O gerenciamento de riscos permite ações contínuas de planejamento, organização e controle dos recursos relacionados aos riscos que possam comprometer o sucesso da contratação, da execução do objeto e da gestão contratual.

O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos com a solução de TIC.

Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.

Parâmetros escalares serão utilizados para representar os níveis de probabilidade e impacto que, após a multiplicação, resultarão nos níveis de risco, que direcionarão as ações relacionadas aos riscos durante as fases de contratação (planejamento, seleção de fornecedor e gestão do contrato).

Tabela 1: Escala de classificação de probabilidade e impacto.

A tabela a seguir apresenta a Matriz Probabilidade x Impacto, instrumento de apoio para a definição dos critérios de classificação do nível de risco.

Figura 1: Matriz Probabilidade x Impacto

O produto da probabilidade pelo impacto de cada risco deve se enquadrar em uma região da matriz probabilidade x impacto. Caso o risco enquadre-se na região verde, seu nível de risco é entendido como baixo, logo admite-se a aceitação ou adoção das medidas preventivas. Se estiver na região amarela, entende-se como médio; e se estiver na região vermelha, entende-se como nível de risco alto. Nos casos de riscos classificados como médio e alto, deve-se adotar obrigatoriamente as medidas preventivas previstas.

O gerenciamento de riscos deve ser realizado em harmonia com a Política de Gestão de Riscos do órgão prevista na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016.

Referência: Art. 38 IN SGD/ME nº 1, de 2019.

R01

Alteração do escopo dos serviços contratados.

Gestão Contratual

5

15

R02

Atraso no processo  administrativo  de contratação.

Planejamento da Contratação

5

10

R03

Ausência  de  recursos  orçamentários ou financeiros

Planejamento da Contratação

10

15

R04

Impossibilidade de aplicação de penalidades

Gestão Contratual

10

15

R05

Falha ou não fornecimento do serviço

Solução Tecnológica

5

15

R06

Dificuldade na comunicação com a empresa

Gestão Contratual

10

15

R07

Ausência de contratação de algum tipo de manutenção

Planejamento da Contratação

5

5

Probabilidade:

Baixo

Impacto:

Alto

Causa:

A empresa beneficiária recusar-se a executar determinado tipo de manutenção.

Dano 1:

Parada do sistema SIE por ausência de manutenção.

Tratamento:

Mitigar.

1

Elaboração de contrato com penalidades mais rígidas.

Equipe de Planejamento da Contratação

1

Aplicação de penalidades contratuais.

Gestão e Fiscalização do Contrato

Probabilidade:

Baixo

Impacto:

Médio

Causa:

Falha ou atrasos no preenchimento da documentação

Dano 1:

O sistema SIE parar e não ter contrato de manutenção vigente.

Dano 2:

Setores que utilizam, não terem  acesso ao sistema SIE por ausência de manutenção.

Tratamento:

Mitigar.

1

Elaboração    dos    documentos    do    processo    de contratação seguindo as normas vigentes, com objetivo de evitar falhas.

Equipe de Planejamento da Contratação

1

Planejamento prévio das atividades e etapas que compõe o processo de contratação.

Equipe de Planejamento da Contratação

Probabilidade:

Médio

Impacto:

Alto

Causa:

Contingenciamento ou utilização de recursos financeiros para outros fins

Dano 1:

Falta de recursos orçamentários destinados à contratação podem deixar a Universidade sem a prestação do serviço.

Tratamento:

Mitigar.

1

Adequação ao orçamento previsto para o ano corrente e inclusão na previsão de gastos para o próximo ano.

PROPLAN/Reitoria

1

Alocação de recursos financeiros transferindo de outras rubricas menos prioritárias.

PROPLAN/Reitoria

Probabilidade:

Médio

Impacto:

Alto

Causa:

Cláusulas de penalidades genéricas.

Dano 1:

Impossibilidade de induzir o contrato a voltar a normalidade em caso de desconformidade na execução.

Tratamento:

Mitigar.

