Unidade Requisitante:

Departamento de Registro e Controle Acadêmico

E-mail: 

derca@ufcspa.edu.br

Ramal:

8732

Responsável pela demanda:

Lucimara da Silva Rocha

E-mail:  

lucimarasr@ufcspa.edu.br

Siape: 

1016005

Unidade Requisitante:

Divisão de Protocolo

E-mail:  

protocolo@ufcspa.edu.br

Ramal:

8718

Responsável pela demanda:

Ariel Castro Bacchieri Farias

E-mail:  

ariel@ufcspa.edu.br

Siape: 

1525681

Unidade Requisitante:

Secretaria da Pós-Graduação

E-mail:  

compg@ufcspa.edu.br

Ramal:

8795

Responsável pela demanda:

Marcelo Medeiros de Oliveira

E-mail:  

marcelomo@ufcspa.edu.br

Siape: 

1855146

OBJETO:           

Contratação de Empresa para prestação dos serviços de manutenção do Sistema de Informações Educacionais - SIE

Objeto trata-se de:

(    ) Serviço não continuado

( x ) Serviço continuado SEM dedicação exclusiva de mão de obra

(    ) Serviço continuado COM dedicação exclusiva de mão de obra

Contratação está prevista no Plano Geral de Contratações do ano corrente (PAC)?

Sim  (x) nº do Item no PAC:  57

Não (  ) Justificativa:

Custo estimado:

 valor estimado da contratação pe de 394.800,00 (trezentos e noventa e quatro mil e oitocentos mil reais)

Previsão de início dos serviços:  

Setembro de 2022

Adequações ou contratações correlatas:

Não há necessidade de contrações correlatas ou  adequações de infraestrutura da Universidade,  além das definidas no presente processo.

Como o Sistema de Informação para o Ensino - SIE, é uma solução já implantada e em uso há 13 anos na instituição, trata-se de um processo de atualização e manutenção da solução. Esta proposta justifica-se pelo fato de que um sistema desatualizado que torna-se instável, causando vários transtornos aos processos institucionais, como por exemplo, indisponibilidades e travamentos em processos fundamentais da universidade, como as matrículas. Além disso, a situação atual, implica em riscos relevantes à segurança da informação, da mesma forma inviabiliza a conformidade junto a legislação atual, como a LGPD. Sem esta atualização, os riscos de descontinuidade dos serviços suportados por esse sistema tendem a aumentar, podendo inclusive exceder as soluções de contorno disponíveis. Da mesma forma, os riscos envolvendo a segurança da informação também aumentarão, podendo colocar em risco a credibilidade e a imagem da instituição.

A atualização tem por objetivos:

• Reduzir os riscos decorrentes do uso de tecnologia desatualizada;

• Fornecer ferramentas para atender requisitos legais recentes, como a LGPD, Diploma Digital (Portaria 554), Acervo Acadêmico Digital (Decreto 9.235, Portaria 315 MEC);

• Introduzir novas ferramentas acadêmicas, de gestão e de conectividade social.

Considerações da Divisão de Arquivo

Hoje a Divisão de Arquivo faz uso de um software intitulado Winisis, responsável pelo gerenciamento dos documentos físicos (cadastramento, localização, consulta,  classificação, temporalidade e eliminação de documentos). O Winisis gerencia mais de 290 mil documentos registrados, como dossiês de alunos, registro de diplomas, folha de pagamento, entre centenas de outros tipos de documentos.

A ferramenta Winisis não sofre atualização há quase duas décadas, não sendo mais suportada e apresentando erros fatais. Esses erros, travamentos e falha de proteção geral são constantes. Tais defeitos ocasionam a perda de todo o trabalho realizado pela equipe da Divisão de Arquivo que é recuperado em parte pelo periódico backup (exportação de dados) que é feito durante o trabalho, mas que é insuficiente para garantir que seja recuperado o volume total do trabalho realizado. Isso implica em perdas que variam de horas a meses de trabalho, implicando muitas vezes na indisponibilidade  do uso do sistema por vários dias.

Além do prejuízo ocasionado pelas constantes falhas, a ferramenta há muito não suporta as necessidades da UFCSPA. Uma série de normativas legais não podem ser atendidas pelo Winisis, em especial o acervo acadêmico digital, normatizado pela  portaria nº 360, de 18 de maio de 2022, que trata da conversão dos documentos para o meio digital e a eliminação de documentos após o processo de digitalização. Esse procedimento é regulamentado pelo Decreto no 10.278/2020, que dispõe sobre o estabelecimento de técnica e dos requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Eliminar documentos físicos após a digitalização segura, mantendo a integridade dos representantes digitais (documentos digitalizados), resguarda a UFCSPA de problemas jurídicos, administrativos e financeiros. Além disso, tem como benefícios a otimização do espaço físico e a consequente economia financeira para a UFCSPA, com a grande redução nos custos de armazenamento, como com aluguel, limpeza e itens mobiliários.

Com base no exposto, solicitamos a implantação de uma solução de sistema informatizado de gestão de documentos que atenda as necessidades descritas.

Essa nova solução deverá possuir as seguintes características:

• O novo sistema deve permitir o gerenciamento de documentos físicos, em suporte de papel,  suportando a inserção de diversos campos e metadados como departamento, interessado, número de documento, ano, código de classificação, puxando diretamente a temporalidade do documento, além de outros não citados.

