram devidamente avaliados e atendem aos requisitos expressos neste Termo. O aceite definitivo poderá ainda ocorrer quando da aprovação do relatório mensal e da autorização de emissão da Nota Fiscal.

7.1.5. A UFCSPA terá até 10 (dez) dias úteis após a aprovação provisória da entrega para realizar as avaliações sobre conformidade dos produtos ou serviços entregues pela Contratada.

7.2. Procedimentos de Teste e Inspeção

7.2.1. A execução do Contrato será acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam minimamente a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

7.2.1.1. Os resultados alcançados em relação à Contratada, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;

7.2.1.2. A adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; e

7.2.1.3. O cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato.

7.2.2. Poderão ser definidos e detalhados para fins de fiscalização, a critério da UFCSPA:

7.2.2.1. Mecanismos de controle, inspeção e avaliação da Solução de TI;

7.2.2.2. Indicadores para medição da conformidade (avaliação da qualidade e da adequação da solução de TI);

7.2.2.3. Ferramentas a serem utilizadas para implantação e acompanhamento dos indicadores de conformidade;

7.2.2.4. Listas de Verificação e Roteiro de Testes para subsidiar a ação dos Fiscais do Contrato.

7.2.3. A verificação da qualidade e adequação da solução de TI será realizada com base nos critérios previstos neste Termo de Referência e alinhados com a CONTRATADA na Reunião Preliminar;

7.2.4. A fiscalização e o acompanhamento com vistas à perfeita execução do contrato pela UFCSPA não desobrigam a Contratada da mesma responsabilidade, com seus recursos próprios, garantidos os métodos, metodologias e ferramentas que julgar necessário para a boa prestação dos serviços

7.3. Níveis Mínimos de Serviço Exigidos

7.3.1. Os Níveis Mínimos de Serviço serão vinculados ao “Cronograma de execução”.

7.3.1.1. As etapas do cronograma serão consideradas atendidas após comprovação da plena operação, dentro dos parâmetros acordados.

7.3.2. O desatendimento “Cronograma de execução das fases do projeto” sujeitará a CONTRATADA à aplicação de Glosas e Sanções, conforme abordado no Indicador de Atraso de Entrega.

7.4. Sanções Administrativas e Procedimentos para retenção ou glosa no pagamento

7.5. Do Pagamento

7.5.1 O pagamento será realizado no prazo máximo de até 30 dias, contados a partir do recebimento da Nota Fiscal ou Fatura, através de ordem bancária, para crédito em banco, agência e conta corrente indicados pelo contratado.

7.5.1.1 A Nota fiscal deverá ser obrigatoriamente enviada também por meio digital para o endereço eletrônico divdesenvolvimento@ufcspa.edu.br.

7.5.2. Os pagamentos serão efetuados mediante emissão de ordem bancária (OB), tendo como destinatário do crédito exclusivamente o favorecido da Nota de Empenho referente à respectiva contratação.

7.5.3 A Nota Fiscal ou Fatura deverá ser obrigatoriamente acompanhada da comprovação da regularidade fiscal, constatada por meio de consulta on-line ao SICAF ou, na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou à documentação mencionada no art. 29 da Lei nº 8.666, de 1993.

7.5.3.1. Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade do fornecedor contratado, deverão ser tomadas as providências previstas no art. 31 da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018.

7.5.4. Havendo erro na apresentação da Nota Fiscal ou dos documentos pertinentes à contratação, ou, ainda, circunstância que impeça a liquidação da despesa, como, por exemplo, obrigação financeira pendente, decorrente de penalidade imposta ou inadimplência, o pagamento ficará sobrestado até que a Contratada providencie as medidas saneadoras. Nesta hipótese, o prazo para pagamento iniciar-se-á após a comprovação da regularização da situação, não acarretando qualquer ônus para a Contratante.

7.5.5. Será considerada data do pagamento o dia em que constar como emitida a ordem bancária para pagamento.

7.5.6 Antes de cada pagamento à contratada, será realizada consulta ao SICAF para verificar a manutenção das condições de habilitação exigidas no edital.

7.5.7. Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade da contratada, será providenciada sua notificação, por escrito, para que, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa. O prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da contratante.

7.5.8. Previamente à emissão de nota de empenho e a cada pagamento, a Administração deverá realizar consulta ao SICAF para identificar possível suspensão temporária de participação em licitação, no âmbito do órgão ou entidade, proibição de contratar com o Poder Público, bem como ocorrências impeditivas indiretas, observado o disposto no art. 29, da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018.

7.5.9. Não havendo regularização ou sendo a defesa considerada improcedente, a contratante deverá comunicar aos órgãos responsáveis pela fiscalização da regularidade fiscal quanto à inadimplência da contratada, bem como quanto à existência de pagamento a ser efetuado, para que sejam acionados os meios pertinentes e necessários para garantir o recebimento de seus créditos. 

7.5.10. Persistindo a irregularidade, a contratante deverá adotar as medidas necessárias à rescisão contratual nos autos do processo administrativo correspondente, assegurada à contratada a ampla defesa.