1

Prever cláusulas de penalidades observando as seguintes diretrizes:

• Vincular multas às obrigações da contratada estabelecidas no modelo de execução do objeto;

• Definir o rigor de cada penalidade de modo que seja proporcional ao prejuízo causado pela desconformidade;

• Definir o processo de aferição da desconformidade que leva à pena;

• Definir forma de cálculo da multa, de modo que seja o mais simples possível;

• Definir o que fazer se as multas se acumularem e definir penalidades e seu rigor, caso o  nível mínimo de serviço acordado não seja atingido.

Equipe de Planejamento da Contratação

1

Estabelecer rotinas de controle.

Equipe de Planejamento da Contratação

Probabilidade:

Baixo

Impacto:

Alto

Causa:

Indisponibilidade temporária do acesso ao sistema SIE.

Dano 1:

Usuários não terem  acesso ao sistema SIE por ausência de manutenção.

Tratamento:

Mitigar.

1

Definir requisitos para aferição da qualidade dos serviços prestados.

NTI

1

Vincular o pagamento à entrega do serviço com a qualidade contratada.

Gestão e Fiscalização do Contrato

Probabilidade:

Médio

Impacto:

Alto

Causa:

Ausência de canal de atendimento para abertura de chamado, bem como de definição, em instrumento contratual, de prazos para

atendimentos das demandas solicitadas pela UFCSPA.

Dano 1:

Demora excessiva no retorno às demandas de manutenção e suporte técnico.

Tratamento:

Mitigar.

1

Prever no Projeto Básico o canal de atendimento, assim como prazos e horários para atendimento às demandas, visando que

tais informações façam parte do instrumento contratual.

Equipe de Planejamento da Contratação

2

Prever integrar o Estudo Técnico Preliminar como Projeto Básico, para fins de objetividade e clareza à beneficiária da inexigibilidade de licitação quantos aos requisitos/necessidades da UFCSPA para esta contratação, a qual deverá Declarar Pleno Conhecimento do Objeto, através de modelo a ser enviado à

referida empresa.

Equipe de Planejamento da Contratação

1

Aplicação de penalidades contratuais.

Gestão e Fiscalização do Contrato

Probabilidade:

Baixa

Impacto:

Baixo

Causa:

Deficiências na estimativa das manutenções.

Dano 1:

Prejuízo à qualidade dos serviços contratados.

Tratamento:

Mitigar.

1

Verificar histórico de manutenções realizadas no sistema SIE desde quando o software foi adquirido.

NTI

1

Manter controle gerencial acerca das manutenções realizadas, a fim de subsidiar a estimativa para as futuras contratações.

Gestão e Fiscalização do Contrato

08/07/22

R02

P01

O Documento de oficialização de demanda foi registrado por meio do processo administrativo nº 23103.014385/2022-53, contendo demanda autorizada pela área TIC.

29/08/22

R02

P01

Publicada portaria com a Equipe de Planejamento da Contratação, ocrrendo autorização da autoridade administratova para eleaboração dos seguintes documentos: estudos técnicos preliminares, mapa de Gerenciamento de riscos e termo de referência.

R02

P01

A Equipe de Planejamento da Contratação, encaminhou para o Departamento de Compras e Contratos a documentação para contratação.

Integrante Técnico

Cristina Almeida da Silva

Chefe da Divisão de Análise e Desenvolvimento de Sistemas

Matrícula SIAPE 2077420

Integrante Administrativo

Tiago Pitrez Falcão 

Coordenador do Departamento de Compras e Contratos

Matrícula SIAPE 1771543 

Integrante Técnico

Cristina Almeida da Silva

Chefe da Divisão de Análise e Desenvolvimento de Sistemas

Matrícula SIAPE 2077420

Integrante Administrativo

Tiago Pitrez Falcão 

Coordenador do Departamento de Compras e Contratos

Matrícula SIAPE 1771543 

Autoridade máxima TIC

Roberto Rosa dos Santos

Matrícula SIAPE 1782219