•  O novo sistema deve suportar fazer o upload de documentos digitalizados, com possibilidade de inserção de dados como a data da inserção do documento digitalizado, servidor que inseriu o documento e assinatura eletrônica do mesmo. Como exemplos, mas não se limitando a, temos o acervo acadêmico e documentos da gestão de pessoas.

• Deve estar habilitado a interoperar com outros sistemas de negócio, tais como o Siex, sistema de bolsa, entre outros sistemas desenvolvidos ou utilizados pela UFCSPA, de forma a permitir que a Divisão de Arquivo possa receber esses documentos para cumprir a legislação, no que tange ao arquivamento, gerenciamento e controle documental.

• O novo sistema deve ter a capacidade de integração com os sistemas Archivematica e AtoM. Assim, o novo sistema deve suportar o envio de documentos de longo prazo ou permanentes por meio de pacotes para o repositório Archivematica. Após essa etapa deve permitir o envio desses documentos ao AtoM, possibilitando a descrição e difusão dos documentos de acesso público ou que já cumpriram o prazo de restrição de acesso.

Além da solução tecnológica propriamente dita, se fará necessária a execução do serviço de migração, com preservação integral dos dados contidos no Winisis para o novo sistema.

Considerações do Departamento de Registro e Controle Acadêmico:

• A partir da análise e avaliação do Sistema SIE e dos objetivos que a graduação busca atingir para os próximos anos, enquanto equipe do Departamento de Registro e Controle Acadêmico, entendemos e acordamos que, de forma inicial, o sistema deva atender minimamente os itens a seguir:

• Integração automática com informações atualizadas de escolas de ensino médio (público/privado), dispensando a necessidade de cadastro manual de escolas para o cadastro do aluno e posterior informe ao INEP/CENSO. Possibilidade de importação de dados via planilha excel?

• Integração automática em relação a situação ENADE do aluno. Possibilidade de importação de dados via planilha excel?

• Confecção, emissão e disponibilização ao concluinte de Diploma e Histórico Final (modelo 1095/18) digitais ;

• Campos para importação (não manual E manual) de todos os documentos encaminhados para matrícula dos alunos (pasta acadêmica digital);

• Integração com sistema de arquivos (alunos formados ou que tiveram o vínculo cancelado) devem ter suas pastas digitais transferidas automaticamente ao Arquivo;

• Prever solução para Diplomas da Pós-graduação;

• Histórico parcial, atestado de matrícula e demais documentos que são disponibilizados das bases do SIE ao Portal do Aluno com assinatura/certificação eletrônica;

• Registro de equivalências - permitir o lançamento do mesmo código de disciplina em cursos diferentes (com a curricularização da extensão, iremos trocar todos os códigos de disciplinas para os novos currículos, mas esta inconsistência deve ser resolvida para os currículos anteriores – Cursos 300 e 100, por exemplo);

• Pré-requisitos - alunos sem pré-requisito que conseguem matrícula e alunos com pré-requisito que não conseguem (em disciplinas do próprio curso e de outros cursos). Este problema já foi relatado ao NTI, que também não identificou uma forma de solucionar;

• Possibilidade de cadastro de mais tipos de “observações dos alunos”. Não temos por exemplo para escolha: Mobilidade acadêmica, aproveitamento de disciplinas. Estes são alguns que selecionamos genericamente “outras observações”

• Possibilidade que os e-mails institucionais dos alunos sejam migrados para o Portal do Professor, fazendo com que os docentes possam contatar diretamente os alunos sem necessidade de solicitar ao DERCA esta informação a cada início de semestre;

• Inclusão de atividades complementares via importação de planilha excel ou integração via API;

• Possibilidade de vincular via importação os planos de ensino (sistema próprio da UFCSPA) ao histórico do aluno (quando disciplina aprovada), e consequente liberação automática dos planos de ensino com assinatura/certificação eletrônica no Portal do Aluno ou Minha UFCSPA;

• Geração da oferta a partir do plano de ensino (sistema próprio da UFCSPA).

Considerações da Secretaria da Pós-Graduação Stricto Sensu

A Secretaria da Pós-Graduação Stricto Sensu tem encontrado uma série de problemas na solução atual. 

1. Impossibilidade de emissão de diploma digital (Portaria MEC 554, de 11/03/2019);

2. Problemas com o cadastro do aluno (campos desatualizados);

3. Sistema não permite cadastrar coorientadores;

4. Erro em emissão do histórico escolar no Portal do Aluno, gerando insegurança aos discentes;

5. Duplicidade e solução temporária para a oferta de disciplinas;

6. Necessidade de provocação ao NTI para processar o sistema de matrículas da Pós;

7. Indisponibilidade de inserção de dados quando o sistema é utilizado para atualizar anos-exercícios anteriores.

É necessário, para o nosso setor, que estas soluções sejam corrigidas/atualizadas, de modo a trazer maior segurança, maior agilidade e maior satisfação ao usuário final.

Indicação dos servidores para compor a equipe que irão elaborar os Estudos Preliminares, o Mapa de Risco e o Projeto Básico da contratação, observado o disposto no § 1º do art. 22 e Seção II, art. 41 a 43 da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 25 DE MAIO DE 2017.

Declaro que o(s) servidore(s) indicado(s), foi(ram) comunicado(s) e está(ão) ciente(s) de suas atribuições.