7.5.11. Havendo a efetiva execução do objeto, os pagamentos serão realizados normalmente, até que se decida pela rescisão do contrato, caso a contratada não regularize sua situação junto ao SICAF. 

7.5.11.1 Será rescindido o contrato em execução com a contratada inadimplente no SICAF, salvo por motivo de economicidade, segurança nacional ou outro de interesse público de alta relevância, devidamente justificado, em qualquer caso, pela máxima autoridade da contratante.

7.5.12 Quando do pagamento, será efetuada a retenção tributária prevista na legislação aplicável.

7.5.12.1 A Contratada regularmente optante pelo Simples Nacional, nos termos da Lei Complementar nº 123, de 2006, não sofrerá a retenção tributária quanto aos impostos e contribuições abrangidos por aquele regime. No entanto, o pagamento ficará condicionado à apresentação de comprovação, por meio de documento oficial, de que faz jus ao tratamento tributário favorecido previsto na referida Lei Complementar.

7.5.13. Nos casos de eventuais atrasos de pagamento, desde que a Contratada não tenha concorrido, de alguma forma, para tanto, fica convencionado que a taxa de compensação financeira devida pela Contratante, entre a data do vencimento e o efetivo adimplemento da parcela, é calculada mediante a aplicação da seguinte fórmula:

EM = I x N x VP, sendo:

EM = Encargos moratórios;

N = Número de dias entre a data prevista para o pagamento e a do efetivo pagamento;

VP = Valor da parcela a ser paga.

I = Índice de compensação financeira = 0,00016438, assim apurado:

 365

8.1. A estimativa de preços total para a presente contratação é de R$ 394.800,00 (trezentos e noventa e quatro mil e oitocentos reais),  pelo período de doze meses.

8.2. Por se tratar de inexigibilidade, o valor proposto foi balizado com os usualmente praticados pela AVMB, conforme documentação anexa ao Processo.

10.1. O contrato terá sua vigência pelo período de 24 (vinte e quatro) meses, podendo a duração estender-se pelo prazo de até 48 (quarenta e oito) meses após o início da referida vigência, nos termos do Inciso IV, Art. 57, da Lei no 8.666, de 1993.

10.2.  O contrato terá sua vigência superior a 12 meses nos termos do Acórdão 3.320/2013(Segunda Câmara) e da Orientação Normativa nº 38/2011 da AGU,  uma vez que o cronograma de execução dos serviços prevê inicialmente um período de 190 dias úteis para atualização e manutenção do sistema. Ademais, por se tratar de uma inexigibilidade de licitação, não há a possibilidade de contratação de outra empresa, sendo portanto vantajoso do ponto de vista operacional um contrato com um prazo que abarque inicialmente todo o período necessário para implantação do sistema e transferência do conhecimento.

11.1. Os preços são fixos e irreajustáveis no prazo de um ano, contados da data de apresentação da proposta.

11.2. Dentro do prazo de vigência do contrato e mediante solicitação da contratada, os preços contratados poderão sofrer reajuste após o interregno de um ano, aplicando-se o Índice de Custo da Tecnologia da Informação (ICTI) acumulado no período exclusivamente para as obrigações iniciadas e concluídas após a ocorrência da anualidade.

11.3. Nos reajustes subsequentes ao primeiro, o intervalo mínimo de um ano será contado a partir dos efeitos financeiros do último reajuste.

11.4. No caso de atraso ou não divulgação do índice de reajustamento, a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA a importância calculada pela última variação conhecida, liquidando a diferença correspondente tão logo seja divulgado o índice definitivo.

11.5. Caso o índice estabelecido para reajuste venha a ser extinto ou de qualquer forma não possa mais ser utilizado, será adotado, em substituição, o que vier a ser determinado pela legislação então em vigor.

11.6. Na ausência de previsão legal quanto ao índice substituto, as partes elegerão novo índice oficial, para reajustamento do preço do valor remanescente, por meio de termo aditivo.

12.1. Regime, Tipo e Modalidade da Licitação

12.1.1. A presente contratação se dará por inexigibilidade de licitação, conforme caput do art. 25 da Lei no 8.666 de 21 de junho de 1993.

12.1.2. Justifica-se a contratação do objeto do presente Termo de Referência por se tratar de manutenção e atualização de software de gestão acadêmica e administrativo de propriedade da UFCSPA e em plena utilização, cuja aplicabilidade e abrangência se estende por toda a Universidade.

12.1.3. Justifica-se a escolha do fornecedor AVMB porque a Universidade Federal de Santa Maria – UFSM, proprietários dos direitos autorais da solução SIE licenciou os direitos e obrigações de desenvolvimento e aprimoramento do sistema SIE à empresa AVMB, tornando-se essa a única empresa autorizada a comercializar o Sistema em todo o território nacional, sendo a única responsável, legalmente autorizada pela UFSM,  pelo suporte técnico e o fornecimento de serviços de instalação e treinamento de usuários.

12.1.4. A proposta do fornecedor possui preços compatíveis aos preços praticados pelo fornecedor, sendo devidamente comprovado nos autos do presente processo.

A Equipe de Planejamento da Contratação foi instituída PORTARIA PROAD REITORIA UFCSPA Nº 159, DE 29 DE AGOSTO DE 2022.

Conforme o §6º do art. 12 da IN SGD/ME nº 1, de 2019, o Termo de Referência ou Projeto Básico será assinado pela Equipe de Planejamento da Contratação e pela autoridade máxima da Área de TIC, e aprovado pela autoridade competente.

Aprovo,

ANEXO A
Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo

A ________________________________________, CNPJ _____________________, por intermédio de seu representante legal abaixo assinado,_________________________________________________,CPF__________________,
doravante designados simplesmente CONTRATADA e RESPONSÁVEL, se comprometem, por intermédio do presente TERMO DE COMPROMISSO, a não divulgar sem autorização, quaisquer Informações Confidenciais (conforme definido abaixo) em relação prestação dos serviços de manutenção do Sistema de Informações Educacionais – SIE para a Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre” e de propriedade da Universidade Federal Ciências da Saúde de Porto Alegre, CNPJ 92.967.595/0001-77, doravante designada UFCSPA, em conformidade com as seguintes cláusulas e condições:

1. Por este instrumento, a Contratada declara estar apta a aceitar e receber INFORMAÇÕES com respeito ao parque tecnológico da UFCSPA, se comprometendo a manter absoluta confidencialidade destas INFORMAÇÕES, independente de solicitação expressa neste sentido pela UFCSPA ou quaisquer de seus representantes;
2. As INFORMAÇÕES abrangidas por este termo são de natureza técnica, operacional, comercial, jurídica e financeira expressas de forma escrita, verbal, ou em linguagem computacional em qualquer nível, ou de qualquer outro modo apresentada, ficando expressamente vedada sua divulgação a terceiros, a qualquer título;
3. As partes deverão restringir a divulgação das INFORMAÇÕES para o pessoal que estiverem diretamente envolvidos na sua utilização em razão do fornecimento das INFORMAÇÕES e da elaboração do serviço a ser fornecido, ficando vedado o intercâmbio destas INFORMAÇÕES com terceiros que não estejam diretamente envolvidos com a prestação dos serviços;
4. A CONTRATADA obriga-se a informar imediatamente a UFCSPA qualquer violação das regras de sigilo que tenha ocorrido por sua ação ou omissão, independentemente da existência de dolo, bem como de seus empregados, prepostos e prestadores de serviço;
5. A CONTRATADA deverá prestar obediência às políticas de segurança da informação vigentes na Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre ou que poderão ser instituídas durante a vigência do contrato;
6. A não observância de qualquer das disposições estabelecidas neste instrumento sujeitará a CONTRATADA aos procedimentos judiciais cabíveis relativos a perdas e danos que possam advir ao UFCSPA e aos seus usuários;
7. O descumprimento de quaisquer das cláusulas do presente Termo acarretará a responsabilidade civil e criminal de acordo com as leis aplicáveis dos que, comprovadamente, estiverem envolvidos no descumprimento ou violação.
Gestor do Contrato da UFCSPA

Representante da Contratada

Local, UF, _____ de _________________ de ________.

ANEXO B
Termo de Ciência

Contrato n°:
Objeto: “Prestação dos serviços de manutenção do Sistema de Informações Educacionais – SIEpara a Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre”
Contratada:
CNPJ:
Representante da Contratada:
CPF:

Pelo presente instrumento, o(s) funcionário(s) abaixo qualificado(s) e assinado(s)declara(m):
1. Ter plena ciência e conhecimento do Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo firmado pela CONTRATADA;
2. Ter conhecimento de sua(s) responsabilidade(s) no que concerne ao sigilo que deverá ser mantido sobre as atividades desenvolvidas ou as ações realizadas no âmbito do Contrato Administrativo;
3. Comprometer-se a guardar sigilo necessário sobre todas as informações que eventualmente venha(m) a tomar conhecimento;
4. Comprometer-se a prestar obediência às políticas de segurança da informação vigentes na Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre ou que poderão ser instituídas durante a vigência do contrato.
IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO(S) DECLARANTE(S)

Nome:
CPF:
Função/Cargo:

Nome:
CPF:
Função/Cargo:
 

Local, UF, _____ de _________________ de ______

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Documento assinado eletronicamente por Roberto Rosa dos Santos, Analista de Tecnologia da Informação, em 20/10/2022, às 16:04, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Cristina Almeida da Silva, Coordenadora da Divisão de Análise e Desenvolvimento de Sistemas do NTI, em 20/10/2022, às 16:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Alessandra Dahmer, Pró-reitora de Planejamento, em 20/10/2022, às 16:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Tiago Pitrez Falcão, Coordenador do Departamento de Compras e Contratos, em 20/10/2022, às 16:39, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1480992 e o código CRC 678CCD88.

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